6 Kesalahan Umum dalam Procurement dan Cara Menghindarinya

Procurement atau pengadaan barang dan jasa adalah salah satu fungsi vital dalam perusahaan.

Kalau prosesnya berjalan lancar, operasional jadi efisien dan biaya bisa ditekan.

Tapi kalau ada yang salah? Dampaknya bisa langsung terasa dari pemborosan anggaran sampai terganggunya aktivitas bisnis.

Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan-kesalahan klasik dalam procurement.

Entah karena sistem yang belum terstandarisasi, proses manual yang memakan waktu, atau kurangnya visibilitas atas data pembelian.

Di sinilah peran Enterprise Resource Planning (ERP) seperti NetSuite menjadi sangat penting.

Dengan sistem ERP yang terintegrasi, perusahaan bisa mengelola seluruh proses procurement secara otomatis dan terpusat.

Mulai dari permintaan pembelian, approval, pembuatan PO, hingga pelaporan anggaran.

Artikel ini akan membahas 6 kesalahan paling umum dalam procurement, lengkap dengan solusi yang bisa langsung Anda terapkan.

Termasuk bagaimana NetSuite dapat membantu menyederhanakan semuanya. Yuk, kita bahas satu per satu!

1. Tidak Ada Proses Approval yang Terstruktur

Pernah menemukan pengajuan pembelian yang tiba-tiba muncul tanpa sepengetahuan atasan? Atau pembelian barang yang ternyata tidak terlalu dibutuhkan?

Hal ini sering terjadi karena tidak adanya alur persetujuan (approval) yang jelas. Jika dibiarkan, bisa membuka peluang pembelian impulsif atau tidak sesuai kebutuhan.

Cara Menghindarinya:

Gunakan sistem yang memungkinkan Anda membangun workflow persetujuan digital berdasarkan struktur organisasi dan nilai transaksi.

Modul approval di NetSuite bisa disesuaikan per divisi, level jabatan, hingga limit budget, lengkap dengan notifikasi otomatis dan audit trail.

2. Pengelolaan Vendor yang Berantakan

Kalau saat memilih vendor Anda masih mengandalkan spreadsheet manual, saatnya waspada.

Tanpa data yang rapi dan historis, sulit mengevaluasi performa vendor atau melakukan perbandingan harga.

Cara Menghindarinya:

Kelola informasi vendor secara terpusat dan terstandarisasi.

NetSuite menyediakan vendor record lengkap, termasuk histori transaksi, SLA, rating performa, dan integrasi langsung dengan proses PO dan pembayaran.

3. Tidak Melakukan 3-Way Matching

Tanpa 3-way matching antara PO, barang masuk , dan invoice, perusahaan berisiko membayar lebih dari seharusnya atau bahkan membayar barang yang belum diterima.

Cara Menghindarinya:

Terapkan sistem otomatis yang mencocokkan ketiga elemen tersebut sebelum invoice dibayar.

NetSuite memiliki fitur otomatis 3-way match, yang hanya mengizinkan pembayaran jika PO, penerimaan, dan invoice benar-benar sesuai.

4. Tidak Terhubung dengan Anggaran Perusahaan

Divisi procurement yang bekerja tanpa akses ke data anggaran cenderung menyebabkan pengeluaran yang tidak terkontrol.

Cara Menghindarinya:

Pastikan sistem pengadaan terintegrasi langsung dengan data budgeting secara real time.

Modul budget control pada NetSuite akan menolak PR/PO yang melebihi alokasi anggaran, atau mengarahkan ke level approval lebih tinggi secara otomatis.

5. Kurangnya Visibilitas dan Pelaporan Real Time

Tanpa data real time, manajemen sulit melihat tren pembelian, vendor aktif, atau performa procurement secara keseluruhan.

Cara Menghindarinya:

Gunakan dashboard yang bisa menampilkan laporan secara langsung dan fleksibel.

NetSuite menyediakan dashboard & reporting real time yang bisa dikustomisasi per divisi, pengguna, atau jenis pengeluaran.

6. Masih Mengandalkan Proses Manual

Proses manual seperti form kertas, Excel, dan email menyulitkan pelacakan serta rawan kesalahan input.

Cara Menghindarinya:

Otomatisasi proses pengadaan dari awal hingga akhir. Dengan NetSuite, seluruh alur procure-to-pay bisa berjalan otomatis.

Mulai dari PR, PO, approval, penerimaan barang, hingga pembayaran vendor, semua dalam satu sistem cloud.

Procurement Cerdas Butuh Sistem yang Terintegrasi

Dari 6 kesalahan di atas, terlihat jelas bahwa kunci utama perbaikannya adalah integrasi dan otomatisasi.

NetSuite ERP menjadi solusi yang tepat karena menggabungkan procurement, finance, budgeting, vendor management, dan reporting dalam satu platform.

Dengan begitu, tim procurement bisa bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih strategis.

Bukan sekadar memproses pembelian, tapi juga menjadi mitra penting dalam efisiensi bisnis.

Procurement bukan hanya urusan membeli barang. Ini soal pengendalian biaya, efisiensi proses, dan pengambilan keputusan berbasis data.

6 kesalahan tadi bisa dihindari dengan satu pendekatan utama yaitu menggunakan sistem ERP yang terintegrasi seperti NetSuite.

Ingin tahu bagaimana NetSuite ERP bisa bantu tim procurement Anda bekerja lebih efisien dan transparan? Jadwalkan demo gratis bersama tim Virtuenet.