Cara Otomatis Bikin Kartu Anggota Komunitas

Pendaftaran anggota komunitas seringkali jadi pekerjaan yang melelahkan bagi admin, mulai dari rekap data manual, kirim form satu per satu, sampai bikin kartu anggota secara manual.

Proses ini sering memakan waktu, apalagi kalau jumlah pendaftar makin banyak.

Padahal sekarang, semua itu bisa disederhanakan dengan pendekatan yang lebih modern dan otomatis.

Cukup dengan satu sistem digital, seluruh proses bisa berjalan dari form pendaftaran hingga kartu anggota dikirim otomatis ke email.

Dalam artikel ini, kita akan bahas gimana cara bikin sistem registrasi anggota komunitas yang otomatis, mulai dari pengisian form, approval admin, hingga kartu anggota digital dikirim dalam bentuk PDF.

Semua langkah ini bisa dilakukan lewat satu platform kolaborasi yang fleksibel dan mudah digunakan.

Masalah Umum dalam Proses Pendaftaran

1. Formulir masih berbasis kertas atau Google Form

2. Approval dilakukan manual lewat chat atau email

3. Pembuatan kartu anggota dilakukan satu per satu di Canva atau Word

4. Butuh waktu dan tenaga yang besar dari admin

Solusi Digital: Otomatisasi Registrasi Komunitas

Lark adalah platform kolaborasi digital yang punya banyak fitur terintegrasi dalam satu aplikasi. Untuk keperluan registrasi komunitas, kita bisa memanfaatkan kombinasi fitur berikut:

1. Lark Form: untuk membuat form pendaftaran online

2. 

   Lark Approval: untuk proses persetujuan anggota

   

3. Lark Automation (via Workflow atau Bot): untuk menghubungkan form dan approval ke pembuatan kartu otomatis

   

4. Lark Mail: untuk kirim kartu anggota otomatis ke email pendaftar

   

   
   

Langkah-langkah Membuat Sistem Otomatis

1. Buat Formulir Pendaftaran di Lark

• Gunakan Lark Docs > Insert Form untuk mulai membuat form

• Tambahkan field seperti: Nama Lengkap, Email, Nomor HP, Alamat, Komunitas yang diikuti, dll

• Aktifkan notifikasi otomatis saat form disubmit

• Form ini bisa diakses via link atau QR Code

  
  

2. Atur Proses Approval Lewat Lark Approval

• Buka fitur Approval di sidebar Lark

• Buat approval flow baru, dengan form yang tadi sebagai input

• Tambahkan field penting yang perlu ditinjau admin (misal: Nama & Alasan Bergabung)

• Atur siapa saja admin yang bertugas menyetujui

• Bisa ditambahkan opsi multi level approval bila perlu

  
  

3. Siapkan Template Kartu Anggota

• Buat desain kartu anggota dalam bentuk template PDF (bisa pakai Google Slides / Canva lalu diintegrasikan)

• Tambahkan placeholder seperti {{Nama}}, {{ID}}, {{Komunitas}}, {{Tanggal Bergabung}}, dll

• Template ini akan digunakan untuk diisi otomatis oleh sistem

  
  

4. Otomatiskan Pembuatan dan Pengiriman Kartu

• Gunakan fitur Automation / Workflow di Lark atau integrasikan dengan platform pihak ketiga (seperti Make atau Zapier)

• Trigger: ketika approval disetujui

• Action: ambil data pendaftar → generate PDF dari template → kirim via Lark Mail

• Pastikan kartu langsung dikirim ke email yang tertera di form

  
  

Manfaat Bagi Komunitas

• Hemat waktu: Admin tidak perlu cek manual satu per satu

• Lebih profesional: Anggota baru langsung menerima kartu otomatis

• Efisiensi tinggi: Bisa diterapkan untuk ratusan anggota tanpa beban

• Modern & impresif: Memberikan first impression yang baik pada anggota

  
  

Siap Coba Sistem Ini di Komunitas Kamu?

Semoga panduan ini bisa bantu kamu membuat sistem pendaftaran anggota yang lebih rapi, cepat, dan otomatis, tanpa ribet desain kartu satu-satu.

Kalau kamu suka insight kayak gini, jangan lupa follow Instagram @virtuenet.id biar gak ketinggalan konten-konten menarik lainnya.

Follow Us