Kenapa Cuti Kamu Lama Banget Di-Approve?

Bayangkan, Anda sudah merencanakan liburan sejak jauh-jauh hari. Tiket sudah dibeli, itinerary sudah rapi, bahkan koper sudah siap.

Tapi, satu hal krusial masih tertahan, pengajuan cuti belum juga disetujui. Hari demi hari berlalu, Anda cek email, konfirmasi ke HR, bahkan menghubungi atasan.

Hasilnya? Masih “menunggu persetujuan.” Jika hal ini terasa familiar, tenang Anda tidak sendirian.

Di banyak perusahaan, proses cuti masih dilakukan secara manual. Isi formulir fisik, kirim lewat email, menunggu tanda tangan, bahkan terkadang harus cetak dan scan ulang.

Padahal, cuti adalah hak karyawan. Prosesnya seharusnya memberikan rasa tenang, bukan justru menambah stres.

Lalu, apa sebenarnya yang membuat pengajuan cuti begitu lama diproses?

3 Penyebab Umum Kenapa Cuti Lama Disetujui

1. Sistem Pengajuan Masih Manual

Jika pengajuan cuti masih dilakukan melalui email atau chat, risiko permintaan tersebut terlewat sangat besar.

Apalagi di tengah kesibukan harian, satu permintaan cuti bisa mudah tenggelam.

2. Alur Persetujuan Tidak Jelas

Siapa yang seharusnya menyetujui duluan? Atasan langsung? HR? Apakah perlu lebih dari satu level approval? Ketidakjelasan ini membuat permintaan cuti sering terhenti di tengah jalan.

3. Tidak Ada Sistem Tracking atau Notifikasi

Tanpa sistem yang jelas, karyawan tidak mengetahui status terkini pengajuannya. Tidak ada notifikasi, tidak ada transparansi, dan akhirnya menyebabkan ketidakpastian.

Solusinya: Beralih ke Sistem Approval Digital

Dengan sistem approval digital, proses pengajuan cuti bisa dilakukan langsung melalui aplikasi tanpa perlu email bolak-balik atau formulir fisik.

Semuanya terintegrasi, otomatis, dan dapat dilacak secara real-time. Salah satu solusi terbaik untuk hal ini adalah fitur Lark Approval.

Kenapa Lark Approval mempermudah proses cuti?

1. Formulir Cuti yang Fleksibel dan Digital

Lark Approval memungkinkan HR atau admin untuk membuat form cuti digital yang sepenuhnya dapat disesuaikan.

Anda bisa menambahkan berbagai jenis field sesuai kebutuhan perusahaan, seperti:

• Pilihan jenis cuti (tahunan, sakit, khusus, melahirkan, dll)

• Rentang tanggal cuti (mulai & selesai)

• Alasan cuti

• Upload dokumen pendukung (misalnya surat dokter)

• Dropdown untuk memilih pengganti tugas selama cuti.

Formulir ini bisa diatur tampilannya, dibuat dinamis, dan langsung bisa diakses dari desktop maupun aplikasi mobile Lark.

2. Alur Persetujuan Otomatis

Begitu karyawan mengajukan cuti, Lark Approval akan langsung meneruskan pengajuan ke jalur persetujuan yang telah ditentukan, tanpa harus dikirim manual satu per satu.

Anda bisa menyusun alur approval berdasarkan:

• Jabatan (misal: staf harus disetujui oleh supervisor, lalu HR),

• Lama cuti (misal: di atas 3 hari perlu approval tambahan),

• Jenis cuti tertentu bisa langsung masuk ke HR atau atasan divisi.

Semuanya dapat dikonfigurasi menggunakan visual workflow builder yang user-friendly dan tidak perlu skill IT.

3. Notifikasi Langsung di Chat

Sistem akan otomatis mengirimkan notifikasi instan ke approver melalui Lark Chat, lengkap dengan detail permintaan cuti dan tombol “Setujui” atau “Tolak.”

Fitur ini membuat atasan bisa memberikan keputusan langsung dari chat, tanpa perlu buka aplikasi tambahan atau email panjang.

Hasil keputusan juga langsung dikirim kembali ke pengaju sebagai notifikasi. Artinya, tidak ada lagi alasan “lupa” menyetujui cuti atau tenggelam di inbox email.

4. Transparansi dan Riwayat Approval

Semua proses pengajuan dan persetujuan tercatat rapi secara otomatis. Karyawan bisa:

• Melihat status cuti mereka (diproses, disetujui, ditolak),

• Melacak siapa saja yang sudah menyetujui,

• Melihat waktu persetujuan di setiap tahap.

Sementara tim HR bisa mengakses seluruh log approval untuk keperluan monitoring, rekap, atau audit kapan saja.

5. Terintegrasi dengan Sistem Kehadiran

Setelah cuti disetujui, data tanggal cuti akan otomatis masuk ke modul kehadiran (Attendance) milik Lark.

Jadi, absensi karyawan akan langsung menyesuaikan tanpa perlu input manual ke spreadsheet atau aplikasi terpisah.

Hasilnya:

• Tidak ada data cuti yang terlewat,

• Perhitungan kehadiran, payroll, dan laporan HR jadi lebih akurat.

Setiap karyawan berhak atas cuti yang layak. Tapi jika proses pengajuannya lambat, berbelit, dan tidak transparan, maka sistem perlu dievaluasi.

Proses yang harusnya sederhana justru jadi beban, baik bagi karyawan maupun tim HR. Dengan solusi seperti Lark Approval, cuti bisa diajukan dan disetujui lebih cepat, terpantau jelas, dan otomatis tercatat.

Bukan cuma praktis, tapi juga membangun budaya kerja yang sehat dan saling menghargai.

Proses cuti masih pakai form manual? Yuk ubah jadi digital, cepat, dan real-time dengan Lark Approval. Tim Virtuenet siap bantu transformasi digital approval di perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis