6 Kesalahan Umum dalam Procurement dan Cara Menghindarinya

Procurement atau pengadaan barang dan jasa adalah salah satu fungsi vital dalam perusahaan.

Kalau prosesnya berjalan lancar, operasional jadi efisien dan biaya bisa ditekan.

Tapi kalau ada yang salah? Dampaknya bisa langsung terasa dari pemborosan anggaran sampai terganggunya aktivitas bisnis.

Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan-kesalahan klasik dalam procurement.

Entah karena sistem yang belum terstandarisasi, proses manual yang memakan waktu, atau kurangnya visibilitas atas data pembelian.

Di sinilah peran Enterprise Resource Planning (ERP) seperti NetSuite menjadi sangat penting.

Dengan sistem ERP yang terintegrasi, perusahaan bisa mengelola seluruh proses procurement secara otomatis dan terpusat.

Mulai dari permintaan pembelian, approval, pembuatan PO, hingga pelaporan anggaran.

Artikel ini akan membahas 6 kesalahan paling umum dalam procurement, lengkap dengan solusi yang bisa langsung Anda terapkan.

Termasuk bagaimana NetSuite dapat membantu menyederhanakan semuanya. Yuk, kita bahas satu per satu!

1. Tidak Ada Proses Approval yang Terstruktur

Pernah menemukan pengajuan pembelian yang tiba-tiba muncul tanpa sepengetahuan atasan? Atau pembelian barang yang ternyata tidak terlalu dibutuhkan?

Hal ini sering terjadi karena tidak adanya alur persetujuan (approval) yang jelas. Jika dibiarkan, bisa membuka peluang pembelian impulsif atau tidak sesuai kebutuhan.

Cara Menghindarinya:

Proses pengajuan pembelian biasanya dilakukan oleh tim procurement. Definisi procurement dan vendor management adalah proses pengadaan barang/jasa serta pengelolaan hubungan dengan pemasok untuk memastikan kebutuhan organisasi terpenuhi secara efisien dan efektif.

Gunakan sistem yang memungkinkan Anda membangun workflow persetujuan digital berdasarkan struktur organisasi dan nilai transaksi.

Modul approval di NetSuite bisa disesuaikan per divisi, level jabatan, hingga limit budget, lengkap dengan notifikasi otomatis dan audit trail.

Tugas utama profesional procurement meliputi analisis kebutuhan, negosiasi dengan vendor, pengelolaan dokumen, serta pemantauan alat dan inventaris untuk memastikan ketersediaan dan kualitas barang/jasa.

2. Pengelolaan Vendor yang Berantakan

Kalau saat memilih vendor Anda masih mengandalkan spreadsheet manual, saatnya waspada.

Tanpa data yang rapi dan historis, sulit mengevaluasi performa vendor atau melakukan perbandingan harga. Pengelolaan kontrak dengan vendor juga menjadi tidak optimal tanpa sistem yang mendukung pelaporan dan pemantauan kepatuhan terhadap syarat kontrak.

Cara Menghindarinya:

Kelola informasi vendor secara terpusat dan terstandarisasi. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk membangun hubungan yang baik dengan vendor dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

NetSuite menyediakan vendor record lengkap, termasuk histori transaksi, SLA, rating performa, dan integrasi langsung dengan proses PO dan pembayaran. Manajemen vendor mencakup pengelolaan barang maupun jasa, sehingga perusahaan dapat menganalisis, menegosiasikan, dan membangun hubungan dengan penyedia jasa maupun barang. Fungsi sistem manajemen vendor ini meliputi fleksibilitas, kustomisasi, serta kemampuan untuk memenuhi kebutuhan berbagai industri. Selain itu, layanan yang handal dari vendor dan dukungan pelanggan menjadi faktor penting dalam memastikan kelancaran operasional bisnis.

3. Tidak Melakukan 3-Way Matching

Tanpa 3-way matching antara PO, barang masuk , dan invoice, perusahaan berisiko membayar lebih dari seharusnya atau bahkan membayar barang yang belum diterima.

Cara Menghindarinya:

Terapkan sistem otomatis yang mencocokkan ketiga elemen tersebut sebelum invoice dibayar. Proses 3-way matching ini membantu penghematan biaya dengan mencegah pembayaran berlebih atau kesalahan pembayaran kepada vendor.

NetSuite memiliki fitur otomatis 3-way match, yang hanya mengizinkan pembayaran jika PO, penerimaan, dan invoice benar-benar sesuai. Penggunaan software untuk mengotomatisasi proses 3-way matching juga meningkatkan efisiensi dan integrasi dengan sistem bisnis lainnya.

4. Tidak Terhubung dengan Anggaran Perusahaan

Divisi procurement yang bekerja tanpa akses ke data anggaran cenderung menyebabkan pengeluaran yang tidak terkontrol.

Cara Menghindarinya:

Pastikan sistem pengadaan terintegrasi langsung dengan data budgeting secara real time, termasuk sumber data yang digunakan untuk perencanaan anggaran.

Manfaat integrasi procurement dengan budgeting adalah memberikan kontrol yang lebih baik, efisiensi proses, serta meminimalkan risiko pemborosan anggaran.

Modul budget control pada NetSuite akan menolak PR/PO yang melebihi alokasi anggaran, atau mengarahkan ke level approval lebih tinggi secara otomatis.

5. Kurangnya Visibilitas dan Pelaporan Real Time

Tanpa data real time, manajemen sulit melihat tren pembelian, vendor aktif, atau performa procurement secara keseluruhan.

Cara Menghindarinya:

Gunakan dashboard yang bisa menampilkan laporan secara langsung dan fleksibel dengan dukungan perangkat seperti mobile devices atau sensor untuk pengumpulan data secara real-time.

NetSuite menyediakan dashboard & reporting real time yang bisa dikustomisasi per divisi, pengguna, atau jenis pengeluaran.

6. Masih Mengandalkan Proses Manual

Proses manual seperti form kertas, Excel, dan email menyulitkan pelacakan serta rawan kesalahan input.

Cara Menghindarinya:

Otomatisasi proses pengadaan dari awal hingga akhir. Dengan NetSuite, seluruh alur procure-to-pay bisa berjalan otomatis.

Mulai dari PR, PO, approval, penerimaan barang, hingga pembayaran vendor, semua dalam satu sistem cloud. Otomatisasi ini juga membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar yang berlaku.

Implementasi

Implementasi otomatisasi proses bisnis membutuhkan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang terstruktur agar hasilnya optimal.

Dalam proses pengadaan, otomatisasi dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, mempercepat alur kerja, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan memanfaatkan teknologi digital, perusahaan mampu mengelola proses bisnis secara otomatis dan real time, sehingga kinerja tim meningkat dan risiko kesalahan manual dapat diminimalkan.

Langkah awal yang penting adalah menganalisis proses bisnis yang sudah berjalan dan mengidentifikasi area yang paling membutuhkan otomatisasi.

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda, sehingga solusi yang diterapkan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan mengandalkan data dan informasi yang akurat, perusahaan dapat menentukan strategi otomatisasi yang efektif dan mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data.

Penggunaan aplikasi digital dan teknologi cloud juga menjadi kunci dalam implementasi otomatisasi proses bisnis.

Sistem berbasis cloud memungkinkan akses data dan informasi secara real time dari mana saja, sehingga kolaborasi antar tim dan pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.

Selain itu, aplikasi digital dapat membantu mengelola proses pengadaan, memantau aktivitas, serta memastikan setiap langkah berjalan sesuai prosedur.

Agar implementasi berjalan lancar, perusahaan perlu memastikan seluruh karyawan memahami perubahan yang terjadi.

Pelatihan dan dukungan yang memadai sangat penting agar tim dapat beradaptasi dengan sistem baru.

Selain itu, pembaruan dokumen dan alur kerja harus dilakukan agar semua proses sesuai dengan standar terbaru dan mendukung tujuan bisnis.

Dengan implementasi otomatisasi proses bisnis yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memperkuat hubungan dengan karyawan maupun pelanggan.

Otomatisasi tidak hanya membantu mengelola proses pengadaan secara efektif, tetapi juga mendorong peningkatan kinerja dan daya saing perusahaan di era digital.

Procurement Cerdas Butuh Sistem yang Terintegrasi dan Otomatisasi Proses

Dari 6 kesalahan di atas, terlihat jelas bahwa kunci utama perbaikannya adalah integrasi dan otomatisasi.

Sebagai contoh, dengan sistem ERP terintegrasi, proses permintaan pembelian hingga persetujuan dapat berjalan otomatis tanpa perlu input manual berulang, sehingga mengurangi risiko keterlambatan dan human error.

NetSuite ERP menjadi solusi yang tepat karena menggabungkan procurement, finance, budgeting, vendor management, dan reporting dalam satu platform.

Salah satu kesalahan umum dalam procurement adalah menganggap proses pembelian hanya soal memilih vendor termurah, padahal sistem terintegrasi membantu memastikan keputusan didasarkan pada data dan analisis menyeluruh, bukan sekadar harga.

Dengan begitu, tim procurement bisa bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih strategis.

Bukan sekadar memproses pembelian, tapi juga menjadi mitra penting dalam efisiensi bisnis.

Procurement bukan hanya urusan membeli barang. Ini soal pengendalian biaya, efisiensi proses, dan pengambilan keputusan berbasis data.

6 kesalahan tadi bisa dihindari dengan satu pendekatan utama yaitu menggunakan sistem ERP yang terintegrasi seperti NetSuite.

Ingin tahu bagaimana NetSuite ERP bisa bantu tim procurement Anda bekerja lebih efisien dan transparan? Jadwalkan demo gratis bersama tim Virtuenet.