Approval Manual Masih Bikin Workflow Terhambat? Ini Insight dari Webinar Lark bersama Virtuenet dan MOI Group

 

Dalam banyak bisnis, proses approval sering terlihat sederhana, tetapi justru bisa menjadi salah satu penyebab workflow berjalan lambat. Mulai dari request yang dikirim lewat chat, dokumen yang menunggu tanda tangan, approval yang tertahan di email, hingga status pengajuan yang sulit dilacak oleh tim.

​

Masalah ini tidak hanya membuat pekerjaan menjadi lebih lama, tetapi juga dapat menciptakan bottleneck dalam operasional harian. Tim HR, Finance, Operations, Procurement, IT, hingga manajemen sering kali harus melakukan follow-up berulang hanya untuk memastikan apakah sebuah pengajuan sudah disetujui, ditolak, atau masih menunggu review.

​

Untuk menjawab tantangan tersebut, Virtuenet bersama Lark menyelenggarakan webinar bertajuk “Dari Approval Manual ke Workflow Digital: Approval Lebih Cepat, Workflow Lebih Rapi”. Webinar ini diadakan secara online melalui Lark Webinar dan dirancang sebagai sesi edukatif untuk membantu bisnis memahami bagaimana digital approval workflow dapat meningkatkan kecepatan, transparansi, dan efisiensi operasional.

​​

​​

​

​

 

 

 

 

​

​​

 

 

​​​

Kenapa Approval Manual Masih Jadi Tantangan Banyak Bisnis?

Banyak perusahaan masih menjalankan proses approval melalui berbagai channel yang terpisah. Ada yang menggunakan chat, email, spreadsheet, bahkan masih bergantung pada dokumen fisik. Pada awalnya, cara ini mungkin terasa cukup praktis. Namun, ketika jumlah request semakin banyak dan proses bisnis semakin kompleks, approval manual bisa menimbulkan banyak kendala.

​

Beberapa masalah yang sering muncul antara lain approval terlambat, dokumen sulit ditemukan, status pengajuan tidak jelas, dan tim harus terus melakukan follow-up manual. Dalam report webinar, tantangan seperti chat, spreadsheet, email, dan paper-based request disebut sebagai proses yang dapat menciptakan operational bottleneck, delayed approvals, dan limited visibility dalam tracking status approval.

​

Bagi business owner dan decision maker, hal ini tentu bisa berdampak pada kecepatan pengambilan keputusan. Bagi tim operasional, proses manual membuat pekerjaan administratif menjadi lebih berat dan kurang efisien. Karena itu, approval digital menjadi salah satu kebutuhan penting untuk perusahaan yang ingin membangun workflow lebih rapi dan mudah dikontrol.

Webinar Lark Approval: Membahas Workflow yang Lebih Cepat, Rapi, dan Paperless

Webinar ini diikuti oleh puluhan peserta dari berbagai latar belakang bisnis. Topik utamanya berfokus pada bagaimana perusahaan dapat berpindah dari proses approval manual menuju workflow approval yang lebih terstruktur, paperless, dan mudah dilacak menggunakan Lark Approval.

​

Dalam sesi webinar, peserta diajak memahami bagaimana approval digital dapat membantu bisnis menciptakan proses yang lebih efisien. Pembahasan mencakup faster approval processing, workflow tracking yang lebih rapi, paperless operations, approval visibility yang lebih baik, hingga berkurangnya ketergantungan pada follow-up manual.

​

Topik ini relevan untuk berbagai divisi, mulai dari HR yang mengelola approval cuti atau reimbursement, Finance yang menangani pengajuan pembayaran, Procurement yang mengelola purchase request, Operations yang memantau kebutuhan lapangan, hingga IT dan manajemen yang membutuhkan proses persetujuan lebih transparan.

​

Dengan workflow yang terdigitalisasi, setiap request dapat memiliki alur yang jelas: siapa requester-nya, siapa approver-nya, dokumen apa yang dibutuhkan, statusnya sudah sampai mana, dan kapan keputusan dibuat. Hal ini membantu tim bekerja lebih cepat tanpa kehilangan kontrol terhadap proses.

​

Live Demo Lark Approval: Dari Request sampai Approval Bisa Dipantau

Salah satu bagian utama dalam webinar adalah live demo Digital Approval Workflow menggunakan Lark. Melalui demo ini, peserta tidak hanya mendapatkan penjelasan konsep, tetapi juga melihat langsung bagaimana approval workflow dapat dibuat dan dikelola secara digital di dalam Lark.

​

Dalam sesi demo, peserta diperlihatkan bagaimana membuat approval process, bagaimana approval form bekerja, bagaimana requester mengajukan approval, bagaimana approver melakukan review dan memberikan keputusan, serta bagaimana status approval dapat dilacak. Demo juga menunjukkan bagaimana digital approval dapat membantu mengurangi koordinasi manual yang biasanya memakan banyak waktu.

​

Hal ini menjadi penting karena banyak bisnis tidak hanya membutuhkan aplikasi approval bisnis, tetapi juga membutuhkan sistem yang mudah dipahami oleh pengguna. Lark Approval membantu membuat proses approval menjadi lebih jelas dari awal sampai selesai, sehingga setiap pihak yang terlibat dapat mengetahui perannya masing-masing.

​

Untuk perusahaan yang ingin memperbaiki workflow approval Indonesia, pendekatan seperti ini dapat menjadi langkah awal menuju operasional yang lebih modern. Proses approval tidak lagi bergantung pada satu orang yang harus terus diingatkan, tetapi berjalan dalam sistem yang lebih teratur dan dapat dipantau.

Insight dari Customer Story MOI Group / Langkah Kecil

Selain sesi edukasi dan demo, webinar ini juga menghadirkan customer success story dari MOI Group / Langkah Kecil yang dibawakan oleh Bondan Widagdo. Kehadiran customer story ini memberikan perspektif nyata tentang bagaimana digital workflow dapat diterapkan dalam operasional bisnis.

​

Bagian ini menjadi salah satu highlight penting karena peserta tidak hanya mendengar penjelasan dari sisi product atau solution provider, tetapi juga dari sudut pandang pengguna. Dengan adanya customer story, peserta dapat melihat bahwa approval digital bukan hanya konsep, tetapi dapat digunakan dalam skenario bisnis yang nyata.

​

Customer story juga membantu memperkuat kepercayaan peserta bahwa Lark Indonesia dapat digunakan lebih luas, bukan hanya untuk komunikasi dan meeting, tetapi juga untuk approval management dan operational workflow management. Bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan transformasi digital, contoh implementasi seperti ini dapat membantu memberikan gambaran yang lebih konkret.

Peserta Aktif Bertanya tentang Implementasi, Security, dan Change Management

Webinar ini juga mendapatkan engagement yang baik melalui chat dan sesi Q&A. Beberapa peserta mengajukan pertanyaan yang sangat praktikal dan berhubungan langsung dengan kebutuhan implementasi di organisasi mereka.

​

Pertanyaan yang muncul mencakup bagaimana membuat approval process dari awal, apakah data approval yang sudah dikirim masih bisa diedit jika ada kesalahan input, apakah Lark Approval cukup aman dan efektif untuk menggantikan disposisi manual di institusi pemerintah, hingga bagaimana memastikan implementasi Lark berhasil untuk karyawan dengan tingkat literasi digital yang berbeda-beda.

​

Hal ini menunjukkan bahwa peserta tidak hanya tertarik pada fitur, tetapi juga memikirkan aspek penerapan di lapangan. Mulai dari keamanan, governance, digital literacy, hingga change management menjadi bagian penting dalam diskusi.

​

Bagi Virtuenet, insight ini menjadi pengingat bahwa implementasi teknologi tidak berhenti pada penggunaan aplikasi. Perusahaan juga perlu memastikan proses onboarding, training, dan pendampingan berjalan dengan baik agar solusi yang digunakan benar-benar membantu pekerjaan, bukan justru memperlambat administrasi.

​

Seperti yang disampaikan oleh Mella Refina, Solution Architect Lark, Virtuenet by Prasetia:

“Melalui webinar ini, kami ingin menunjukkan bahwa approval digital bukan hanya soal memindahkan proses manual ke aplikasi, tetapi bagaimana bisnis bisa membangun workflow yang lebih rapi, transparan, dan mudah dipantau dari awal sampai selesai.”

Lark Approval untuk Workflow Bisnis yang Lebih Efisien

Dari keseluruhan sesi, dapat disimpulkan bahwa approval workflow masih menjadi pain point yang sangat relevan bagi banyak bisnis. Peserta menunjukkan minat terhadap cara berpindah dari approval manual ke digital workflow yang lebih cepat, jelas, dan mudah dilacak.

​

Lark Approval dapat menjadi solusi untuk membantu perusahaan membangun sistem approval yang lebih rapi dan paperless. Dengan proses yang terdigitalisasi, tim dapat mengurangi follow-up manual, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan visibility dalam setiap request yang berjalan.

Bagi HR, Finance, Operations, Procurement, IT, business owner, dan decision maker, penggunaan approval digital dapat membantu menciptakan operasional yang lebih efisien. Setiap approval tidak lagi tersebar di banyak channel, tetapi berada dalam satu workflow yang lebih mudah dipantau.

​

Webinar ini juga memperkuat positioning Lark sebagai integrated digital workspace yang dapat mendukung approval management, workflow automation, dan operational efficiency. Setelah webinar, Sales team Virtuenet juga melakukan follow-up kepada peserta untuk mengidentifikasi potensi konsultasi, demo, dan business opportunity.