Keamanan Data HR: Siapa yang Diam-Diam Bisa Akses Data Anda?

Virtuenet
24 Apr
5 menit membaca

Diperbarui: 30 Jun

Pernah kepikiran siapa saja yang sebenarnya bisa mengintip data HR di perusahaan Anda? Banyak yang mengira data HR itu aman 100%, padahal kenyataannya, banyak potensi akses ilegal yang sering kali diam-diam terjadi tanpa kita sadari. Data HR bersifat sangat sensitif dan memerlukan perlindungan khusus.

Padahal, di dalam file HR ada berbagai jenis data penting, seperti data gaji, KTP, NPWP, alamat rumah, bahkan informasi rekening karyawan. Kalau bocor? Risikonya bukan main!

Apa Itu Keamanan Data Pribadi HR dan Kenapa Penting Banget?

Keamanan data HR adalah semua upaya untuk melindungi informasi karyawan dari pencurian, penyalahgunaan, atau akses tidak sah.

Kenapa ini penting? Karena:

Data HR berisi informasi pribadi dan finansial yang sensitif.
Kebocoran data bisa mengancam keselamatan karyawan (misal: kebocoran data alamat rumah).
Perusahaan bisa dikenai sanksi hukum atas kelalaian menjaga data pribadi (misal: pelanggaran undang-undang perlindungan data pribadi).

Mengelola keamanan data HR itu ibarat menjaga aset penting perusahaan bukan hanya demi kepatuhan regulasi, tapi juga menjaga reputasi. Keamanan data HR mencakup seluruh bidang dalam perusahaan, bukan hanya bagian HR saja. Perlindungan data ini sangat penting demi keselamatan dan kesejahteraan manusia di perusahaan.

Sistem Kerja Hybrid & Transformasi Digital: Kenapa Data HR Semakin Rentan?

Transformasi digital dan penerapan sistem kerja hybrid kini menjadi standar baru di banyak perusahaan. Karyawan bisa bekerja dari mana saja—rumah, kafe, atau bahkan saat bepergian—dengan memanfaatkan berbagai perangkat dan jaringan internet yang berbeda-beda. Fleksibilitas ini memang meningkatkan produktivitas dan kenyamanan kerja, tapi di sisi lain, data pribadi karyawan jadi semakin rentan.

Setiap kali data HR diakses dari lokasi yang berbeda, menggunakan perangkat pribadi atau jaringan WiFi publik, risiko kebocoran data dan serangan siber ikut meningkat. Sistem kerja hybrid membuka lebih banyak “pintu” bagi pelaku kejahatan digital untuk mencoba masuk ke dalam sistem perusahaan. Tanpa kebijakan keamanan yang ketat, data sensitif seperti nomor KTP, alamat, hingga informasi rekening bisa dengan mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Oleh karena itu, perusahaan harus benar-benar menerapkan langkah-langkah keamanan ekstra untuk menjaga data pribadi karyawan tetap aman, apapun lokasi dan perangkat yang digunakan. Pengawasan akses, enkripsi data, serta edukasi keamanan bagi seluruh tim menjadi kunci utama dalam menjaga keamanan sistem kerja hybrid.

Siapa Saja yang Bisa Diam-Diam Akses Data HR?

Ini dia beberapa profil “pelaku” yang sering tak terdeteksi:

Karyawan Internal
HR, atasan, staf IT, atau karyawan lain yang punya akses ke server HR. Pengguna yang diberikan hak akses harus dikelola dengan kebijakan kontrol akses yang ketat untuk menjaga keamanan data.
Mantan Karyawan
Akun email atau sistem yang belum dinonaktifkan pasca resign.
Pihak Ketiga atau Vendor
Partner eksternal yang diberi akses tanpa pengawasan yang ketat.
Hacker Eksternal
Hacker biasanya menyerang dengan cara phishing, malware, atau melihat celah keamanan. Orang yang melakukan akses ilegal ke sistem dapat dikenai sanksi hukum sesuai peraturan yang berlaku.

Karena itu, pengawasan, pengelolaan hak akses, dan audit berkala sangat penting untuk mendeteksi potensi pelanggaran lebih dini.

Seberapa Besar Bahaya dan Risikonya?

Kalau seseorang bisa mengakses data HR tanpa izin, banyak risiko yang akan terjadi. Salah konfigurasi atau kesalahan prosedur dapat membuka celah keamanan, sehingga risiko kebocoran data semakin besar dan bisa terjadi dengan cepat:

Kebocoran Data Sensitif
Informasi karyawan bocor ke publik atau dijual di dark web. Data bisa bocor dengan sangat cepat jika keamanan tidak dijaga.
Tuntutan Hukum
Perusahaan bisa digugat karena kelalaian melindungi data pribadi.
Kehilangan Kepercayaan
Karyawan merasa tidak aman bekerja, loyalitas menurun.
Kerugian Finansial
Biaya ganti rugi, sanksi regulasi, hingga biaya pemulihan sistem bisa membengkak.

Kalau Data HR Bocor, Apa Akibatnya?

Risiko	Dampaknya
Hilangnya kepercayaan	Karyawan enggan mempercayai manajemen
Tuntutan hukum	Denda, sanksi, bahkan potensi tuntutan pidana
Rusaknya reputasi	Perusahaan dianggap lalai dalam proteksi data
Kerugian finansial	Biaya audit forensik, kompensasi karyawan, denda regulasi

Selain itu, kebocoran data HR tidak hanya berdampak pada karyawan, tetapi juga bisa memengaruhi keluarga mereka, terutama jika data pribadi keluarga ikut terekspos.

Kebijakan Keamanan: Fondasi Perlindungan Data HR

Di era kerja hybrid, kebijakan keamanan yang jelas dan tegas adalah pondasi utama untuk melindungi data HR perusahaan. Setiap perusahaan wajib memiliki aturan tertulis yang mengatur siapa saja yang boleh mengakses data, bagaimana penggunaan perangkat kerja, serta bagaimana penggunaan aplikasi dan internet diatur dalam lingkungan kerja.

Kebijakan ini harus mencakup langkah-langkah pencegahan akses ilegal, pengelolaan hak akses berdasarkan peran, serta pengawasan penggunaan aplikasi yang terhubung ke sistem HR. Selain itu, perusahaan juga harus memastikan keamanan jaringan, baik di kantor maupun saat karyawan bekerja dari rumah atau lokasi lain. Penggunaan perangkat pribadi (BYOD) juga harus diatur dengan ketat agar tidak menjadi celah keamanan.

Tak kalah penting, kebijakan keamanan ini harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Dengan kebijakan yang komprehensif dan selalu diperbarui mengikuti perkembangan teknologi, perusahaan dapat menjaga keamanan data HR dan meminimalkan risiko yang terkait dengan sistem kerja hybrid. Kebijakan yang kuat bukan hanya melindungi data, tapi juga membangun kepercayaan karyawan dan reputasi perusahaan di mata publik.

Solusi Preventif: Cegah Sebelum Terlambat

Berikut langkah yang wajib dilakukan:

Terapkan Zero Trust Access
Tidak ada yang dapat akses tanpa validasi ketat, bahkan dari internal.
Gunakan Multi-Factor Authentication (MFA)
Setiap akses butuh lebih dari satu verifikasi (password + OTP).
Audit Trail & Monitoring Berkala
Lacak semua aktivitas login dan akses ke sistem HR.
Enkripsi Data End-to-End
Data disimpan dan dikirimkan dalam format terenkripsi.
Role-Based Access Control (RBAC)
Akses berdasarkan peran hanya yang berkepentingan yang boleh lihat data tertentu.
Role-Based Access Control (RBAC)
Melakukan uji kebijakan keamanan secara berkala penting untuk memastikan efektivitas perlindungan dan mencegah kesalahan konfigurasi yang bisa dimanfaatkan oleh pihak tidak bertanggung jawab.

Di tengah kompleksitas ancaman digital yang makin canggih, perusahaan nggak bisa lagi hanya mengandalkan sistem manual atau software HR biasa.

Diperlukan sistem keamanan yang terintegrasi, otomatis, dan bisa mendeteksi serta mencegah akses tidak sah sejak awal.

Nah, di sinilah SealSuite hadir sebagai solusi.

SealSuite adalah platform keamanan IT modern buatan ByteDance (perusahaan di balik TikTok dan Lark) yang dirancang untuk melindungi perusahaan dari berbagai ancaman digital mulai dari akses ilegal, kebocoran data, hingga risiko internal yang sering tak terdeteksi.

Tidak hanya untuk tim IT, SealSuite juga relevan banget buat tim HR, karena bisa membantu menjaga kerahasiaan dan kontrol penuh atas data-data karyawan.

Perusahaan juga perlu terus melanjutkan upaya peningkatan keamanan seiring berkembangnya ancaman digital agar perlindungan tetap optimal.

Solusi Modern untuk Keamanan Data HR

Kalau mencari cara praktis dan canggih untuk melindungi data HR, SealSuite adalah jawabannya

1. Identity & Access Management (IAM)

SealSuite memungkinkan perusahaan untuk mengatur siapa saja yang boleh mengakses data HR, berdasarkan jabatan, departemen, hingga perangkat yang digunakan.

Jadi, akses bisa dikontrol secara ketat dan otomatis.

Contoh kasus: hanya tim payroll yang bisa lihat data gaji, sedangkan tim rekrutmen hanya bisa akses data kandidat.

Untuk mencoba demo atau mulai menggunakan layanan SealSuite, daftar untuk akun gratis atau mencoba layanan SealSuite dengan mendaftar terlebih dahulu.

2. Multi-Factor Authentication (MFA)

Akses data penting seperti slip gaji atau dokumen legal HR akan diperkuat dengan autentikasi ganda, misalnya kombinasi password + kode OTP.

Ini mencegah akses ilegal meski ada kredensial yang bocor.

3. Audit Trail Otomatis

SealSuite secara otomatis mencatat siapa mengakses data apa, kapan, dan dari mana.

Ini penting untuk melakukan investigasi jika terjadi pelanggaran atau aktivitas mencurigakan.

4. Zero Trust Architecture

Dengan filosofi “jangan percaya siapa pun secara default,” SealSuite memastikan semua akses harus diverifikasi.

Bahkan karyawan internal pun harus melewati proses validasi sebelum bisa mengakses data HR.

5. Device & Endpoint Security

SealSuite bisa mengatur dan mengamankan perangkat yang digunakan untuk membuka sistem HR, termasuk laptop, smartphone, hingga perangkat BYOD (Bring Your Own Device). Ini sangat berguna saat karyawan bekerja secara remote atau hybrid.