Approval Masih Pakai Kertas dan Email? Ini 7 Risiko yang Sering Terjadi

Dalam operasional bisnis, proses approval itu hampir tidak bisa dihindari. Mulai dari pengajuan cuti, reimbursement, pembelian barang, perjalanan dinas, approval budget, sampai persetujuan dokumen penting, semuanya biasanya membutuhkan validasi dari atasan atau pihak terkait.

Masalahnya, di banyak perusahaan, proses ini masih berjalan secara manual. Ada yang masih menggunakan kertas, ada yang mengandalkan email, ada juga yang approval-nya tersebar di chat pribadi.

Awalnya mungkin terlihat sederhana. “Tinggal kirim email saja.” atau “Tinggal minta tanda tangan saja.” Tapi ketika jumlah request makin banyak, tim makin besar, dan alur approval makin berlapis, proses manual ini bisa berubah jadi sumber masalah baru.

Tim harus follow up berkali-kali. Atasan lupa approve. Dokumen terselip. Status pengajuan tidak jelas. Akhirnya, pekerjaan yang seharusnya bisa selesai cepat malah tertunda hanya karena approval belum jalan.

Nah, kalau bisnis Anda masih mengalami hal seperti ini, mungkin sudah waktunya melihat kembali apakah proses approval yang digunakan masih efektif atau justru mulai menghambat kerja tim.

​Baca Selengkapnya: 5 Checklist Bikin Multi-Project Lebih Terstruktur dan Mudah Dipantau

Kenapa Approval Manual Masih Sering Jadi Masalah?

Approval manual biasanya terasa aman karena sudah menjadi kebiasaan. Banyak perusahaan sudah bertahun-tahun menggunakan kertas, email, atau chat untuk proses persetujuan internal.

Namun, tantangannya muncul ketika bisnis mulai berkembang. Jumlah karyawan bertambah. Departemen makin banyak. Pengajuan makin beragam. Struktur approval makin kompleks. Dalam kondisi seperti ini, sistem manual bisa membuat proses kerja menjadi lambat, tidak transparan, dan sulit dikontrol.

Bayangkan satu pengajuan reimbursement harus melewati beberapa level approval. Pertama ke supervisor, lalu ke manager, kemudian ke finance, dan mungkin terakhir ke direksi. Kalau semua dilakukan lewat email atau dokumen fisik, tim harus mengecek satu per satu siapa yang sudah approve dan siapa yang belum. Kalau ada satu orang lupa, seluruh proses bisa berhenti.

Inilah yang sering membuat approval manual terasa melelahkan. Bukan hanya karena prosesnya panjang, tetapi karena tim harus terus “mengejar” orang agar approval selesai.

7 Risiko Jika Approval Masih Pakai Kertas dan Email

1. Proses Approval Jadi Terlalu Lama

Risiko pertama yang paling sering terjadi adalah proses approval menjadi lambat. Ketika approval masih menggunakan kertas, dokumen harus berpindah dari satu meja ke meja lain. Kalau approver sedang meeting, dinas luar kota, cuti, atau sulit ditemui, dokumen bisa tertahan cukup lama.

Begitu juga dengan email. Walaupun lebih digital, email tetap punya risiko tenggelam di antara banyak pesan lain. Apalagi jika approver menerima puluhan sampai ratusan email setiap hari.

Akibatnya, request yang sebenarnya penting bisa terlambat diproses hanya karena tidak terlihat atau lupa dibalas. Untuk bisnis, keterlambatan approval bukan sekadar masalah administrasi. Dampaknya bisa terasa ke operasional. Pembelian barang tertunda, reimbursement belum cair, keputusan budget molor, sampai pekerjaan tim ikut terhambat.

2. Tim Harus Terus Kejar-kejar Approval

Salah satu pain terbesar dari approval manual adalah follow up yang tidak ada habisnya. Tim harus bertanya lagi lewat chat. Mengingatkan lagi lewat email. Menghubungi lagi secara langsung. Bahkan kadang harus mencari approver hanya untuk memastikan dokumen sudah dibaca atau belum.

Situasi seperti ini membuat proses kerja menjadi tidak efisien. Waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan utama malah habis untuk mengejar status approval.

Bagi karyawan, ini bisa terasa melelahkan. Bagi manager, ini juga bisa mengganggu fokus kerja karena terlalu banyak reminder manual dari berbagai pihak. Masalahnya bukan karena orang tidak mau approve. Sering kali, approval tertunda hanya karena lupa, tidak terlihat, atau tidak ada sistem reminder yang jelas.

3. Status Pengajuan Sulit Dilacak

Dalam proses approval manual, salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah: “Sekarang pengajuannya sudah sampai mana?”

Sayangnya, jawabannya sering tidak langsung jelas. Kalau menggunakan kertas, tim harus mengecek fisik dokumennya. Kalau menggunakan email, harus mencari thread yang panjang. Kalau menggunakan chat, bisa saja informasinya tenggelam di antara percakapan lain.

Akibatnya, tracking approval menjadi sulit. Tim tidak tahu apakah pengajuan sudah disetujui, masih menunggu, ditolak, atau belum dibaca sama sekali.

Kurangnya visibilitas ini bisa menimbulkan miskomunikasi. Karyawan merasa request-nya diabaikan, sementara approver mungkin merasa belum pernah menerima pengajuan tersebut. Tanpa sistem yang bisa menunjukkan status approval secara real-time, proses kerja menjadi tidak transparan.

4. Dokumen Berisiko Hilang atau Tidak Terdokumentasi Rapi

Approval berbasis kertas punya satu risiko klasik: dokumen bisa hilang, rusak, atau terselip. Sementara itu, approval melalui email juga tidak selalu rapi. File bisa tersebar di banyak thread, versi dokumen bisa berbeda-beda, dan histori persetujuan sulit dicari kembali ketika dibutuhkan.

Padahal, dokumentasi approval sangat penting untuk kebutuhan audit, evaluasi, dan pengambilan keputusan.

Misalnya, ketika finance perlu mengecek siapa yang menyetujui sebuah pengeluaran. Atau HR ingin melihat histori approval cuti karyawan. Jika data tersebar di berbagai tempat, proses pencarian bisa memakan waktu lama. Dalam bisnis, data yang tidak terdokumentasi rapi bisa menjadi masalah serius, terutama ketika perusahaan mulai bertumbuh dan membutuhkan proses yang lebih tertib.

5. Alur Approval Tidak Konsisten

Dalam perusahaan, tidak semua approval memiliki alur yang sama. Approval cuti mungkin cukup ke atasan langsung. Approval pembelian barang mungkin harus melewati manager, finance, dan direksi. Approval budget bisa memiliki level persetujuan berbeda tergantung nominalnya.

Jika semua ini dilakukan manual, alurnya bisa mudah berubah-ubah. Ada request yang langsung dikirim ke manager. Ada yang melewati finance dulu. Ada juga yang dikirim ke orang yang salah.

Ketidakkonsistenan ini bisa membuat proses approval menjadi membingungkan. Selain itu, jika tidak ada workflow yang jelas, perusahaan akan sulit memastikan bahwa setiap pengajuan sudah mengikuti prosedur yang benar. Risiko human error pun semakin besar.

6. Keputusan Bisnis Bisa Tertunda

Approval bukan hanya urusan administrasi. Dalam banyak kasus, approval berhubungan langsung dengan keputusan bisnis.

Misalnya, tim sales butuh approval diskon untuk mengejar closing. Tim operasional butuh approval pembelian alat untuk menjaga kelancaran kerja. Tim finance butuh approval pembayaran vendor agar proses bisnis tidak terganggu. Jika approval terlambat, keputusan juga ikut tertunda.

Dampaknya bisa lebih besar dari yang terlihat. Peluang bisnis bisa hilang, pekerjaan bisa mandek, dan pelanggan bisa merasakan efeknya secara tidak langsung. Itulah kenapa proses approval yang cepat dan jelas sangat penting, terutama untuk perusahaan yang ingin bergerak lebih agile.

​Baca Selengkapnya: 7 Cara Otomatisasi Bisnis agar Operasional Tidak Makin Berantakan

7. Sulit Mengukur Efisiensi Proses Internal

Jika approval masih dilakukan secara manual, perusahaan akan sulit mengukur performa proses internalnya. Berapa lama rata-rata waktu approval? Di tahap mana proses paling sering tertahan? Siapa approver yang paling sering terlambat merespons? Jenis pengajuan apa yang paling banyak masuk?

Pertanyaan-pertanyaan seperti ini sulit dijawab jika datanya tidak tersimpan dalam sistem yang terstruktur.

Padahal, insight seperti ini penting untuk memperbaiki proses kerja. Tanpa data, perusahaan hanya bisa menebak-nebak penyebab keterlambatan. Akibatnya, masalah approval bisa terus berulang tanpa ada perbaikan yang jelas.

Solusinya: Mulai Gunakan Sistem Approval Digital

Untuk mengatasi berbagai risiko di atas, perusahaan perlu mulai beralih dari approval manual ke sistem approval digital.

Sistem approval digital membantu perusahaan membuat alur persetujuan yang lebih rapi, transparan, dan mudah dilacak. Setiap pengajuan bisa masuk melalui form yang terstruktur. Setiap approver bisa mendapatkan notifikasi. Setiap status approval bisa dipantau tanpa harus follow up manual berkali-kali.

Dengan sistem yang tepat, proses approval tidak lagi bergantung pada kertas, email panjang, atau chat yang mudah tenggelam.

Tim bisa mengajukan request dari satu platform. Atasan bisa approve dari mana saja. Admin bisa melihat histori pengajuan. Perusahaan pun bisa memastikan bahwa setiap proses berjalan sesuai alur yang sudah ditentukan.

Inilah yang membuat sistem approval digital bukan hanya membantu administrasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Bagaimana Lark Approval Membantu Proses Persetujuan Jadi Lebih Efisien?

Salah satu solusi yang bisa digunakan perusahaan adalah Lark Approval, fitur dari Lark yang membantu tim mengelola proses persetujuan secara digital dalam satu platform kerja.

Dengan Lark Approval, perusahaan dapat membuat workflow approval untuk berbagai kebutuhan bisnis, seperti pengajuan cuti, reimbursement, perjalanan dinas, pembelian barang, hingga proses internal lainnya.

Berikut beberapa cara Lark Approval membantu perusahaan bekerja lebih efisien.

1. Membuat Form Approval yang Lebih Terstruktur

Lark Approval memungkinkan perusahaan membuat form approval sesuai kebutuhan. Jadi, setiap pengajuan tidak lagi dikirim dalam format bebas yang bisa membingungkan.

Misalnya untuk reimbursement, form bisa berisi nama karyawan, tanggal transaksi, nominal, bukti pembayaran, kategori biaya, dan catatan tambahan.

Dengan form yang rapi, informasi yang masuk jadi lebih lengkap dan mudah diproses. Approver juga tidak perlu bolak-balik meminta data tambahan karena detailnya sudah tersedia sejak awal.

2. Workflow Approval Bisa Disesuaikan dengan Struktur Perusahaan

Setiap perusahaan punya alur approval yang berbeda. Karena itu, sistem approval harus fleksibel. Melalui Lark Approval, perusahaan bisa mengatur siapa saja yang harus memberikan persetujuan, urutan approval, serta kondisi tertentu yang menentukan jalur approval.

Contohnya, pengajuan dengan nominal kecil cukup disetujui manager. Namun, jika nominalnya besar, approval bisa otomatis naik ke level direksi. Dengan workflow seperti ini, proses approval menjadi lebih konsisten dan sesuai kebijakan perusahaan.

3. Approval Bisa Dilakukan dari Mana Saja

Dalam dunia kerja yang semakin fleksibel, approver tidak selalu berada di kantor. Ada yang sedang meeting, bekerja remote, dinas luar kota, atau berpindah lokasi.

Dengan Lark Approval, proses persetujuan bisa dilakukan secara digital dari perangkat yang digunakan. Ini membantu approval tetap berjalan meskipun approver tidak sedang berada di meja kerja. Hasilnya, proses tidak perlu berhenti hanya karena seseorang sedang tidak bisa menandatangani dokumen fisik.

4. Reminder Lebih Mudah Tanpa Harus Kejar-kejar Manual

Salah satu hal yang paling membantu dari sistem approval digital adalah reminder.

Ketika approval belum diproses, tim tidak perlu lagi mengingatkan satu per satu secara manual. Reminder bisa dikirim melalui sistem sehingga approver mendapatkan notifikasi untuk segera menindaklanjuti request tersebut.

Ini sangat membantu mengurangi kebiasaan “kejar-kejar approval” yang sering membuat proses kerja terasa ribet.

Dengan reminder yang lebih praktis, approval bisa berjalan lebih cepat dan tim bisa fokus pada pekerjaan yang lebih penting.

5. Status Approval Lebih Mudah Dipantau

Lark Approval membantu pengguna melihat status pengajuan dengan lebih jelas. Tim bisa mengetahui apakah request masih menunggu approval, sudah disetujui, atau ditolak.

Visibilitas ini penting agar semua pihak punya informasi yang sama. Karyawan tidak perlu bertanya berkali-kali. Manager bisa melihat request yang perlu diproses. Admin bisa memantau alur approval secara lebih tertib. Dengan begitu, proses kerja menjadi lebih transparan dan minim miskomunikasi.

6. Histori Approval Tersimpan Lebih Rapi

Setiap proses approval yang dilakukan secara digital dapat terdokumentasi dengan lebih baik. Histori pengajuan, approver, waktu approval, dan statusnya bisa tersimpan dalam sistem.

Ini membantu perusahaan ketika membutuhkan data untuk audit, evaluasi internal, atau pelacakan dokumen tertentu. Dibandingkan mencari email lama atau dokumen fisik, sistem approval digital jelas lebih praktis dan efisien.

7. Terhubung dengan Ekosistem Kerja Lark

Keunggulan lain dari Lark Approval adalah karena fitur ini berada dalam ekosistem Lark. Artinya, proses approval bisa berjalan lebih terintegrasi dengan kebutuhan kerja lain, seperti komunikasi tim, dokumen, kalender, meeting, dan workflow kolaborasi.

Bagi perusahaan yang ingin merapikan operasional, ini penting. Karena semakin sedikit tools yang terpisah, semakin mudah tim bekerja dalam satu alur yang jelas.

Dari Manual ke Digital, Approval Bisa Jadi Lebih Ringan

Approval manual mungkin masih terasa familiar. Namun, ketika bisnis semakin berkembang, proses yang terlalu bergantung pada kertas dan email bisa menjadi hambatan. Tim tidak hanya membutuhkan approval yang cepat, tetapi juga transparan, terdokumentasi, dan mudah dipantau.

Dengan sistem approval digital seperti Lark Approval, perusahaan bisa mulai mengurangi proses manual yang memakan waktu. Pengajuan bisa dibuat lebih rapi, alur approval bisa disesuaikan, reminder bisa dikirim lebih mudah, dan status approval bisa dipantau dengan jelas.

Pada akhirnya, approval bukan lagi proses yang membuat tim harus saling mengejar, tetapi menjadi bagian dari workflow kerja yang lebih efisien. Jika perusahaan Anda mulai merasa proses approval semakin ribet, mungkin ini saat yang tepat untuk mempertimbangkan sistem yang lebih modern.

Ingin Membuat Proses Approval Perusahaan Lebih Efisien?

Virtuenet by Prasetia dapat membantu perusahaan Anda memahami bagaimana Lark Approval bisa diterapkan sesuai kebutuhan operasional bisnis. Mulai dari approval cuti, reimbursement, purchase request, business trip, hingga workflow internal lainnya, tim Anda bisa menjalankan proses persetujuan dengan lebih rapi dalam satu platform. Konsultasikan kebutuhan digital workflow perusahaan Anda bersama Virtuenet by Prasetia dan jadwalkan demo Lark untuk melihat langsung bagaimana approval bisa dibuat lebih cepat, transparan, dan efisien.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet:

• Omzet Naik, Biaya Operasional Meningkat? Waspadai 3 Hal Ini

• Cara Melindungi Data Sensitif Perusahaan dengan 7 Strategi Efektif

• 5 Masalah Excel Manual dalam Operasional Bisnis dan Cara Lark Sheets Mengatasinya

• Banyak Bisnis Mulai Pakai CRM WhatsApp karena 7 Masalah Operasional Ini

FAQ (Frequently Ask Question)

1. Apa itu sistem approval digital?

Sistem approval digital adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses persetujuan secara online dan terstruktur. Dengan sistem ini, pengajuan tidak lagi harus menggunakan kertas, email manual, atau chat yang tercecer. Semua proses bisa dibuat dalam workflow yang lebih rapi, mulai dari pengajuan, persetujuan, reminder, hingga pencatatan histori approval.

2. Kenapa approval manual bisa menghambat operasional bisnis?

Approval manual bisa menghambat operasional karena prosesnya sering memakan waktu, sulit dilacak, dan bergantung pada follow up manual. Jika approver lupa, dokumen terselip, atau email tidak terbaca, pengajuan bisa tertunda. Akibatnya, keputusan bisnis dan pekerjaan tim juga bisa ikut melambat.

3. Apakah Lark Approval bisa digunakan untuk berbagai jenis pengajuan?

Ya, Lark Approval dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan persetujuan internal, seperti pengajuan cuti, reimbursement, perjalanan dinas, pembelian barang, approval budget, dan workflow lain sesuai kebutuhan perusahaan. Alurnya juga bisa disesuaikan dengan struktur dan kebijakan masing-masing bisnis.