Turnover Karyawan Tinggi? Ini 5 Kesalahan Manajemen SDM yang Sering Tidak Disadari

Virtuenet
8 Des
7 menit membaca

Turnover karyawan adalah salah satu tantangan terbesar bagi banyak perusahaan di Indonesia. Tidak peduli ukurannya mulai dari bisnis kecil, perusahaan yang sedang bertumbuh, hingga enterprise berskala besar, semua punya masalah yang sama: karyawan pergi lebih cepat daripada perusahaan mampu menggantinya.

Turnover tidak hanya menghabiskan waktu HR, tetapi juga berdampak langsung pada biaya perekrutan, pelatihan, budaya kerja, dan produktivitas tenaga kerja. Ketika satu orang keluar, pekerjaan rekan kerja lain ikut terganggu, kualitas pelayanan menurun, dan stabilitas operasional perusahaan dapat terguncang.

Masalahnya, turnover jarang terjadi karena gaji.Lebih dari itu, turnover tinggi muncul karena kesalahan manajemen dan proses HR yang tidak terstruktur, terutama pada perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual.

Dan tidak banyak perusahaan yang menyadari bahwa akar masalahnya sering kali dimulai dari hal-hal sederhana di dunia HR mulai dari absensi, pengelolaan data karyawan, manajemen cuti, hingga transparansi informasi.

Turnover Karyawan dan Akar Masalah di Sistem HR Perusahaan

Turnover karyawan meningkat ketika proses internal perusahaan tidak mendukung kebutuhan bisnis dan kebutuhan karyawan. Sistem HR yang masih manual, tidak terintegrasi dengan baik, dan tidak berbasis data akan menciptakan banyak ketidakpastian. Di sinilah frustrasi karyawan mulai tumbuh.

Perusahaan yang ingin memiliki budaya kerja lebih baik harus menyadari bahwa retensi bukan soal gaji, tetapi soal pengalaman kerja, mulai dari rekrutmen, onboarding, jam kerja, hingga proses administrasi sehari-hari. Ketika sistem HR tidak rapi, turnover jadi konsekuensi alami.

Definisi dan Tujuan Manajemen SDM

Manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) adalah proses strategis yang dilakukan perusahaan untuk mengelola dan mengembangkan potensi karyawan dan daya manusia secara optimal. Tujuan utama dari manajemen SDM adalah memastikan setiap karyawan dapat bekerja secara efisien dan produktif, sehingga perusahaan dapat mencapai target dan visi yang telah ditetapkan.

Dalam praktiknya, manajemen SDM tidak hanya berfokus pada administrasi, tetapi juga pada pengembangan kinerja karyawan, pengelolaan data karyawan, serta penciptaan lingkungan kerja yang sehat dan kolaboratif. Proses ini mencakup berbagai aspek, mulai dari rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, hingga manajemen cuti dan absensi.

Agar proses manajemen SDM berjalan efektif, perusahaan dapat memanfaatkan sistem HR yang terintegrasi, seperti HRIS (Human Resource Information System). Sistem ini membantu perusahaan untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, dan proses administrasi lainnya secara otomatis dan efisien. Dengan sistem HR yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mempercepat proses kerja, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data. Berikut adalah 5 kesalahan manajemen SDM yang tidak disadari:

1. Data Absensi Tidak Akurat dan Tidak Terintegrasi

Banyak perusahaan di Indonesia yang masih mengandalkan spreadsheet untuk absensi. Masalahnya, data absensi manual rentan error, rawan manipulasi, dan tidak sinkron antara cabang.

Sering terjadi kasus seperti:

Data absen berbeda antara shift pagi dan sore.
Supervisor terlambat mengirim laporan.
Jam lembur tidak tercatat.
Masuk kerja karyawan tidak sinkron dengan sistem.
Titip absen terjadi tanpa terdeteksi.

Ketika data karyawan dan data absensi tidak akurat, payroll juga akan salah. Dan slip gaji yang salah adalah salah satu pemicu terbesar turnover yang tidak disadari.

Masalah ini membuat karyawan merasa tidak diperlakukan adil. Kinerja karyawan yang sebenarnya baik tampak buruk karena sistem pencatatan yang tidak mendukung. Perasaan tidak adil inilah yang mendorong mereka untuk keluar.

2. Tidak Ada Transparansi dalam Cuti, Lembur, dan Komponen Gaji

Salah satu penyebab turnover yang paling sering muncul adalah minimnya transparansi.

Karyawan ingin tahu:

Berapa sisa cuti?
Apakah lembur sudah tercatat?
Mengapa potongan gaji berbeda?
Kenapa slip gaji hilang?
Mengapa harus tanya HR untuk hal-hal kecil seperti ini?

Ketika karyawan tidak bisa mengakses informasi sendiri, beban HR meningkat, dan kepercayaan karyawan menurun.Ketidakjelasan ini membuat hubungan antara karyawan dan perusahaan menjadi renggang.

Ketidakpastian informasi adalah musuh terbesar kepuasan kerja. Bahkan karyawan yang loyal sekalipun bisa kehilangan motivasi jika hak-haknya tidak dikelola dengan baik.

3. Jadwal Shift yang Tidak Jelas, Tidak Adil, dan Tidak Terdokumentasi

Untuk bisnis dengan banyak outlet, F&B, retail, logistik, hingga manufaktur shift adalah jantung operasional. Tetapi banyak perusahaan yang masih membuat jadwal shift melalui chat grup atau spreadsheet yang berubah-ubah.

Masalah seperti:

Jadwal berubah setiap saat
Informasi shift tidak sampai ke karyawan
Double shift terjadi
Tidak ada dokumentasi
Pembagian shift tidak merata

Semua ini mengikis semangat kerja karyawan yang sudah kelelahan. Tenaga kerja frontline membutuhkan keteraturan untuk menjaga kinerja dan kesehatan mental mereka.

Jika tidak ada kepastian shift, turnover akan selalu lebih tinggi dari yang diharapkan.

4. HR Sibuk Operasional dan Tidak Berbasis Data

HR adalah pusat manajemen sumber daya manusia. Namun kenyataannya, banyak tim HR di Indonesia yang menghabiskan waktu untuk hal-hal operasional, seperti:

Rekap absensi
Input lembur
Koreksi slip gaji
Membagikan dokumen manual
Mencari file karyawan
Mengurus klaim manual

Akibatnya, HR tidak punya waktu untuk tugas strategis seperti:

Menganalisis kinerja karyawan
Membangun budaya kerja yang lebih sehat
Mengukur kebutuhan bisnis
Membuat program retensi
Membantu perusahaan tumbuh sesuai kebutuhan

Tanpa sistem berbasis data, HR akan selalu terjebak dalam rutinitas operasional dan tidak dapat memberikan kontribusi strategis kepada perusahaan.

5. Tidak Ada Pengelolaan Data Karyawan yang Terpusat

Masalah terbesar dalam dunia HR adalah data yang tersebar di mana-mana.

Data karyawan di banyak dokumen
Slip gaji tersimpan di folder berbeda
Cuti dan lembur di spreadsheet berbeda
Kontrak kerja manual
Penilaian performa tersimpan di file lain

Ketika data karyawan tidak terintegrasi dengan baik, perusahaan tidak bisa mengambil keputusan yang tepat.

Selain itu, proses onboarding dan offboarding menjadi kacau, dokumen hilang, dan HR kesulitan mengukur kinerja karyawan secara objektif.

Sistem seperti ini tidak hanya menyulitkan HR, tetapi juga berbahaya bagi pertumbuhan bisnis.

Pengalaman Perusahaan di Indonesia dalam Mengelola Karyawan

Perusahaan di Indonesia telah mengalami berbagai perubahan dalam mengelola karyawan, mulai dari sistem manual yang mengandalkan dokumen fisik hingga adopsi sistem HRIS yang lebih modern dan berbasis cloud. Dengan perkembangan teknologi, semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem digital untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, dan proses administrasi lainnya.

Penggunaan HRIS yang tepat dapat membantu perusahaan di Indonesia untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja karyawan. Selain itu, sistem ini juga memudahkan perusahaan dalam melakukan analisis data karyawan, sehingga keputusan terkait pengembangan SDM dapat diambil secara lebih akurat dan berbasis kebutuhan bisnis.

Sistem HRIS berbasis cloud menjadi pilihan utama karena mudah digunakan, dapat diakses kapan saja, dan meminimalkan risiko kehilangan data. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat fokus pada pengembangan bisnis dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik untuk karyawan.

Dalam memilih HRIS, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis, skala operasional, dan kemudahan integrasi dengan proses yang sudah berjalan. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem yang digunakan benar-benar membantu perusahaan mencapai tujuan dan meningkatkan kepuasan karyawan di Indonesia.

Bagaimana Mekari Talenta Menjadi Solusi HR yang Lebih Baik

Setelah memahami masalah fondasional yang menyebabkan turnover lebih tinggi, saatnya membahas bagaimana Mekari Talenta, salah satu HRIS yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia, menawarkan solusi berbasis cloud yang jauh lebih stabil dan terintegrasi.

Mekari Talenta telah diliput oleh berbagai media bisnis di Indonesia dan digunakan oleh lebih dari ribuan perusahaan di berbagai industri. Sistem ini dirancang untuk membantu perusahaan membangun pengelolaan SDM yang lebih rapi, transparan, dan berbasis data, serta menawarkan fitur-fitur pengelolaan dan manajemen SDM secara terintegrasi. Selain itu, Mekari Talenta dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis perusahaan, baik skala kecil maupun besar.

Apa saja fitur yang membuatnya berbeda?

Sistem Absensi Berbasis Data yang Mudah Digunakan Karyawan

Untuk mengatasi masalah absensi, Talenta menyediakan:

Absensi GPS yang akurat
Face recognition anti titip absen
Data absensi real-time
Integrasi langsung ke payroll
Riwayat kerja karyawan yang terdokumentasi

Sistem ini mudah digunakan oleh karyawan dan supervisor. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat mengurangi kesalahan absensi secara drastis.

Employee Self Service: Cuti, Lembur, Slip Gaji Semua Bisa Diakses Sendiri

Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang paling berdampak terhadap pengurangan konflik HR.

Dengan ESS:

Karyawan dapat mengakses slip gaji
Mengajukan cuti secara otomatis
Melihat riwayat cuti dan lembur
Mengelola data karyawan dan dokumen pribadi
Mengajukan reimbursement tanpa proses manual

Fitur-fitur di atas adalah contoh fitur yang bisa diakses dan dikelola langsung oleh karyawan sesuai kebutuhan mereka. Ini membuat HR jauh lebih efisien dan karyawan merasa mendapatkan pengalaman kerja yang lebih baik.

Manajemen Cuti dan Lembur Sesuai Kebutuhan Bisnis

Talenta menyediakan sistem cuti yang:

terintegrasi dengan absensi
otomatis menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan
memiliki alur approval yang jelas
dapat diatur sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku di Indonesia

Sistem ini membantu perusahaan menghindari konflik administratif yang sering muncul dari ketidakteraturan cuti.

Shift Scheduling yang Terintegrasi dengan Payroll dan Kinerja Karyawan

Untuk bisnis yang menggunakan shift, Talenta menyediakan alat untuk:

membuat jadwal shift otomatis
mengurangi human error
memastikan shift adil
mendeteksi double shift
menyesuaikan kebutuhan per outlet

Semua ini terintegrasi dengan performa karyawan, data absensi, dan payroll.

HRIS yang Terintegrasi untuk Mengelola Karyawan dari Rekrutmen hingga Offboarding

Mekari Talenta bukan hanya aplikasi absensi. Ini adalah sistem HRIS terintegrasi yang dapat digunakan perusahaan dari:

Mulai dari rekrutmen
Onboarding
Penilaian kinerja karyawan
Penyimpanan dokumen
Hingga exit process

Semua berbasis data dan mudah digunakan.

Payroll Otomatis: Mengurangi Error dan Potongan yang Salah

Talenta menghitung:

Gaji
Tunjangan
Lembur
BPJS
PPh21
Potongan

Secara otomatis, dengan sistem yang sudah sesuai kebutuhan perusahaan di Indonesia. Selain itu, sistem ini juga menghasilkan serta laporan otomatis terkait payroll, pajak, dan BPJS untuk mendukung kebutuhan administrasi perusahaan.

Laporan HR dan Analitik Berbasis Data untuk Membantu Perusahaan Membuat Keputusan

Talenta menyediakan dashboard analitik yang dapat membantu perusahaan:

Memantau turnover
Mengevaluasi absensi
Melihat tren kinerja
Mengukur efektivitas tenaga kerja
Membuat laporan otomatis

Dengan sistem ini, perusahaan dapat membuat keputusan lebih cepat, lebih tepat, dan berbasis data nyata.

Ingin Membangun Sistem HR yang Lebih Baik dan Mengurangi Turnover Karyawan?

Mekari Talenta adalah solusi HRIS berbasis cloud yang mudah digunakan, terintegrasi dengan payroll, shift, data karyawan, dan seluruh proses HR Anda.

Jika perusahaan Anda ingin:

Menurunkan turnover karyawan
Meningkatkan budaya kerja
Mempercepat proses HR
Membangun sistem yang lebih stabil dan efisien

Hubungi Virtuenet untuk konsultasi & demo gratis Mekari Talenta. Kami siap membantu perusahaan Anda membangun sistem HR yang lebih baik dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.