Mobile Device Management (MDM): Fungsi dan Cara Memilihnya

24 jam yang lalu

8 menit membaca

Mobile device management (MDM): administrator IT mengelola armada laptop dan ponsel kerja dari satu konsol

MDM adalah singkatan dari mobile device management, yaitu sistem untuk mendaftarkan, mengatur, memantau, dan mengamankan laptop, ponsel, dan tablet yang dipakai bekerja dari satu konsol pusat. Dengan MDM, tim IT bisa memastikan setiap perangkat memenuhi standar keamanan perusahaan, termasuk perangkat pribadi karyawan yang dipakai mengakses email, dokumen, dan aplikasi kantor.

Artikel ini membahas cara kerja MDM, fungsi utamanya, cara mengelola perangkat pribadi karyawan (BYOD), dan kriteria memilih software MDM untuk perusahaan di Indonesia. Sebagai catatan, Virtuenet merupakan partner resmi SealSuite di Indonesia, sehingga contoh di bagian akhir merujuk pada produk itu. Kriteria yang dibahas tetap berlaku untuk software MDM mana pun.

Apa Itu Mobile Device Management dan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya

Singkatan MDM punya dua makna yang sering tertukar. Di dunia ERP dan data, MDM berarti master data management, yaitu pengelolaan data induk seperti data pelanggan dan produk. Dalam keamanan IT, MDM berarti mobile device management, dan itulah yang dibahas di sini.

Dulu perangkat kerja hanya PC di meja kantor yang terhubung ke jaringan internal. Sekarang satu karyawan bisa memakai laptop kantor, ponsel pribadi, dan tablet untuk membuka email, chat kerja, CRM, dan dokumen keuangan dari rumah, kafe, atau bandara. Setiap perangkat itu memegang data perusahaan, dan sebagian besar berada di luar pengawasan IT.

Kebutuhan MDM muncul dari tiga situasi yang hampir pasti terjadi di perusahaan dengan puluhan karyawan: perangkat hilang atau dicuri, karyawan keluar sementara akun kantor masih aktif di ponselnya, dan perangkat dengan sistem operasi lama yang tetap dipakai mengakses sistem internal. Tanpa MDM, ketiganya ditangani manual, satu perangkat satu waktu, dan sering kali terlambat.

Menurut IBM, perangkat lunak MDM memberi IT kemampuan memantau, mengelola, dan mengamankan perangkat seluler karyawan dari berbagai vendor dan sistem operasi lewat satu platform. Fortinet menambahkan bahwa sistem ini menjadi fondasi bagi kebijakan keamanan perangkat, termasuk enkripsi dan penghapusan data jarak jauh.

Cara Kerja MDM

Semua software MDM bekerja dengan siklus yang sama: perangkat didaftarkan, kebijakan diterapkan, kepatuhan dipantau, lalu sistem merespons bila ada yang melenceng. Diagram berikut merangkum keempat tahap itu.

Cara kerja mobile device management: pendaftaran perangkat, penerapan kebijakan, pemantauan kepatuhan, dan respons

1. Pendaftaran perangkat (enrolment)

Tahap pertama mendaftarkan perangkat ke konsol MDM lewat aplikasi agen, profil kerja, atau program vendor seperti Apple Business Manager dan Android Enterprise. Pada perangkat milik kantor, pendaftaran biasanya dilakukan sebelum perangkat diserahkan ke karyawan. Pada perangkat pribadi, karyawan mendaftarkan sendiri dan hanya profil kerjanya yang dikelola.

2. Penerapan kebijakan

Setelah terdaftar, konsol mengirim aturan ke perangkat: kunci layar dan enkripsi wajib, profil Wi-Fi dan VPN kantor, daftar aplikasi wajib, dan daftar aplikasi terlarang. Aturan bisa berbeda per departemen atau per jenis perangkat. Tim keuangan, misalnya, bisa dikenai aturan lebih ketat daripada tim lapangan.

3. Pemantauan kepatuhan

Secara berkala perangkat melapor ke konsol: versi sistem operasi, status patch, status enkripsi, aplikasi terpasang, dan tanda perangkat sudah di-root atau jailbreak. Yang tidak memenuhi aturan ditandai tidak patuh dan admin menerima notifikasi.

4. Respons dan remediasi

Inilah bagian yang membedakan MDM dari sekadar daftar inventaris. Akses perangkat yang tidak patuh bisa dibatasi ke data kantor sampai diperbaiki. Bila perangkat hilang atau karyawan keluar, admin mengunci perangkat, menghapus data kerja, dan mencabut akses akun dari jarak jauh, tanpa harus memegang perangkatnya.

Fungsi Utama Software MDM

Fitur software MDM beragam, tetapi lima fungsi berikut yang paling menentukan saat perusahaan membandingkan produk.

Mobile device management (MDM): lima fungsi utama untuk mengelola laptop, ponsel, dan tablet kerja termasuk perangkat BYOD

Inventaris perangkat. Daftar semua perangkat terdaftar beserta pemilik, sistem operasi, versi, status kepatuhan, dan apakah perangkat itu milik kantor atau pribadi. Tanpa daftar ini, IT tidak tahu perangkat mana yang perlu diamankan.
Kebijakan keamanan. Kunci layar, enkripsi penyimpanan, syarat versi OS minimum, pemblokiran aplikasi berisiko, dan pengaturan jaringan diterapkan secara otomatis, bukan diminta satu per satu ke karyawan.
Distribusi aplikasi dan patch. Aplikasi kerja dipasang dari jarak jauh, pembaruan keamanan dijadwalkan, dan aplikasi yang tidak resmi dihapus. Celah pada perangkat yang jarang diperbarui merupakan jalan masuk serangan yang paling sering terjadi.
Pemisahan data kerja dan pribadi. Profil kerja terpisah menyimpan aplikasi dan data kantor dalam wadah terenkripsi. Bagian pribadi tidak disentuh IT, dan bagian kerja bisa dihapus tanpa menghapus foto atau chat pribadi.
Respons perangkat hilang. Kunci jarak jauh, penghapusan data kerja, dan pencabutan akses akun dalam hitungan menit. Langkah-langkah lain saat laptop kantor hilang sudah kami bahas di artikel terpisah.

Sebagian vendor menambahkan fungsi lain, seperti pelacakan lokasi perangkat milik kantor, mode kios untuk perangkat satu fungsi, dan laporan postur keamanan untuk audit. Fungsi tambahan ini berguna, tetapi lima fungsi di atas yang wajib ada.

MDM dan BYOD: Mengelola Perangkat Pribadi Karyawan

BYOD (bring your own device) berarti karyawan memakai perangkat pribadinya untuk bekerja. Praktik ini menghemat biaya perangkat dan disukai karyawan, tetapi membawa konsekuensi: data perusahaan berada di perangkat yang tidak dibeli, tidak disiapkan, dan tidak sepenuhnya dikendalikan perusahaan.

NCSC Inggris menempatkan BYOD sebagai keputusan yang harus dimulai dari kebijakan, bukan dari teknologi: perusahaan perlu menetapkan data apa yang boleh diakses dari perangkat pribadi, kontrol apa yang disyaratkan, dan apa yang terjadi saat karyawan keluar. Peran MDM adalah menegakkan kebijakan itu secara teknis.

Lima tantangan keamanan BYOD

Perangkat tidak terlindungi. Sistem operasi lama, tanpa kunci layar, atau aplikasi dari luar toko resmi. Sistem MDM menjawabnya dengan syarat kepatuhan minimum sebelum akses diberikan.
Akses jaringan tidak terkendali. Wi-Fi publik dan VPN gratis membuka jalan bagi penyadapan. Profil VPN kantor dikirim dari konsol, dan akses dibatasi per aplikasi. Prinsip ini sejalan dengan pendekatan zero trust yang tidak lagi mempercayai perangkat hanya karena berada di jaringan tertentu.
Data kerja bercampur data pribadi. File kantor tersimpan di galeri dan chat kerja berjalan di aplikasi pribadi. Profil kerja terpisah memisahkan keduanya, dan kebijakan data loss prevention membatasi ke mana data kantor boleh disalin.
Perangkat hilang atau karyawan keluar. Akun kantor masih aktif di ponsel yang tidak lagi dipegang karyawan. Lewat konsol, admin mengunci perangkat, menghapus data kerja, dan mencabut akses pada hari yang sama.
Kebijakan tidak tertulis. Karyawan tidak tahu apa yang boleh dan apa yang dipantau, lalu menolak mendaftarkan perangkatnya. Kebijakan BYOD tertulis menjadi prasyarat, bukan pelengkap.

Kebijakan BYOD minimum yang perlu ditulis

Sebelum memasang MDM, sepakati dulu enam hal berikut dengan HR dan pimpinan. Tabel ini bisa dipakai sebagai kerangka dokumen kebijakan.

Butir kebijakan	Yang harus ditetapkan
Cakupan	Peran mana yang boleh BYOD, dan data apa yang boleh diakses dari perangkat pribadi
Syarat perangkat	Versi OS minimum, kunci layar, enkripsi, larangan root/jailbreak
Batas pemantauan	Apa yang dilihat IT (profil kerja) dan apa yang tidak (data pribadi)
Kewajiban karyawan	Melaporkan perangkat hilang dalam batas waktu tertentu, memperbarui OS, tidak membagikan perangkat
Prosedur keluar	Data kerja dihapus dan akses dicabut pada hari terakhir bekerja
Dasar hukum	Persetujuan tertulis karyawan dan rujukan ke kewajiban pelindungan data pribadi perusahaan

Dengan kebijakan yang jelas, pendaftaran perangkat pribadi menjadi lebih mudah diterima karyawan, karena mereka tahu persis batas kendali perusahaan atas ponselnya. Pembahasan lebih luas tentang keamanan data di era kerja hybrid tersedia di artikel kami yang lain.

Cara Memilih Software MDM

Daftar fitur vendor cenderung panjang dan mirip satu sama lain. Tujuh kriteria berikut membantu menyaring pilihan berdasarkan kondisi perusahaan, bukan berdasarkan brosur.

Dukungan platform. Pastikan produk mengelola semua sistem operasi yang dipakai di perusahaan: Windows, macOS, Android, dan iOS. Perusahaan yang hanya butuh pengelolaan ponsel akan berbeda kebutuhannya dari yang juga mengelola ratusan laptop.
Integrasi identitas dan akses. Produk yang terhubung dengan sistem identitas memungkinkan akses dicabut dari satu tempat. Cek dukungan single sign-on (SSO), autentikasi multifaktor, dan pengaturan hak akses per peran.
Pemisahan profil kerja untuk BYOD. Tanpa profil kerja terpisah, kebijakan BYOD sulit diterima karyawan. Uji bagaimana produk menghapus data kerja tanpa menyentuh data pribadi.
Perlindungan data, bukan hanya perangkat. Cari produk yang menggabungkan pengelolaan perangkat dengan pencegahan kebocoran data, pemindaian baseline keamanan, dan antivirus. Mengelola perangkat tanpa mengawasi data di dalamnya hanya menyelesaikan separuh masalah.
Laporan postur keamanan. Dasbor yang menunjukkan berapa perangkat patuh, berapa yang tertinggal patch, dan insiden apa yang terjadi. Laporan ini yang diminta auditor dan pimpinan.
Dukungan implementasi lokal. Penerapan MDM lebih banyak soal kebijakan dan perubahan kebiasaan daripada soal instalasi. Partner lokal yang memahami kondisi perusahaan di Indonesia mempercepat adopsi.
Kesesuaian dengan pelindungan data pribadi. Data karyawan dan pelanggan di perangkat kerja tunduk pada UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pastikan produk mendukung enkripsi, pembatasan akses, dan jejak audit yang dibutuhkan untuk memenuhinya.

Cara mengujinya: minta uji coba dengan sepuluh perangkat nyata dari berbagai jenis, terapkan kebijakan yang sudah disepakati, lalu simulasikan satu perangkat hilang dan satu karyawan keluar. Produk yang lolos simulasi itu dengan rapi layak masuk daftar pendek.

MDM di SealSuite

Di SealSuite, MDM merupakan bagian dari modul Endpoint Management and Security. Halaman resminya menyebut modul ini "Combining device management and endpoint security capability to manage corporate devices, protect company assets with anti-virus protection, security baseline scan and data loss prevention."

Daftar kemampuan modul tersebut di situs resmi mencakup mobile device management (MDM) dan software management, data loss prevention (DLP) dan firewall management, patch management dan baseline scanning, serta anti-virus protection. Dengan kata lain, pengelolaan perangkat dan perlindungan data di dalamnya berada dalam satu platform, sesuai kriteria keempat di atas.

Untuk pemantauan, halaman produk Endpoint Management and Security menjelaskan adanya pemantauan berkelanjutan atas baseline keamanan, risiko aplikasi dan proses, perangkat lunak berbahaya seperti virus dan trojan, serta aktivitas kebocoran data di berbagai endpoint berdasarkan pengaturan kebijakan. Untuk respons, SealSuite menyebut dukungan hingga 22 metode respons yang berbeda berdasarkan peringkat risiko, seperti elevated permission, autentikasi tambahan, dan notifikasi ke admin keamanan.

SealSuite juga menyediakan modul Identity and Access Management (MFA, SSO, pengaturan peran) dan Network Management and Security (SD-WAN, VPN, Wi-Fi), sehingga kriteria integrasi identitas dan akses jaringan terpenuhi dalam satu ekosistem. Pembahasan lebih lanjut tentang keamanan endpoint untuk tim remote tersedia di artikel kami sebelumnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang MDM

Apa itu MDM dalam konteks IT perusahaan?

Dalam keamanan IT, MDM (mobile device management) merupakan sistem untuk mendaftarkan, mengatur, memantau, dan mengamankan laptop, ponsel, dan tablet yang dipakai bekerja dari satu konsol. Singkatan yang sama juga dipakai untuk master data management di dunia ERP, jadi pastikan konteksnya sebelum membandingkan produk.

Apakah MDM hanya untuk ponsel?

Tidak. Meski namanya menyebut perangkat seluler, sistem MDM modern mengelola laptop Windows dan macOS, ponsel Android dan iOS, serta tablet. Sebagian vendor menyebutnya unified endpoint management (UEM) untuk menegaskan cakupan itu.

Apakah MDM bisa membaca chat atau foto pribadi di ponsel karyawan?

Pada perangkat BYOD dengan profil kerja terpisah, admin hanya mengelola bagian kerja: aplikasi, akun, dan data kantor. Chat, foto, dan aplikasi pribadi berada di luar profil itu. Perusahaan sebaiknya menuliskan batas ini secara eksplisit di kebijakan BYOD supaya karyawan tahu apa yang dipantau dan apa yang tidak.

Apa bedanya MDM dengan antivirus atau endpoint security?

Antivirus mendeteksi dan menghapus program berbahaya di dalam perangkat. MDM mengatur perangkatnya sendiri: siapa yang boleh memakainya, aturan apa yang berlaku, dan apa yang terjadi bila perangkat hilang. Keduanya saling melengkapi, dan platform endpoint terpadu biasanya menggabungkan keduanya.

Berapa lama penerapan MDM di perusahaan?

Bergantung pada jumlah perangkat dan kerapian data awal. Perusahaan yang sudah memiliki daftar perangkat dan kebijakan keamanan tertulis biasanya bisa mendaftarkan gelombang pertama dalam hitungan minggu. Waktu paling banyak terpakai untuk menyepakati kebijakan BYOD dan menguji aturan pada tiap jenis perangkat, bukan untuk instalasi.

Apakah MDM wajib menurut regulasi di Indonesia?

Tidak ada aturan yang mewajibkan produk tertentu. Namun UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pengendali data mencegah akses tidak sah terhadap data pribadi yang diprosesnya. Data pelanggan dan karyawan yang tersimpan di ponsel kerja termasuk di dalamnya, dan MDM menjadi salah satu kontrol teknis untuk memenuhinya.

Mulai dari Daftar Perangkat dan Kebijakan BYOD

Penerapan MDM tidak harus dimulai dengan membeli lisensi untuk semua karyawan. Mulailah dengan tiga langkah: buat daftar perangkat yang mengakses data perusahaan, tulis kebijakan BYOD minimum, lalu uji satu produk pada perangkat tim yang paling banyak memegang data sensitif.

Kalau Anda ingin melihat bagaimana SealSuite mengelola perangkat dan melindungi data di dalamnya untuk kondisi perusahaan Anda, hubungi tim Virtuenet untuk konsultasi dan demo.