Sudah Digital Tapi Masih Lambat? Ini Masalah Umum Tim Finance

Di era digital seperti sekarang, transformasi proses keuangan menjadi langkah penting bagi perusahaan yang ingin bergerak lebih cepat dan efisien.

Selain itu, terdapat beberapa jenis transformasi digital yang relevan untuk tim finance, seperti transformasi proses, model bisnis, dan organisasi.

Banyak tim finance yang sudah tidak lagi menggunakan kertas, sudah menginput transaksi melalui software, bahkan terbiasa dengan sistem digitalisasi.

Namun pertanyaannya:

Mengapa prosesnya masih lambat, meskipun sudah ada upaya mengoptimalkan proses internal sebagai bagian dari transformasi digital?

Mengapa approval masih tersendat?

Mengapa laporan keuangan tetap molor di akhir bulan?

Jika hal ini juga terjadi di perusahaan Anda, artikel ini akan membantu Anda untuk memahami akar masalahnya dan bagaimana mengatasinya dengan solusi yang tepat. Selain itu, penting untuk menentukan tujuan transformasi digital agar solusi yang diambil sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Peran pemimpin sangat krusial dalam memimpin proses transformasi digital dan mendorong terciptanya budaya inovasi di seluruh organisasi.

Pengenalan Masalah

Dalam menjalankan proses bisnis, pengenalan masalah menjadi fondasi utama untuk meningkatkan efisiensi dan menekan biaya operasional perusahaan. Di era digital, kemampuan untuk mengidentifikasi hambatan dalam alur kerja sangat penting agar perusahaan dapat mengembangkan strategi yang tepat dan mengambil keputusan secara cepat. Dengan memanfaatkan teknologi digital, perusahaan bisa mendapatkan informasi real-time dan melakukan analisis data yang lebih mendalam, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lebih akurat dan efektif. Langkah awal ini tidak hanya membantu perusahaan memahami kebutuhan bisnis secara menyeluruh, tetapi juga membuka peluang untuk meningkatkan proses bisnis dan mengurangi risiko kesalahan di masa depan. Selain itu, transformasi digital dapat membuka peluang bagi perusahaan untuk memasuki atau memperluas pasar baru, sehingga jangkauan bisnis menjadi lebih luas dan potensi pertumbuhan semakin besar. Oleh karena itu, pengenalan masalah merupakan tahap kritikal dalam perjalanan transformasi digital yang bertujuan untuk meningkatkan daya saing dan efisiensi perusahaan.

Proses Bisnis Tim Finance Saat Ini

Banyak tim finance di perusahaan masih menjalankan proses bisnis secara manual, mulai dari pencatatan transaksi di spreadsheet hingga pembuatan laporan keuangan dengan dokumen kertas. Cara kerja seperti ini sering kali memicu kesalahan, memperlambat alur kerja, dan mengurangi efisiensi tim secara keseluruhan. Selain itu, proses manual membuat pengelolaan data keuangan menjadi kurang efektif dan menyulitkan pengambilan keputusan yang cepat. Dengan beralih ke sistem digital, tim finance dapat mengotomasi tugas-tugas rutin, mempercepat proses pembuatan laporan, serta meningkatkan akurasi data keuangan. Sistem digital juga membantu tim dalam mengelola informasi secara terpusat, sehingga pengambilan keputusan bisnis dapat dilakukan lebih cepat dan produktivitas tim meningkat. Transformasi ini tidak hanya mengurangi beban kerja manual, tetapi juga mendukung tim finance untuk berperan lebih strategis dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Kenapa Tim Finance Tetap Lambat Padahal Sudah Digital?

Banyak perusahaan mengira bahwa dengan menggunakan software akuntansi atau tools keuangan, semua masalah otomatis selesai. Namun, seringkali masih terdapat aktivitas operasional yang belum efisien meskipun sudah digital. Tapi kenyataannya, proses keuangan tetap terasa berat dan makan waktu. Inilah mengapa banyak perusahaan mulai beralih ke solusi ERP berbasis cloud seperti NetSuite.

Selain itu, penting untuk menerapkan manajemen proyek yang terstruktur dalam setiap inisiatif transformasi digital. Perencanaan proyek yang matang, pengelolaan risiko, dan penyelarasan proyek dengan tujuan organisasi sangat krusial untuk memastikan keberhasilan transformasi tersebut.

1. Sistem Sudah Digital, Tapi Masih Terpisah-pisah

Beberapa tim finance menggunakan tools berbeda untuk input data, budgeting, approval, hingga pelaporan. Pentingnya mengintegrasikan berbagai komponen sistem keuangan agar data dapat mengalir dengan lancar tidak bisa diabaikan.

Akibatnya, mereka harus buka banyak tab, pindah-pindah aplikasi, dan menggabungkan data manual.

➡️ Prosesnya jadi lambat, berantakan, dan rawan error.

2. Approval Sudah Online, Tapi Belum Otomatis

Walaupun pengajuan dilakukan lewat sistem digital, tapi approval masih harus ditunggu manual. Risiko salah dalam proses approval manual dapat menyebabkan keterlambatan dan kesalahan data. Selain itu, pentingnya memantau status persetujuan secara real time untuk menghindari keterlambatan seringkali terabaikan. Kalau yang approve sedang cuti atau sibuk, proses bisa berhenti total.

➡️ Workflow tidak berjalan otomatis, tim keuangan pun tertahan.

3. Data Keuangan Tidak Real-Time

Data baru bisa diakses akhir minggu atau akhir bulan. Padahal bisnis bergerak setiap hari. Keputusan penting akhirnya diambil berdasarkan informasi yang sudah tidak relevan.

Pengguna membutuhkan akses data keuangan secara real time untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat.

➡️ Minimnya visibilitas bikin perusahaan lambat ambil keputusan.

4. Penggabungan Laporan Masih Manual

Perusahaan dengan banyak cabang sering kesulitan saat harus menggabungkan laporan keuangan. Format berbeda, sistem berbeda, bikin prosesnya lama dan membingungkan. Pentingnya melibatkan pihak-pihak terkait dalam proses penggabungan laporan agar hasilnya akurat dan menyeluruh.

➡️ Closing keuangan bisa molor sampai berminggu-minggu.

5. Automasi Masih Terbatas

Banyak proses masih dikerjakan manual: mulai dari rekonsiliasi, pengingat approval, hingga pelaporan keuangan. Akibatnya, tim keuangan kehabisan waktu untuk tugas strategis. Padahal, automasi dapat membuat proses keuangan menjadi lebih mudah dan efisien, sehingga pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu bisa diselesaikan dengan cepat.

➡️ Potensi automasi belum dimanfaatkan secara maksimal. Berbagai fungsi keuangan seperti rekonsiliasi, approval, pelaporan, dan budgeting sebenarnya dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu dan mengurangi beban kerja manual.

Seluruh tantangan di atas memiliki satu kesamaan yaitu sistem digital yang digunakan belum terintegrasi dan belum otomatis sepenuhnya. Inilah mengapa banyak perusahaan mulai beralih ke solusi ERP berbasis cloud seperti NetSuite.

Dengan NetSuite, Anda tidak perlu lagi bergantung pada banyak tools terpisah. Seluruh proses keuangan mulai dari pencatatan transaksi, approval, budgeting, hingga pelaporan tersedia dalam satu platform yang saling terhubung dan berjalan secara real-time.

Artinya:

• Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi

• Approval berjalan otomatis sesuai alur organisasi

• Laporan bisa diakses kapan saja tanpa harus menunggu

• Budget dan realisasi dapat dipantau langsung

• Konsolidasi antar cabang hanya perlu satu klik, bukan kompilasi manual

NetSuite membantu tim finance Anda untuk bekerja lebih cepat, lebih efisien, dan lebih strategis bukan sekadar mengganti alat kerja, tetapi mengubah cara kerja secara menyeluruh.

Strategi Transformasi Digital untuk Tim Finance

Agar transformasi digital benar-benar memberikan dampak positif bagi tim finance, perusahaan perlu menyusun strategi yang terstruktur dan terintegrasi dengan proses bisnis yang sudah berjalan. Langkah awal yang krusial adalah melakukan analisis kebutuhan secara mendalam—mulai dari mengidentifikasi proses manual yang masih memakan waktu hingga menentukan area mana yang paling membutuhkan peningkatan efisiensi. Dengan memahami kebutuhan spesifik tim finance, perusahaan dapat memilih solusi digital yang tepat untuk membantu pengelolaan data keuangan, mempercepat pembuatan laporan, dan mendukung pengambilan keputusan secara real time.

Penerapan teknologi digital yang sesuai akan meningkatkan produktivitas karyawan, mengurangi biaya operasional, dan memudahkan tim dalam menjalankan proses keuangan sehari-hari. Selain itu, strategi transformasi digital yang baik juga harus mempertimbangkan kemudahan penggunaan sistem bagi seluruh tim, serta menyediakan pelatihan yang memadai agar setiap karyawan dapat beradaptasi dengan perubahan. Dengan mengembangkan solusi yang mudah diakses dan terintegrasi, perusahaan dapat memastikan bahwa proses bisnis berjalan lebih efisien dan tujuan transformasi digital tercapai secara optimal.

Implementasi Transformasi Digital: Dari Rencana ke Aksi

Setelah strategi dan kebutuhan tim finance terpetakan dengan jelas, tahap berikutnya adalah implementasi transformasi digital secara terencana. Proses ini dimulai dengan menyusun rencana implementasi yang mencakup langkah-langkah detail, penentuan sumber daya yang diperlukan, serta penetapan timeline yang realistis. Setiap komponen sistem digital—mulai dari perangkat lunak, infrastruktur, hingga sumber daya manusia—harus diintegrasikan dengan baik agar proses bisnis berjalan lancar dan efisien.

Selama implementasi, perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan mendapatkan pelatihan dan dukungan yang cukup untuk mengoperasikan sistem digital secara efektif. Keterlibatan tim finance dalam setiap tahap implementasi juga sangat penting untuk memastikan solusi yang diadopsi benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan pendekatan yang terstruktur dan kolaboratif, perusahaan dapat meminimalkan hambatan, mempercepat adopsi teknologi, dan memastikan bahwa tujuan bisnis tercapai melalui proses digital yang lebih efisien.

Evaluasi dan Pemeliharaan Transformasi Digital

Transformasi digital tidak berhenti pada tahap implementasi saja. Evaluasi dan pemeliharaan sistem digital secara berkala menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa seluruh proses bisnis tetap berjalan efektif dan efisien. Perusahaan perlu melakukan analisis kinerja sistem, mengidentifikasi potensi masalah, serta memberikan rekomendasi perbaikan agar sistem digital selalu relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Pemeliharaan rutin terhadap perangkat, infrastruktur, dan sumber daya manusia juga sangat penting untuk menjaga performa sistem digital. Dengan memastikan semua komponen tetap terjaga dan up-to-date, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pencapaian tujuan bisnis jangka panjang. Evaluasi yang konsisten akan membantu perusahaan mengidentifikasi peluang peningkatan, mengurangi risiko, dan memastikan bahwa investasi dalam transformasi digital terus memberikan manfaat maksimal bagi seluruh organisasi.

Perbandingan: Sistem Konvensional vs ERP NetSuite

Agar lebih jelas, berikut perbandingan langsung antara sistem keuangan konvensional dengan NetSuite ERP:

Aspek	Sistem Konvensional	NetSuite ERP
Approval	Manual via email/chat	Otomatis & tersentralisasi
Laporan Keuangan	Disusun manual, lama	Real-time & siap ditarik kapan saja
Penggabungan Cabang	Butuh rekap manual, rentan error	Otomatis menggabungkan laporan dari berbagai unit bisnis dan mata uang berbeda
Monitoring Anggaran	Lewat spreadsheet terpisah	Tersedia dalam dashboard terpadu
Visibilitas Data	Tertunda, tidak real-time	Terintegrasi & real-time
Kolaborasi Tim	Tidak terhubung antar tim	Terintegrasi antar bagian dan divisi

Dengan gambaran visual ini, Anda dapat melihat dengan jelas bagaimana ERP seperti NetSuite menyatukan proses keuangan secara menyeluruh. Penting juga untuk memastikan produk ERP yang digunakan sudah teruji dan siap pakai agar operasional berjalan lancar. Selain itu, layanan dukungan yang disediakan oleh penyedia ERP sangat membantu dalam proses implementasi dan pemeliharaan sistem. Integrasi ERP juga didukung oleh perangkat digital seperti komputer, server, dan smartphone yang memastikan operasional sistem berjalan optimal di berbagai unit bisnis.

Fitur-Fitur NetSuite yang Mendukung Finance

Beberapa fitur unggulan yang membuat proses keuangan jadi lebih efisien:

1. Automated Approval Workflow

Setiap pengajuan masuk langsung ke jalur persetujuan sesuai struktur organisasi—tanpa harus dikejar via email atau chat. Otomatisasi ini memungkinkan karyawan untuk lebih fokus pada tugas strategis yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

2. Real-Time Dashboard & Reporting

Pimpinan perusahaan dapat melihat kondisi keuangan terkini kapan pun dibutuhkan, sementara manajemen dapat mengawasi dan mengoptimalkan proses keuangan secara menyeluruh melalui sistem ERP.

3. Budgeting & Forecasting Tools

Pengaturan dan pelacakan anggaran lebih akurat, membantu pengambilan keputusan yang tepat. Penting juga untuk menentukan KPI dan target keuangan yang jelas agar kinerja tim finance dapat dipantau secara efektif.

4. Multi-Entity & Multi-Currency Support

Memudahkan penggabungan laporan dari berbagai unit usaha atau anak perusahaan, bahkan jika menggunakan mata uang yang berbeda.

Transformasi digital di dunia finance bukan soal menggunakan lebih banyak aplikasi, tapi soal bagaimana semua proses saling terhubung dan otomatis. Automasi proses keuangan dapat meningkatkan laba perusahaan dengan mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi kerja.

Jika perusahaan Anda sudah digital tapi masih lambat, mungkin saatnya evaluasi bukan hanya tools-nya, tapi juga alur kerjanya. Sistem ERP juga memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi sumber masalah secara cepat sehingga solusi dapat segera diambil.

Dengan sistem ERP seperti NetSuite, tim finance Anda bisa fokus pada analisa dan strategi, bukan lagi tenggelam dalam pekerjaan administratif.

Pelajari bagaimana sistem ERP modern seperti NetSuite dapat membantu menyederhanakan proses keuangan dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Get Started