5 Alasan Workflow Automation Penting di 2025

Di era digital yang serba cepat, banyak perusahaan mulai menyadari bahwa proses manual dan berulang tidak lagi relevan. Setiap perusahaan memiliki jalur transformasi digital yang berbeda, sehingga pendekatan terhadap workflow automation pun bisa berbeda-beda sesuai kebutuhan dan struktur organisasi masing-masing.

Persetujuan yang tertunda, laporan yang harus diingatkan terus-menerus, atau komunikasi yang tercecer bisa menjadi hambatan besar dalam operasional harian.

Seiring meningkatnya kebutuhan akan efisiensi dan transparansi, workflow automation atau otomatisasi alur kerja hadir sebagai solusi strategis untuk menyederhanakan proses kerja. Konsep dasar workflow automation adalah sebagai kerangka kerja yang membantu menyederhanakan dan mengintegrasikan proses bisnis secara otomatis. Dalam mendukung proses otomatisasi, pertukaran informasi yang jelas, akurat, dan terintegrasi menjadi sangat penting agar setiap tahapan berjalan lancar.

Dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi beban administratif, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pengambilan keputusan, semua tanpa perlu campur tangan manual di setiap tahapnya.

Artikel ini akan membahas lima alasan utama mengapa workflow automation menjadi sangat penting di tahun 2025, serta bagaimana solusi modern seperti Lark dapat membantu bisnis menerapkannya secara praktis dan efisien. Penting juga untuk memastikan bahwa workflow automation yang diterapkan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan agar hasil yang dicapai optimal.

Apa Itu Workflow Automation?

Workflow automation adalah proses penggunaan sistem digital untuk menjalankan tugas-tugas kerja secara otomatis, terutama yang sifatnya berulang dan administratif. Terdapat berbagai jenis workflow automation yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan bisnis.

Dengan sistem ini, setiap tahapan dalam proses bisnis dapat dijalankan secara konsisten, cepat, dan terukur mulai dari pengajuan cuti, persetujuan dokumen, hingga pengiriman notifikasi. Berbagai model operasional atau model bisnis juga dapat diotomatisasi dengan workflow automation.

Otomatisasi alur kerja memungkinkan perusahaan untuk menghindari keterlambatan, kesalahan input data, dan ketergantungan pada komunikasi manual yang tidak efisien, serta membuat proses menjadi lebih mudah diimplementasikan oleh perusahaan.

Mengapa Workflow Automation Penting di Tahun 2025?

1. Meningkatkan Efisiensi Waktu

Workflow automation menghilangkan kebutuhan untuk melakukan follow-up manual, mengetik ulang data, atau menunggu persetujuan lewat email. Proses yang sebelumnya memakan waktu kini dapat berjalan otomatis. Hasilnya, karyawan bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan berdampak langsung pada pertumbuhan bisnis. Selain itu, perusahaan dapat melihat hasil yang terukur berupa penghematan waktu dan peningkatan output kerja. Workflow automation juga mampu meningkatkan tingkat efisiensi dan produktivitas di perusahaan.

2. Mengurangi Risiko Human Error

Kesalahan manusia seperti lupa menyetujui pengajuan, salah input data, atau dokumen yang tercecer dapat diminimalkan secara signifikan. Sistem otomasi menjalankan tugas sesuai alur yang telah ditetapkan, memastikan setiap langkah berjalan sesuai prosedur. Selain itu, sistem otomasi dapat mengambil alih tugas-tugas administratif yang rawan kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih efisien dan akurat.

3. Kolaborasi Antar Tim Lebih Terstruktur

Dengan workflow yang otomatis dan terdokumentasi, setiap anggota tim tahu apa yang harus dilakukan, kapan, dan oleh siapa. Meskipun proses sudah otomatis, peran orang dalam kolaborasi tim tetap sangat penting untuk memastikan komunikasi terbuka dan keberhasilan setiap kegiatan organisasi. Ini memperkuat koordinasi antar departemen dan mempermudah pelacakan status pekerjaan secara real-time.

4. Transparansi dan Akuntabilitas Proses

Setiap tahapan dalam alur kerja tercatat secara digital dan dapat diakses kembali kapan saja. Dengan dokumentasi digital, mencari informasi atau data terkait proses kerja menjadi jauh lebih mudah dan cepat. Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga mempermudah evaluasi dan pelaporan kinerja tim.

5. Adaptif Terhadap Perubahan Bisnis

Salah satu keunggulan workflow automation modern adalah fleksibilitasnya. Proses dapat disesuaikan atau diubah kapan saja sesuai kebutuhan bisnis, tanpa harus membangun ulang sistem dari awal. Perusahaan memiliki kendali penuh atas perubahan alur kerja sesuai kebutuhan, sehingga dapat dengan cepat merespons perubahan pasar. Selain itu, workflow automation memberikan pilihan fleksibilitas dalam menyesuaikan proses bisnis, memungkinkan perusahaan untuk memilih solusi yang paling sesuai dengan preferensi dan kebutuhan mereka. Ini sangat penting dalam menghadapi dinamika bisnis yang terus berubah.

Implementasi dan Pengembangan Workflow Automation

Implementasi dan pengembangan workflow automation merupakan langkah strategis yang tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga secara signifikan mengurangi biaya operasional perusahaan. Dengan menerapkan sistem otomatis, perusahaan dapat membantu karyawan menyelesaikan tugas-tugas yang bersifat rutin dan memakan waktu secara lebih efisien. Hal ini memungkinkan tim untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting dan berdampak langsung pada pertumbuhan bisnis.

Langkah awal dalam mengadopsi workflow automation biasanya dimulai dengan mengidentifikasi proses atau tugas yang paling sering dilakukan secara manual dan berulang. Setelah itu, perusahaan dapat memilih sistem atau aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional, lalu membangun alur kerja otomatis yang terintegrasi dengan perangkat dan platform yang sudah ada. Proses ini tidak hanya mengurangi beban kerja karyawan, tetapi juga membantu perusahaan mengoptimalkan sumber daya dan mengurangi potensi kesalahan manusia.

Selain itu, pengembangan workflow automation bersifat dinamis—perusahaan dapat terus menyesuaikan dan meningkatkan sistem sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis. Dengan pendekatan ini, workflow automation tidak hanya menjadi solusi jangka pendek, tetapi juga investasi jangka panjang untuk mencapai efisiensi operasional yang berkelanjutan. Hasilnya, perusahaan mampu meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memastikan setiap proses berjalan lebih cepat serta terukur.

Bagaimana Lark Membantu Mengotomatisasi Workflow?

Sebagai platform kolaborasi yang terintegrasi, Lark menghadirkan beragam fitur yang dirancang khusus untuk mendukung workflow automation di berbagai lini bisnis. Lark memanfaatkan teknologi digital canggih untuk memastikan proses bisnis berjalan lebih efisien dan inovatif. Berikut beberapa fitur unggulannya:

1. Lark Approval

   

   Lark Approval adalah fitur otomatisasi persetujuan yang dirancang untuk membantu perusahaan mempercepat proses pengambilan keputusan dari pengajuan cuti, reimbursement, hingga permintaan pembelian atau perjalanan dinas.

   Dengan interface yang intuitif dan dapat disesuaikan, pengguna dapat:

   • Membuat form persetujuan dengan drag-and-drop tanpa coding

   • Menetapkan alur persetujuan secara berjenjang atau paralel (multi-approval logic)

   • Menentukan kriteria otomatis seperti siapa yang harus menyetujui berdasarkan jabatan, divisi, atau nilai nominal

   • Melampirkan file dan catatan untuk setiap pengajuan

   • Mengotomatisasi workflow keuangan seperti pengelolaan invoice, compliance, dan proses persetujuan pembayaran

   Proses approval menjadi lebih cepat dan efisien karena sistem akan secara otomatis:

   • Mengirimkan notifikasi ke pihak terkait (melalui chat atau email)

   • Menampilkan status approval secara real-time

   • Mencatat seluruh riwayat proses dalam satu tempat yang terorganisir

     Keunggulan lain: Lark Approval terintegrasi langsung dengan tools lain di dalam Lark seperti Lark Base, Messenger, dan Calendar, sehingga semua aktivitas approval dapat dilakukan tanpa perlu berpindah aplikasi.

2. Lark Base

   

   Lark Base adalah platform no-code database yang memungkinkan tim mengelola alur kerja, proyek, dan data operasional secara fleksibel dan terstruktur tanpa perlu kemampuan teknis atau pengembangan sistem.

   Dengan Lark Base, Anda dapat:

   • Membuat form input data yang terintegrasi langsung ke sistem

   • Menyusun tampilan data sesuai kebutuhan (Tabel, Kanban, Gantt, Kalender)

   • Melakukan automasi berbasis trigger: misalnya, mengirim notifikasi otomatis saat data masuk, memperbarui status proyek secara otomatis, atau memicu alur persetujuan

   • Mengelola workflow keuangan seperti pencatatan transaksi, pengelolaan invoice, dan pelaporan keuangan secara otomatis

     
     

   Selain itu, Lark Base mendukung multi-user collaboration, sistem permission management yang aman, serta integrasi dengan Lark Docs dan Messenger, sehingga Anda bisa langsung berdiskusi atau melampirkan file ke dalam task atau record data.

   Lark Base sangat cocok digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari inspeksi toko, manajemen proyek, pelacakan inventori, hingga pembuatan form evaluasi karyawan, semua dilakukan dalam satu platform yang terhubung.

3. Bot dan Integrasi Sistem

Lark juga mendukung integrasi dengan sistem eksternal melalui API, serta penggunaan bot untuk mengirim pengingat, menanggapi perintah, atau memicu tindakan tertentu secara otomatis.

Dengan dukungan teknologi digital dan fitur-fitur terbaik di kelasnya, Lark menawarkan solusi workflow automation yang optimal, termasuk untuk transformasi digital proses keuangan dan operasional bisnis Anda.

Contoh Penerapan Workflow Automation di Berbagai Divisi

Workflow automation dapat diterapkan di hampir semua divisi:

• HR: Otomatisasi pengajuan cuti, proses onboarding, dan absensi.

• Finance: Approval pengeluaran, reimbursement, dan pengajuan budget.

• Sales & Marketing: Persetujuan proposal penawaran dan follow-up prospek.

• Operasional: Pelaporan harian, inspeksi cabang, dan checklist operasional.

Namun, dalam mengimplementasikan workflow automation di berbagai divisi, perusahaan juga harus siap menghadapi tantangan seperti kendala komunikasi, kurangnya interaksi sosial, dan kesulitan dalam mengukur produktivitas.

Di tahun 2025, efisiensi dan kecepatan menjadi faktor penentu keberhasilan bisnis. Perusahaan yang masih bergantung pada proses manual akan tertinggal dalam hal produktivitas dan kemampuan adaptasi.

Dengan menerapkan workflow automation, bisnis dapat mempercepat proses, meningkatkan kolaborasi, dan memastikan semua aktivitas berjalan konsisten serta terdokumentasi.

Platform seperti Lark memberikan solusi yang praktis dan fleksibel untuk membangun workflow otomatis tanpa harus bergantung pada tim IT.

Siap Mengotomatiskan Workflow Anda?

Proses kerja yang masih dilakukan secara manual hanya akan memperlambat pertumbuhan bisnis Anda.

Jadikan 2025 sebagai tahun percepatan digital dengan workflow automation.

Penasaran gimana caranya proses approval bisa selesai dalam hitungan jam, bukan hari?

Mungkin sudah saatnya Anda coba sistem workflow otomatis yang lebih efisien.