5 Strategi Kolaborasi Tim Efektif di Era Hybrid

Sejak pandemi COVID-19, cara perusahaan menjalankan operasional sehari-hari mengalami perubahan signifikan. Artikel ini hadir sebagai panduan dan sumber tips untuk kolaborasi tim di era hybrid.

Banyak organisasi kini mengadopsi sistem kerja hybrid, yaitu kombinasi antara bekerja dari kantor dan bekerja dari jarak jauh. Terdapat perbedaan mendasar antara model kerja tradisional dan hybrid, terutama dalam hal kolaborasi dan interaksi tim.

Model ini menawarkan fleksibilitas yang sangat dihargai oleh karyawan, serta membuka peluang munculnya berbagai jenis pekerjaan dan kolaborasi baru, namun juga memunculkan tantangan baru dalam hal kolaborasi tim.

Di era hybrid, tidak jarang kita menemukan tim yang tersebar di berbagai lokasi, menggunakan beragam aplikasi yang tidak saling terhubung, hingga mengalami hambatan dalam berkomunikasi dan mengelola tugas. Tantangan lain adalah kurangnya interaksi tatap muka yang dapat memengaruhi efektivitas komunikasi dan kerja sama tim.

Situasi ini berpotensi menurunkan produktivitas dan menyulitkan manajemen dalam memantau progres kerja, namun dengan strategi kolaborasi tim yang tepat, perusahaan dan karyawan dapat merasakan manfaat seperti peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Kenapa Kolaborasi Tim di Era Hybrid Perlu Strategi Khusus?

Bekerja dalam sistem hybrid bukan cuma soal lokasi kerja yang fleksibel.

Lebih dari itu, sistem ini menuntut kita untuk:

• Tetap terhubung kapan pun dan di mana pun

• Bisa berkolaborasi real time meski tidak bertemu langsung

• Mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan minim miskomunikasi

Sayangnya, banyak tim yang masih terjebak dengan cara lama: pakai terlalu banyak tools, komunikasi yang berantakan, dan koordinasi yang ribet. Pengalaman tim yang menghadapi tantangan dalam kolaborasi hybrid menunjukkan bahwa metode lama sering kali tidak efektif.

Ini bukan hanya menguras waktu, tapi juga energi tim secara keseluruhan.

Itulah kenapa strategi kolaborasi tim di era hybrid jadi sangat krusial. Dalam membangun strategi ini, penting untuk menetapkan standar komunikasi dan kolaborasi dalam tim hybrid agar proses kerja lebih terarah dan konsisten.

Karena dengan sistem kerja yang sudah berubah, cara kita bekerja sama juga harus ikut berubah.

Mengenal Era Hybrid

Era hybrid adalah masa di mana sistem kerja di perusahaan mulai bertransformasi dari model tradisional menjadi lebih fleksibel dan adaptif. Dalam lingkungan kerja hybrid, karyawan tidak lagi terikat pada satu lokasi fisik seperti kantor, melainkan dapat bekerja dari rumah atau lokasi lain yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Perusahaan di Indonesia kini semakin banyak yang menerapkan model kerja hybrid untuk mendukung kolaborasi dan komunikasi yang lebih efektif antar karyawan.

Teknologi digital menjadi fondasi utama dalam sistem kerja hybrid, karena memungkinkan proses kerja karyawan tetap berjalan lancar meski berada di lokasi berbeda. Dengan memanfaatkan aplikasi dan perangkat digital, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, serta membantu karyawan mencapai kepuasan kerja yang lebih tinggi. Model kerja hybrid juga mendukung kolaborasi tim secara real time, sehingga hasil kerja tetap optimal meski tidak selalu bertatap muka langsung di kantor.

5 Strategi Kolaborasi Tim Efektif di Era Hybrid

Berikut adalah lima strategi terbaik yang dapat diterapkan untuk mendukung kolaborasi tim secara optimal di era hybrid, serta contoh solusi digital berbasis cloud atau web yang dapat digunakan untuk menunjang penerapannya. Berbagai alat digital kini tersedia untuk memfasilitasi kolaborasi tim, mulai dari software hingga aplikasi berbasis web. Selain itu, layanan digital yang beragam juga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan efektivitas kerja sama tim dalam lingkungan kerja modern.

1. Komunikasi tim jadi lebih lancar kalau semuanya terpusat

Komunikasi yang tersebar di banyak platform seperti email, chat, dan video call sering kali menyebabkan informasi tercecer.

Hal ini memperbesar risiko miskomunikasi dan memperlambat pengambilan keputusan. Koneksi jaringan yang stabil sangat penting untuk memastikan komunikasi tim berjalan lancar, terutama saat menggunakan video call atau layanan online lainnya.

Solusi: Gunakan platform seperti Lark Messenger, yang menyatukan komunikasi tim mulai dari chat, email, hingga video meeting dalam satu sistem.

Fitur seperti threaded chat dan notifikasi real time membantu menjaga koordinasi tim tetap terarah dan efisien.

2. Fleksibilitas dalam Kerja Karyawan

Fleksibilitas adalah salah satu keunggulan utama dari sistem kerja hybrid. Karyawan kini memiliki kebebasan untuk menentukan di mana dan kapan mereka bekerja, asalkan memiliki akses internet dan perangkat yang memadai. Hal ini membantu karyawan menyesuaikan jadwal kerja dengan kebutuhan pribadi maupun profesional, sehingga keseimbangan antara kehidupan dan pekerjaan lebih mudah tercapai.

Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk memantau progres tugas dan memberikan umpan balik secara langsung kepada karyawan, tanpa harus bertemu fisik di kantor. Dengan sistem kerja yang fleksibel, kualitas pekerjaan dapat meningkat karena karyawan bisa lebih fokus dan nyaman dalam menyelesaikan tugas. Selain itu, fleksibilitas ini juga membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara lebih efisien dan responsif terhadap perubahan kebutuhan bisnis.

3. Kolaborasi Dokumen Secara Real-Time

Mengelola dokumen melalui platform yang berbeda-beda kerap memunculkan kebingungan dan keterlambatan revisi.

Tim membutuhkan cara yang lebih efisien untuk berkolaborasi secara langsung dalam satu file yang selalu up-to-date. Dokumen kini berfungsi sebagai ruang kolaborasi virtual bagi tim, memudahkan semua anggota untuk bekerja bersama secara real-time.

Solusi: Dengan Lark Docs, tim dapat membuat dan menyunting dokumen secara kolaboratif, dalam satu file yang terintegrasi.

Fitur Magic Share juga memungkinkan setiap anggota tim ikut aktif saat dokumen dibahas dalam rapat, langsung dari file yang sama.

4. Otomatisasi Proses Approval

Proses persetujuan manual seperti cuti, reimbursement, atau pengajuan anggaran sering kali memakan waktu dan memperlambat operasional.

Belum lagi, status approval yang sulit dipantau bisa menimbulkan ketidakjelasan. Perkembangan teknologi memungkinkan proses approval menjadi lebih efisien dan terstruktur.

Solusi: Manfaatkan Lark Approval untuk membangun alur persetujuan yang otomatis dan terstruktur.

Semua proses dapat dipantau secara real-time, meminimalkan kesalahan manual dan mempercepat pengambilan keputusan.

5. Pantau Progress Project Secara Terstruktur

Tim hybrid membutuhkan visibilitas yang jelas terhadap progres proyek.

Lingkungan proyek hybrid sering penuh dengan tantangan dan perubahan yang harus dikelola tim. Setiap anggota tim perlu mengetahui apa yang sedang dikerjakan, oleh siapa, dan sampai tahap mana.

Solusi: Lark Base menawarkan solusi manajemen proyek yang fleksibel, dengan tampilan seperti Kanban board, Gantt chart, dan to-do list.

Dengan visualisasi yang real time, pemantauan proyek menjadi lebih mudah dan transparan.

6. Kelola Penjadwalan Secara Terintegrasi

Ketidaksinkronan jadwal dapat menyebabkan agenda penting tertunda atau bentrok.

Hal ini umum terjadi dalam sistem kerja hybrid yang memiliki jam kerja fleksibel.

Solusi: Lark Calendar memungkinkan penjadwalan terintegrasi dengan komunikasi dan dokumen.

Rapat dapat dijadwalkan otomatis dan terhindar dari agenda yang bentrok antar anggota tim. Selain itu, anggota tim diberikan fleksibilitas dalam memilih waktu rapat atau jadwal kerja yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Kalender ini juga dapat disinkronkan dengan Google Calendar atau Outlook.

7. Kelola Penjadwalan Secara Terintegrasi

Di era hybrid, pengembangan keterampilan tim menjadi sangat penting agar karyawan mampu beradaptasi dengan perubahan dan memanfaatkan teknologi secara maksimal. Perusahaan perlu menyediakan pelatihan yang relevan, baik secara online maupun offline, untuk membantu karyawan meningkatkan kemampuan kerja dan komunikasi mereka. Program pelatihan ini bisa berupa workshop, webinar, atau mentoring dari anggota tim yang lebih berpengalaman.

Dengan memiliki keterampilan yang memadai, karyawan dapat bekerja lebih efektif, menghadapi tantangan baru, dan berkolaborasi dengan tim secara optimal. Pengembangan keterampilan juga berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan kualitas hasil kerja, sehingga perusahaan dapat terus bersaing di dunia bisnis yang semakin digital dan dinamis.

Mengatasi Tantangan Kolaborasi di Era Hybrid

Tantangan kolaborasi di era hybrid sering kali muncul karena karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda dan tidak selalu bisa berkomunikasi secara langsung. Perusahaan perlu memiliki sistem komunikasi yang terintegrasi agar setiap anggota tim tetap terhubung dan dapat berbagi informasi dengan mudah. Penggunaan aplikasi kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams dapat membantu memfasilitasi komunikasi, koordinasi tugas, dan pertukaran data secara real time.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengadakan rapat virtual secara rutin untuk memastikan semua karyawan memahami tujuan dan tugas yang harus dicapai. Dengan sistem yang tepat, tantangan kolaborasi dapat diatasi, sehingga tim tetap solid dan produktif meski bekerja dari lokasi yang berbeda.

Mengatasi Kurangnya Interaksi Antar Anggota Tim

Salah satu tantangan utama dalam kerja hybrid adalah kurangnya interaksi antar anggota tim, terutama bagi karyawan yang lebih sering bekerja dari rumah atau lokasi lain. Rasa terisolasi bisa berdampak pada motivasi dan kepuasan kerja karyawan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat mengadakan acara virtual seperti games, diskusi santai, atau sesi sharing yang melibatkan seluruh tim.

Teknologi dan aplikasi video conference atau platform media sosial internal perusahaan juga dapat dimanfaatkan untuk memfasilitasi interaksi dan menjaga keakraban antar karyawan. Dengan cara ini, setiap anggota tim tetap merasa terhubung dan memiliki kesempatan untuk berinteraksi, meskipun berada di lokasi yang berbeda. Interaksi yang terjaga akan membantu membangun budaya kerja yang positif dan mendukung kolaborasi tim secara berkelanjutan.

Era kerja hybrid menuntut perusahaan untuk beradaptasi dengan cara kerja yang lebih fleksibel namun tetap efisien.

Kunci keberhasilannya terletak pada kombinasi antara strategi kolaborasi yang tepat dan pemanfaatan teknologi yang mendukung.

Dengan menerapkan lima strategi di atas dan memanfaatkan solusi terpadu seperti Lark, tim dapat bekerja lebih selaras, mengurangi miskomunikasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Jika saat ini tim Anda masih menghadapi tantangan dalam komunikasi, manajemen dokumen, atau proses approval, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan pendekatan baru.

Lark hadir sebagai platform kolaborasi modern yang dirancang untuk mendukung kerja tim hybrid secara optimal.

Ingin tahu lebih lanjut bagaimana cara meningkatkan kolaborasi tim di era hybrid? Yuk, ngobrol sama tim kami dan cari tahu bagaimana Lark bisa bantu tim Anda untuk kerja lebih efisien.