Keamanan Data Perusahaan: Data Kantor Bocor Hanya Karena Screenshot? Ini Cara Cegahnya

Virtuenet
27 Okt
10 menit membaca

Diperbarui: 28 Okt

Di era kerja digital, kebocoran data tidak selalu dimulai dari serangan hacker. Terkadang, semuanya bermula dari sesuatu yang sederhana, misalnya sebuah screenshot.

Seorang karyawan membuka dashboard keuangan internal. Ia ingin membagikan laporan tersebut kepada rekan lain yang tidak memiliki akses ke sistem, lalu mengambil tangkapan layar dan mengirimkannya lewat aplikasi chat pribadi.

Dalam hitungan detik, data yang seharusnya bersifat rahasia kini tersimpan di perangkat yang tidak diawasi, berpotensi disebarkan lebih luas tanpa jejak digital apa pun.

Perlindungan data harus mencakup pencegahan kebocoran visual seperti screenshot agar informasi sensitif tetap aman.

Inilah bentuk kebocoran data paling sunyi tapi paling berbahaya: visual data leak. Dan ironisnya, ancaman ini justru jarang dibahas, padahal, dampaknya bisa sebanding dengan serangan siber besar.

Ketika Data Hilang Bukan Karena Diretas, Tapi Difoto

Kita sering membayangkan kebocoran data terjadi akibat malware, ransomware, atau phishing. Padahal, sebagian besar insiden dimulai dari tindakan internal yang tidak berbahaya di permukaan: mengambil, menyimpan, dan membagikan data visual.

Begitu data diubah menjadi gambar, semua lapisan keamanan sistem perusahaan berhenti bekerja:

Tidak ada enkripsi,
Tidak ada kontrol akses,
Tidak ada audit trail untuk melacak siapa yang mengirimkan apa.

Audit keamanan sangat penting untuk mendeteksi aktivitas internal yang berpotensi menyebabkan kebocoran data.

Screenshot hanyalah file gambar biasa, mudah disalin, dikirim, atau bahkan diunggah ke cloud publik tanpa perlindungan.

AI Menambah Kompleksitas Ancaman

Dulu, screenshot dianggap tidak berbahaya karena hanya berupa gambar. Namun dengan hadirnya teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan AI generatif, setiap teks di dalam gambar kini bisa dibaca dan diekstraksi otomatis.

Nomor rekening, daftar pelanggan, hingga laporan penjualan bisa diubah kembali menjadi teks mentah yang bisa dicari, disalin, dan disalahgunakan.

Visual bukan lagi bentuk data yang aman. Ia kini menjadi salah satu vektor kebocoran paling mudah diabaikan.

Risiko Bisnis dari Screenshot yang Tidak Terkendali

Kebocoran akibat screenshot bisa menimbulkan kerugian yang tidak kalah besar dari serangan eksternal.

Oleh karena itu, investasi dalam sistem keamanan data merupakan langkah penting untuk mencegah kerugian bisnis akibat kebocoran data. Manajemen risiko yang baik mencakup identifikasi dan mitigasi kebocoran data akibat screenshot.

1. Pelanggaran Kepatuhan dan Hukum

Dengan diberlakukannya UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) di Indonesia, setiap kebocoran informasi pribadi dapat dikenai sanksi berat.

Menjaga privasi individu dan pelanggan menjadi sangat penting untuk mematuhi regulasi serta menghindari sanksi hukum yang dapat merugikan perusahaan.

Bayangkan jika tangkapan layar berisi data karyawan, pelanggan, atau laporan keuangan tersebar tanpa izin, perusahaan bisa menghadapi konsekuensi hukum dan reputasi yang panjang.

2. Kerugian Reputasi

Kehilangan kepercayaan publik jauh lebih merugikan daripada kerugian finansial. Satu kebocoran kecil bisa menghapus kepercayaan yang dibangun selama bertahun-tahun, terutama jika informasi internal atau rahasia bisnis beredar di luar perusahaan.

3. Risiko “Insider Threat”

Kebocoran data tidak selalu disebabkan oleh pihak luar. Sering kali, orang dalam yang memiliki akses sah justru menjadi sumber risiko, entah karena kelalaian, ketidaktahuan, atau bahkan motif pribadi.

Screenshot membuat proses penyebaran data jadi terlalu mudah, dan nyaris tidak terlacak. Pencegahan risiko insider threat melibatkan kebijakan, regulasi, serta teknologi yang terintegrasi.

Mengapa Solusi Keamanan Konvensional Tidak Cukup

Sebagian perusahaan mengandalkan antivirus, firewall, atau VPN untuk melindungi data.

Namun, alat-alat tersebut hanya melindungi dari ancaman teknis, bukan aktivitas manusia yang berisiko tinggi seperti pengambilan screenshot.

Oleh karena itu, menerapkan protokol keamanan yang lebih ketat sangat penting untuk mengatasi risiko kebocoran data akibat aktivitas manusia.

Untuk perlindungan data yang lebih komprehensif, penting untuk menggabungkan solusi keamanan konvensional dan modern agar dapat mengatasi berbagai ancaman secara otomatisasi dan manajemen, serta mendukung proses pencadangan dan pemulihan data.

1. Firewall Tidak Mengawasi Perilaku Pengguna

Firewall bertugas mengatur lalu lintas jaringan, bukan mengawasi tindakan di layar. Jadi, jika seseorang mengambil tangkapan layar lalu mengirimkannya ke chat pribadi, firewall tidak akan mendeteksi itu sebagai pelanggaran.

2. Antivirus Tidak Bisa Membedakan Screenshot Aman atau Berisiko

Antivirus hanya mendeteksi program berbahaya, bukan aktivitas berisiko yang dilakukan pengguna sendiri. Maka dari itu, dibutuhkan sistem yang mampu memantau perilaku, bukan hanya file.

Solusi Modern: Mengontrol, Bukan Melarang

Larangan mengambil screenshot tidak realistis. Di era kerja jarak jauh dan kolaborasi digital, karyawan sering membutuhkan dokumentasi visual untuk komunikasi cepat. Solusi terbaik bukan melarang, tapi mengontrol dan mengamankan aktivitas tersebut.

Berikut beberapa tips praktis untuk menjaga keamanan data perusahaan dari kebocoran akibat screenshot: gunakan watermark pada dokumen penting, batasi akses aplikasi screenshot, dan edukasi karyawan tentang risiko keamanan data.

Selain itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki kebijakan keamanan yang jelas terkait penggunaan screenshot di lingkungan kerja.

Berikut pendekatan modern yang mulai diterapkan banyak perusahaan global:

1. Terapkan Sistem Data Loss Prevention (DLP)

DLP adalah lapisan keamanan yang dirancang untuk mendeteksi, memblokir, dan memonitor aktivitas berisiko terhadap data sensitif, termasuk saat pengguna mencoba mengambil screenshot.

Dengan DLP, perusahaan dapat:

Membatasi pengambilan screenshot di aplikasi tertentu (misalnya HRIS atau ERP),
Menambahkan watermark otomatis yang menampilkan identitas pengguna,
Mengirim peringatan real-time jika tindakan mencurigakan terdeteksi,
Melacak semua aktivitas yang berkaitan dengan data sensitif, bahkan setelah diubah menjadi gambar.

DLP bukan sekadar alat pengawasan, tapi juga sarana edukasi, membantu pengguna memahami kapan mereka melanggar kebijakan keamanan tanpa disadari.

Perusahaan dapat melakukan pelatihan atau evaluasi kebijakan DLP secara berkala untuk meningkatkan efektivitas perlindungan data.

2. Gunakan Pendekatan Zero Trust Security

Pendekatan Zero Trust berangkat dari prinsip: “Jangan percaya siapa pun, verifikasi semuanya.” Alih-alih memberi akses penuh berdasarkan login semata, sistem Zero Trust terus memvalidasi:

Identitas pengguna,
Keamanan perangkat,
Lokasi login,
Dan konteks penggunaan aplikasi.

Jika salah satu elemen mencurigakan, sistem dapat menurunkan tingkat akses atau memblokir aktivitas secara otomatis. Inilah pendekatan yang relevan untuk mencegah kebocoran data akibat perilaku pengguna yang tidak terdeteksi.

3. Kelola Endpoint Secara Terpusat

Laptop, desktop, dan smartphone kini menjadi gerbang utama akses data perusahaan. Tanpa manajemen terpusat, perangkat ini bisa menjadi celah besar bagi kebocoran.

Dengan endpoint management, perusahaan dapat:

Mengontrol perangkat mana yang boleh mengakses sistem,
Menentukan kebijakan keamanan minimum (password, enkripsi, patch OS),
Dan menonaktifkan perangkat yang hilang atau tidak lagi digunakan.

Pastikan juga browser dan koneksi internet pada perangkat endpoint selalu aman dan diperbarui untuk mencegah ancaman keamanan.

4. Edukasi dan Budaya Keamanan

Teknologi tidak akan berarti tanpa kesadaran pengguna. Perusahaan perlu menanamkan budaya keamanan digital melalui pelatihan rutin, simulasi kasus, dan panduan praktis.

Karyawan yang paham risiko akan menjadi lapisan pertahanan pertama terhadap kebocoran data.

Backup & Disaster Recovery: Lapisan Perlindungan Terakhir

Di tengah maraknya ancaman kebocoran data dan serangan siber, backup & disaster recovery menjadi lapisan perlindungan terakhir yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan modern.

Tidak peduli seberapa kuat sistem keamanan yang dimiliki, selalu ada kemungkinan insiden tak terduga mulai dari serangan ransomware, kegagalan perangkat, hingga bencana alam yang dapat mengancam kelangsungan bisnis dan keamanan data.

Pemulihan bencana merupakan bagian integral dari strategi backup & disaster recovery, karena proses ini memastikan data dan sistem dapat kembali beroperasi setelah terjadi insiden besar.

Backup & disaster recovery berperan penting dalam menjaga keamanan data dan memastikan informasi penting tetap aman, bahkan jika terjadi insiden besar. Dengan memiliki proses backup yang teratur dan sistematis, perusahaan dapat memulihkan data pribadi, file keuangan, maupun informasi sensitif lainnya dengan cepat dan akurat.

Penggunaan teknologi cloud storage yang aman dan terenkripsi juga membantu perusahaan melindungi data dari ancaman eksternal maupun internal, serta memastikan data dapat diakses kapan saja saat dibutuhkan.

Tidak hanya soal teknologi, menjaga keamanan data melalui backup juga membutuhkan tim yang terlatih dan memahami praktik keamanan digital. Karyawan yang paham akan pentingnya backup, serta rutin melakukan pelatihan keamanan, akan menjadi garda terdepan dalam mencegah kebocoran data dan mempercepat proses pemulihan saat terjadi insiden.

Selain itu, perusahaan harus menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan seperti enkripsi data, autentikasi berlapis, dan kontrol akses yang ketat untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses backup data.

Dalam memilih layanan backup & disaster recovery, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting: ketersediaan layanan yang tinggi, tingkat keamanan yang kuat, biaya yang efisien, serta kemampuan untuk memulihkan data secara cepat dan akurat.

Layanan seperti Google Cloud Storage menjadi contoh solusi yang dapat diandalkan, karena menawarkan storage cloud yang aman, enkripsi data otomatis, serta proses recovery yang cepat dan mudah diintegrasikan dengan sistem perusahaan.

Agar backup benar-benar efektif dalam melindungi data, perusahaan harus menerapkan praktik terbaik seperti melakukan backup secara rutin, menguji proses recovery secara berkala, dan memastikan backup disimpan di lokasi yang aman dan terpisah dari sistem utama.

Dengan langkah-langkah ini, risiko kehilangan data akibat serangan siber, kegagalan perangkat, atau insiden lainnya dapat diminimalkan.

Pada akhirnya, backup & disaster recovery bukan hanya soal memulihkan data, tetapi juga tentang menjaga kepercayaan pelanggan, reputasi perusahaan, dan kelangsungan bisnis di era digital yang penuh ancaman.

Dengan strategi backup yang kuat, proses yang terstruktur, serta tim yang terlatih, perusahaan dapat melindungi data mereka dari berbagai risiko dan memastikan keamanan data tetap terjaga di segala situasi.

Membangun Pertahanan Data yang Komprehensif

Keamanan siber yang efektif bukan hanya tentang mencegah serangan dari luar, tapi juga tentang membangun sistem pertahanan yang menyeluruh dari dalam.

Perusahaan perlu memastikan setiap elemen, mulai dari kebijakan akses, perangkat kerja, hingga perilaku pengguna berada dalam satu ekosistem keamanan yang saling terintegrasi.

Di sinilah peran teknologi modern seperti Data Loss Prevention (DLP) dan Zero Trust Security menjadi penting.

Namun, agar perlindungan benar-benar komprehensif, perusahaan juga perlu memperhatikan aspek yang sering terlewat: bagaimana cara menjaga keamanan, melindungi data pribadi, dan mencegah kebocoran data secara berkelanjutan.

1. Menjaga Keamanan Data di Setiap Lapisan Akses

Keamanan data tidak bisa hanya bergantung pada satu sistem. Perusahaan perlu memastikan bahwa setiap lapisan, mulai dari pengguna, perangkat, hingga jaringan memiliki perlindungan yang konsisten.

Pendekatan seperti Zero Trust dan kebijakan kontrol akses berbasis peran membantu menjaga keamanan data bahkan ketika karyawan bekerja secara remote.

2. Melindungi Data Pribadi Karyawan dan Pelanggan

Kebocoran data pribadi, seperti informasi identitas, alamat, atau nomor rekening, bukan hanya merugikan individu, tetapi juga reputasi perusahaan. Karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki sistem yang mampu mengenali dan mengamankan data pribadi di setiap proses bisnis, baik di aplikasi internal maupun platform cloud.

3. Mencegah Kebocoran Data Sejak Dini

Kebocoran data tidak selalu terdeteksi setelah terjadi. Dengan sistem Data Loss Prevention (DLP) yang proaktif, perusahaan bisa memantau aktivitas pengguna secara real-time dan mendeteksi potensi kebocoran, termasuk saat seseorang mencoba mengambil screenshot data sensitif.

Pendekatan ini jauh lebih efektif dibanding hanya mengandalkan audit manual setelah insiden terjadi.

SealSuite: Solusi All-in-One untuk Keamanan Data Modern

Bagi perusahaan yang ingin mengelola seluruh aspek keamanan dari satu platform, SealSuite menawarkan pendekatan terpadu yang menggabungkan Data Loss Prevention, Zero Trust Security, Endpoint Management, dan Identity Access Management (IAM).

Pengelolaan identitas menjadi elemen krusial dalam menjaga keamanan data perusahaan, memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif.

Dalam era perubahan besar pembelajaran keamanan data perusahaan, seperti yang diangkat dalam konsep The Great Relearning, strategi adaptif menjadi kunci utama.

Platform ini dirancang untuk mencegah kebocoran data bahkan dari aktivitas sehari-hari seperti screenshot tanpa mengganggu produktivitas karyawan.

Content yang berkualitas, informatif, dan teroptimasi sangat penting untuk memastikan solusi keamanan data perusahaan berjalan efektif.

Untuk info lebih lanjut mengenai solusi keamanan data, silakan hubungi tim SealSuite.

1. SealSuite Data Loss Prevention

Fitur DLP di SealSuite mampu:

Mendeteksi aktivitas screenshot di aplikasi sensitif,
Menambahkan watermark unik secara otomatis,
Mencegah upload atau kirim gambar yang melanggar kebijakan,
Dan mengirim notifikasi instan ke tim IT Security.

Dengan begitu, potensi kebocoran bisa dicegah sebelum data benar-benar meninggalkan sistem perusahaan.

2. SealSuite Endpoint Security

Setiap perangkat yang digunakan karyawan akan diverifikasi dan dimonitor secara berkelanjutan. Hanya perangkat yang memenuhi standar keamanan (misalnya versi OS, antivirus aktif, enkripsi disk) yang diizinkan mengakses data internal.

Jika ada perangkat berisiko, SealSuite dapat:

Mengisolasi koneksi,
Membatasi hak akses,
Atau memutus sesi secara otomatis.

3. Identity & Access Management (IAM)

Modul IAM di SealSuite memastikan bahwa hanya pengguna berwenang yang bisa mengakses informasi sensitif. Sistem dapat menggabungkan autentikasi multi-faktor (MFA), SSO, dan kebijakan akses berbasis peran untuk menekan risiko penyalahgunaan.

4. Network & Cloud Protection

SealSuite juga menyediakan lapisan perlindungan untuk jaringan internal dan aplikasi cloud.Semua koneksi terenkripsi, semua transfer data diawasi, dan sistem akan mendeteksi anomali perilaku seperti upload data ke cloud publik atau perangkat eksternal.

Implementasi Solusi Keamanan Data di Perusahaan

Implementasi solusi keamanan data di perusahaan adalah fondasi utama untuk menjaga keamanan data dan mencegah kebocoran data yang dapat merugikan bisnis.

Di era digital yang penuh ancaman siber, setiap perusahaan harus memiliki strategi yang jelas dan terstruktur agar keamanan data tetap terjaga di setiap lini operasional.

Berikut beberapa tips dan langkah yang dapat diterapkan perusahaan untuk memperkuat sistem keamanan data:

Lakukan Audit Keamanan Data Secara Berkala. Audit rutin membantu perusahaan memahami celah keamanan yang mungkin ada dalam sistem, aplikasi, maupun proses internal. Dengan audit berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko kebocoran data lebih awal dan mengambil tindakan pencegahan yang tepat.
Terapkan Kebijakan Pengelolaan Akses Data. Pastikan hanya karyawan yang benar-benar membutuhkan akses ke data sensitif yang diberikan izin. Pengelolaan akses berbasis peran (role-based access control) akan membantu menjaga keamanan data dan meminimalkan risiko penyalahgunaan informasi oleh pihak internal maupun eksternal.
Gunakan Teknologi Enkripsi Data. Enkripsi data adalah langkah penting untuk melindungi informasi sensitif, baik saat data disimpan (storage) maupun saat ditransmisikan melalui jaringan. Dengan enkripsi yang kuat, data perusahaan tetap aman meskipun terjadi insiden akses tidak sah.
Perbarui Sistem dan Aplikasi Secara Rutin. Sistem operasi, aplikasi, dan perangkat lunak keamanan harus selalu diperbarui untuk menutup celah keamanan yang dapat dimanfaatkan oleh pelaku serangan siber. Pembaruan rutin juga memastikan perusahaan selalu menggunakan teknologi keamanan terbaru.
Tingkatkan Kesadaran dan Pelatihan Karyawan. Karyawan adalah garda terdepan dalam menjaga keamanan data. Berikan pelatihan keamanan digital secara rutin agar seluruh tim memahami praktik terbaik dalam melindungi data pribadi dan informasi perusahaan dari ancaman kebocoran data.
Siapkan Prosedur Tanggap Insiden. Setiap perusahaan harus memiliki prosedur yang jelas untuk menangani insiden kebocoran data. Langkah ini meliputi identifikasi, pelaporan, penanganan, hingga pemulihan data. Dengan prosedur yang terstruktur, perusahaan dapat merespons insiden dengan cepat dan meminimalkan dampak terhadap bisnis.
Evaluasi dan Tingkatkan Solusi Keamanan Secara Berkelanjutan. Dunia siber terus berkembang, begitu juga dengan ancaman yang ada. Lakukan evaluasi berkala terhadap solusi keamanan yang digunakan dan tingkatkan sesuai kebutuhan bisnis serta perkembangan teknologi.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat menjaga keamanan data secara proaktif dan membangun kepercayaan pelanggan serta mitra bisnis. Ingat, investasi pada keamanan data bukan hanya melindungi informasi, tetapi juga menjaga reputasi dan kelangsungan bisnis di tengah persaingan digital yang semakin ketat.

Langkah Nyata Menuju Keamanan Data yang Efektif

Mencegah kebocoran data bukan tentang menambah alat keamanan sebanyak mungkin, tapi tentang mengintegrasikan teknologi, kebijakan, dan kesadaran manusia dalam satu ekosistem yang saling melengkapi.

Dengan SealSuite, perusahaan tidak hanya melindungi data, tetapi juga membangun arsitektur keamanan yang adaptif terhadap perilaku pengguna, perangkat, dan risiko yang terus berubah.

Karena Screenshot Sekecil Apa Pun Bisa Jadi Masalah Besar

Setiap tangkapan layar yang diambil tanpa kendali bisa menjadi titik awal dari kebocoran data. Namun, dengan strategi keamanan modern seperti DLP dan Zero Trust, dan dukungan platform terintegrasi seperti SealSuite, risiko ini dapat diantisipasi tanpa mengorbankan produktivitas tim.

Keamanan data bukan tentang reaktif, melainkan tentang kesiapan. Dan dalam dunia digital yang tidak pernah berhenti bergerak, perusahaan yang siap adalah perusahaan yang bertahan. Ingin tahu bagaimana SealSuite dapat membantu melindungi data perusahaan Anda dari risiko kebocoran yang tak terlihat? Hubungi tim Virtuenet untuk konsultasi dan demo gratis.