Apa itu Sistem ERP, Jenis, Fungsi dan Contoh untuk Perusahaan

Setiap perusahaan memang membutuhkan sistem yang bisa membantu pengelolaan manajemen agar lebih praktis. Nah, sistem inilah yang kemudian bisa Anda kenal dengan sistem ERP (enterprise resource planning (ERP)). ERP adalah sistem terintegrasi yang berfungsi sebagai solusi perangkat lunak untuk mengelola berbagai proses bisnis utama secara menyeluruh dan efisien. ERP juga merupakan sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola aktivitas bisnis dalam satu platform pusat. Sistem enterprise resource planning sangat penting untuk perusahaan yang ingin mengelola operasi bisnis yang kompleks dan terintegrasi.

Pada dasarnya, ERP akan membantu proses pengelolaan perusahaan atau bisnis agar jadi lebih mudah. Karena seperti yang kita tahu, bisnis atau perusahaan memiliki banyak resources yang penting untuk senantiasa Anda kelola. ERP perusahaan berperan sebagai solusi terintegrasi yang membantu berbagai bagian perusahaan bekerja secara efisien dan terkoordinasi. Sistem ERP sangat penting bagi business modern karena dapat meningkatkan efisiensi, akurasi data, dan pengelolaan rantai pasok agar tetap kompetitif di pasar.

Pengelolaan dengan cara manual akan sangat memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Selain itu, kemungkinan human error juga menjadi resiko lain yang perlu Anda pertimbangkan. Untuk itulah sistem ERP hadir sebagai solusi yang tepat. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi serta pengambilan keputusan berbasis data real-time.

Artikel ini akan memberikan informasi komprehensif mengenai sistem ERP, fitur, manfaat, dan strategi implementasinya. ERP juga mengumpulkan data dari berbagai departemen seperti keuangan, manufaktur, supply chain, penjualan, pemasaran, dan HR untuk memusatkan informasi dan meningkatkan analisis bisnis. 

Pengertian Sistem ERP dan Sejarahnya

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu platform terpusat. ERP juga berfungsi sebagai sistem informasi terintegrasi yang menghubungkan seluruh aktivitas bisnis dalam perusahaan, sehingga memudahkan pengelolaan data dan pengambilan keputusan. Sejak awal kemunculannya pada era 1960-an dengan sistem Material Requirements Planning (MRP), ERP telah mengalami perkembangan pesat menjadi solusi komprehensif yang mendukung manajemen keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, hingga operasi bisnis secara menyeluruh. Dengan mengintegrasikan data dan proses dari berbagai departemen, sistem ERP membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kolaborasi antar tim. Melalui satu sistem terintegrasi, organisasi dapat mengelola sumber daya, memantau alur kerja, serta mengambil keputusan berbasis data secara real time. Transformasi digital yang didorong oleh ERP juga memungkinkan perusahaan untuk lebih adaptif terhadap perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan, sehingga mampu bersaing di era bisnis modern.

Jenis data yang bisa ERP kelola pun terbilang sangat bermacam-macam seperti data Sumber Daya Manusia (SDM), jumlah stok atau rantai pasokan, akuntansi perusahaan, penjualan, promosi, dan lain sebagainya. Modul ERP yang tersedia dapat disesuaikan untuk mendukung berbagai fungsi bisnis, mulai dari keuangan, produksi, hingga manajemen proyek.

Bentuk sistem ERP sendiri adalah seperti database besar yang terkumpul dalam satu tempat. Dengan berbekal data yang terintegrasi, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola seluruh data dan sumber daya mereka.

Sejarah ERP sendiri bermula pada tahun 1990 dan diciptakan oleh Gartner. Tujuan ERP pada awalnya adalah untuk perencanaan sumber daya manufaktur dan rencana kebutuhan material. Kemudian ERP yang masih berbasis kertas berkembang luas menjadi Material Resource Planning (MRP) dan menjadi cikal bakal sistem modern yang Anda gunakan saat ini. Seiring waktu, software ERP telah berevolusi menjadi solusi digital yang semakin canggih dan dapat diimplementasikan di berbagai industri.

Cara Kerja Sistem ERP 

Secara umum, ERP akan bekerja dalam satu sistem yang terintegrasi dan terpusat dalam satu database yang sama. Kerja ERP di dalam organisasi meliputi otomatisasi alur kerja, integrasi fungsi bisnis, dan peningkatan efisiensi operasional melalui digitalisasi proses. Dalam database inilah seluruh pengelolaan data dan sumber daya bisnis bisa Anda lakukan dengan jauh lebih mudah.

Contoh implementasinya adalah ketika Anda mendapatkan pesanan dari konsumen. Secara otomatis, ERP akan mencatat pesanan tersebut dan mengirimkannya ke database distribusi agar pesanan bisa terpenuhi sesuai jadwal. Dengan adanya ERP, proses manual seperti pencatatan pesanan secara konvensional dapat diminimalisir. Otomatisasi ini juga berperan penting dalam mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada proses manual.

ERP pun secara otomatis bisa melihat seluruh data yang ada di database perusahaan. Mulai dari jumlah inventaris, waktu pengiriman, and berbagai faktor lainnya.

Berbekal data ini, sistem bisa menentukan secara akurat pusat distribusi mana yang paling tepat untuk menangani dan menyelesaikan pesanan dari pelanggan tersebut. Seluruh divisi atau pihak lain dalam perusahaan pun bisa melihat proses tersebut. Alat yang tersedia dalam ERP juga membantu perusahaan untuk mengelola proses ini secara efisien.

Artinya, sistem ERP akan mengintegrasikan semua orang di satu database yang sama sehingga pertukaran informasi antar departemen dapat berlangsung secara real time. Dengan demikian, sistem manajemen dan operasional usaha bisa jauh lebih tertata, mudah, dan praktis, serta mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat dan real-time.

Jenis-jenis ERP 

ERP merupakan sebuah produk perangkat lunak yang terdiri dari berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, seperti keuangan, inventaris, dan SDM.

Sistem ERP perusahaan sangat penting karena mampu mengintegrasikan berbagai proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pengambilan keputusan di dalam organisasi. Berdasarkan cara penggunaan dan implementasinya, ada beberapa jenis ERP yang bisa Anda gunakan dalam perusahaan. Masing-masing ERP ini menawarkan karakteristik, fitur, dan kelebihan yang berbeda-beda untuk mendukung operasional bisnis.

Anda bisa memilih salah satu dari jenis ERP tersebut sesuai dengan skala dan kebutuhan usaha. Beberapa ERP open source bahkan tersedia secara gratis untuk dicoba oleh bisnis sebelum memutuskan untuk menggunakannya secara penuh.

ERP produk juga tersedia di Indonesia, sehingga relevan dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis lokal.

1. Hybrid ERP 

Pertama, ada jenis Hybrid ERP yang merupakan penggabungan ERP Cloud dan On-premise.

Jenis ERP ini bisa membuat perusahaan Anda memanfaatkan kelebihan dari kedua jenis ERP yang sudah ada.

Sebagian data akan dikelola di cloud, kemudian sebagian data lainnya akan tersimpan dan dikelola pada server perusahaan atau on-premise.

Anda bisa memilih jenis ERP ini jika memang sedang ingin beralih ke sistem cloud secara bertahap. 

2. ERP Cloud 

Selanjutnya ada ERP Cloud yang menggunakan hosting cloud untuk menyimpan data.

Dengan jenis ERP ini, perusahaan bisa mengakses sistem secara real time kapan saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet.

Kelebihan dari jenis ERP ini adalah tidak membutuhkan penyimpanan server di suatu tempat tertentu.

Dari segi biaya awal, jenis ERP ini juga lebih murah, meski nantinya Anda harus mengeluarkan biaya untuk langganan layanan cloud. 

3. ERP On-premise 

ERP On-premise adalah sistem ERP yang berjalan di server perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan Anda memiliki kendali sepenuhnya terhadap seluruh infrastruktur dan data yang ada di dalam ERP.

Kelebihan ERP On-premise adalah sangat cocok jika perusahaan ingin menjaga eksklusivitas data perusahaan.

Akan tetapi, untuk menerapkan ERP ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit, terutama untuk instalasinya.

Biaya perawatannya pun tergolong mahal karena mencakup pemeliharaan untuk perangkat lunak sekaligus perangkat keras. 

4. ERP Open Source 

Terakhir, ada jenis ERP Open Source yang artinya perusahaan bisa dengan bebas untuk mengembangkan dan memodifikasi kode sumber ERP.

Biasanya pengembangan dan modifikasi ini tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Jenis ERP ini cocok sekali untuk perusahaan yang mencari fleksibilitas untuk pengelolaan data dan sumber daya.

Fungsi dan Manfaat Sistem ERP

Berikut adalah berbagai manfaat yang bisa Anda peroleh dari penggunaan ERP di perusahaan. ERP systems biasanya mencakup berbagai modul penting, seperti CRM, yang berfungsi untuk mengelola hubungan pelanggan secara efektif. Modul lain yang sering ditemukan adalah human resources, yang membantu dalam pengelolaan tenaga kerja dan administrasi SDM.

Pada modul CRM, ERP juga mendukung layanan pelanggan dengan memberikan akses cepat ke informasi pelanggan dan otomatisasi interaksi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Beberapa manfaat utama ERP meliputi peningkatan efisiensi operasional, integrasi data yang lebih baik, penghematan biaya, peningkatan kolaborasi antar departemen, dan peningkatan business management secara keseluruhan. ERP juga mendukung manajemen aset untuk memudahkan pengelolaan aset tetap perusahaan. Dalam hal pengelolaan inventaris, ERP menyediakan fitur inventory management yang memungkinkan pemantauan stok secara real-time dan integrasi dengan sistem gudang. Selain itu, manajemen persediaan menjadi lebih optimal sehingga risiko kekurangan atau kelebihan stok dapat diminimalisir. Penggunaan ERP juga membantu mengelola tenaga kerja dengan lebih efisien melalui otomatisasi proses dan evaluasi kinerja. Dengan otomatisasi dan integrasi proses, ERP dapat meningkatkan produktivitas perusahaan secara signifikan.

Dalam analisis data, ERP memastikan informasi yang akurat sehingga pengambilan keputusan bisnis dapat dilakukan dengan lebih tepat dan terpercaya.

Namun, perlu diperhatikan juga beberapa kekurangan (kekurangan) dari ERP, seperti biaya implementasi yang tinggi, kompleksitas sistem, dan ketergantungan pada koneksi internet yang stabil.

1. Analisis Data Perusahaan 

Pertama, ERP bisa membantu perusahaan Anda dalam menganalisis dan melaporkan data secara lebih akurat.

Data inilah yang nantinya bisa sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan perusahaan. 

2. Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan yang Lebih Baik 

Manfaat menggunakan ERP selanjutnya adalah membuat produktivitas dan efisiensi perusahaan menjadi lebih baik.

Mengapa? Karena ketika perencanaan dan pengelolaan data tertata, proses operasional perusahaan pun jadi efektif.

Mulai dari pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas, keuangan, pengumpulan data, dan lain sebagainya. 

3. Membantu Menghemat Biaya Operasional 

Bagi perusahaan, biaya operasional memang membutuhkan perhitungan yang matang.

Pemakaian sistem ERP yang tepat juga akan berdampak pada penghematan biaya operasional perusahaan. 

4. Keamanan Data Lebih Terjaga 

Keuntungan lain dari penggunaan sistem ERP yang tepat adalah meningkatkan keamanan data perusahaan.

Ini karena setiap ERP biasanya sudah memiliki sistem keamanan terkini seperti kontrol pembatasan maupun firewall.

Dengan sistem keamanan yang kuat, seluruh data perusahaan bisa lebih aman dan akses ke data pusat bisa menjadi lebih terkontrol serta tidak sembarang orang bisa mengakses data tersebut. 

5. Kolaborasi Antar Divisi atau Departemen 

Terakhir, penggunaan sistem ERP yang tepat juga memungkinkan adanya kolaborasi antar divisi atau departemen. 

Hanya lewat satu sistem yang sama, antar departemen bisa mengelola data atau file yang sama.

Implementasi Sistem ERP di Perusahaan

Implementasi sistem ERP di perusahaan merupakan langkah strategis yang membutuhkan perencanaan matang agar hasilnya optimal. Proses ini dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis dan penetapan tujuan implementasi, sehingga solusi ERP yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selanjutnya, pemilihan vendor perangkat lunak ERP menjadi tahap penting, di mana perusahaan harus mempertimbangkan fitur, harga, dukungan layanan, serta kecocokan dengan proses bisnis yang ada. Setelah sistem ERP terpilih, proses instalasi dan konfigurasi dilakukan agar sistem dapat berjalan sesuai alur kerja perusahaan. Pelatihan kepada tim dan pengguna juga sangat penting untuk memastikan adopsi sistem berjalan lancar. Selain itu, implementasi ERP sering kali memerlukan penyesuaian atau perancangan ulang proses bisnis agar lebih efisien dan terintegrasi. Dengan langkah-langkah ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengelola data secara real time, serta mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

Pengembangan Sistem ERP

Pengembangan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan langkah strategis yang sangat penting bagi perusahaan di era digital saat ini. Sistem ERP dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform terpusat, sehingga perusahaan dapat mengelola data dan proses bisnis secara efisien dan real time. Dengan pengembangan sistem ERP yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengambilan keputusan, serta mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya perusahaan lainnya.

Proses pengembangan sistem ERP biasanya dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis secara menyeluruh. Pada tahap ini, perusahaan mengidentifikasi proses-proses utama yang perlu diintegrasikan, seperti manajemen keuangan, manajemen inventaris, sumber daya manusia, hingga proses produksi. Setelah kebutuhan bisnis terpetakan, langkah selanjutnya adalah mendesain sistem yang mampu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis tersebut dalam satu alur kerja yang terkoordinasi. Pengembangan sistem dilakukan dengan memperhatikan kemudahan penggunaan, skalabilitas, serta kemampuan untuk menyesuaikan modul sesuai kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Salah satu tren utama dalam pengembangan sistem ERP saat ini adalah penggunaan ERP berbasis cloud. Sistem ERP berbasis cloud menawarkan fleksibilitas tinggi, memungkinkan perusahaan untuk mengakses data dan proses bisnis secara real time dari mana saja dan kapan saja. Dengan solusi berbasis cloud, perusahaan tidak perlu lagi berinvestasi besar pada infrastruktur server, sehingga biaya operasional dapat ditekan. Selain itu, ERP berbasis cloud juga memudahkan proses pembaruan sistem dan penambahan fitur baru sesuai kebutuhan bisnis.

Dalam pengembangan sistem ERP, aspek keamanan dan privasi data menjadi prioritas utama. Sistem ERP harus dilengkapi dengan fitur keamanan canggih untuk melindungi data perusahaan dari akses yang tidak sah. Pengaturan hak akses, enkripsi data, serta audit trail menjadi bagian penting dalam menjaga integritas dan kerahasiaan data perusahaan. Dengan sistem keamanan yang kuat, perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan tenang dan menjaga kepercayaan pelanggan.

Selain integrasi dan keamanan, sistem ERP modern juga harus mampu menyediakan analisis data dan pelaporan yang komprehensif. Dengan fitur analisis data berbasis real time, perusahaan dapat memantau kinerja bisnis, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan mengambil keputusan strategis secara cepat dan akurat. Pelaporan yang efektif juga membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan regulasi dan meningkatkan transparansi operasional.

Beberapa contoh sistem ERP enterprise resource planning yang populer di dunia bisnis saat ini antara lain SAP, Oracle, dan Microsoft Dynamics. Masing-masing solusi menawarkan keunggulan tersendiri dalam mengelola data dan proses bisnis, serta dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk memilih sistem ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis, skala operasional, dan anggaran yang tersedia.

Secara keseluruhan, pengembangan sistem ERP yang terencana dan terintegrasi akan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan pengelolaan sumber daya, serta memperkuat daya saing di pasar. Dengan memanfaatkan teknologi ERP berbasis cloud dan fitur analisis data real time, perusahaan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan terus berkembang di era digital.

Contoh Sistem ERP

Sebenarnya ada banyak sekali contoh ERP yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan perusahaan. ERP merupakan produk perangkat lunak yang menawarkan berbagai fitur dan modul yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang beragam.

Akan tetapi, Anda tetap perlu cermat dalam memilihnya karena tidak semua ERP tersebut bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan.

Contoh dan rekomendasi ERP terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Oracle NetSuite.

Oracle NetSuite merupakan ERP Cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengintegrasikan seluruh sumber daya dan data dengan lebih mudah. Oracle NetSuite menawarkan solusi otomatisasi bisnis, visibilitas real-time, dan kemudahan akses berbasis cloud untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.

Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Oracle NetSuite, seperti optimalisasi supply chain, efisiensi warehouse yang lebih baik, visibilitas inventaris yang lebih baik, hingga manajemen keuangan otomatis. Beberapa vendor ERP juga menawarkan uji coba atau demo gratis agar perusahaan dapat mengevaluasi solusi sebelum memutuskan untuk membeli.

Berkat berbagai fitur dan manfaat tersebut, pengelolaan dan manajemen sumber daya perusahaan bisa menjadi jauh lebih efisien. Selain itu, Oracle NetSuite dan produk ERP lainnya kini tersedia dan relevan untuk bisnis di Indonesia, sehingga perusahaan lokal dapat memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan pasar Indonesia.

Kesimpulan: ERP sebagai produk perangkat lunak menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan sumber daya. Dengan adanya pilihan ERP yang relevan di Indonesia dan adanya penawaran gratis untuk uji coba, perusahaan dapat lebih mudah menentukan solusi terbaik sesuai kebutuhan bisnis.

Get Started