Approval Masih Pakai Kertas? Ini 5 Cara Bikin Proses Persetujuan Lebih Cepat

Proses approval seharusnya membantu bisnis mengambil keputusan dengan lebih rapi. Namun dalam praktiknya, banyak perusahaan masih menghadapi proses persetujuan yang lambat karena bergantung pada kertas, tanda tangan manual, chat personal, atau dokumen yang harus berpindah dari satu meja ke meja lain.

Masalahnya, semakin banyak divisi yang terlibat, semakin panjang juga proses approval yang harus dilalui. Mulai dari pengajuan reimbursement, cuti, pembelian barang, pembayaran vendor, pengajuan budget, hingga approval operasional harian, semuanya bisa menjadi bottleneck jika tidak memiliki sistem yang jelas.

Bayangkan ketika satu dokumen harus disetujui oleh beberapa orang. Staff harus mencetak dokumen, membawa dokumen tersebut ke ruangan atasan, menunggu tanda tangan, lalu melanjutkannya ke pihak berikutnya. Jika salah satu approver sedang meeting, tidak ada di kantor, atau dokumen tertinggal, proses bisa tertunda berjam-jam bahkan berhari-hari.

Kondisi seperti ini bukan hanya memperlambat pekerjaan, tetapi juga membuat monitoring menjadi sulit. Tim tidak selalu tahu posisi approval sudah sampai di mana, siapa yang belum menyetujui, dan apakah request tersebut sudah bisa diproses lebih lanjut. Akibatnya, pekerjaan lain ikut tertahan hanya karena satu approval belum selesai.

Baca Selengkapnya: 3 Cara Bikin Follow-Up Email Lebih Cepat Tanpa Download Attachment Manual

Kenapa Approval Manual Bisa Menghambat Produktivitas?

Approval manual sering dianggap sebagai hal kecil, padahal dampaknya bisa besar bagi operasional perusahaan. Ketika proses persetujuan masih menggunakan kertas, perusahaan akan lebih sulit menjaga kecepatan, transparansi, dan akurasi proses kerja.

Pertama, prosesnya memakan waktu. Tim harus mencari approver secara langsung, mengirim dokumen fisik, atau follow up melalui chat berkali-kali. Ini membuat waktu kerja yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan utama justru habis untuk mengejar persetujuan.

Kedua, dokumen lebih mudah tercecer. Form approval yang dicetak bisa tertinggal, terselip, atau sulit dilacak ketika dibutuhkan kembali. Jika dokumen tersebut berhubungan dengan pengeluaran, procurement, atau kebijakan internal, risiko administrasinya tentu semakin besar.

Ketiga, tidak ada visibility yang real-time. Saat approval berjalan manual, tim sering tidak tahu status request secara pasti. Apakah sudah disetujui? Masih menunggu manager? Atau belum sampai ke direksi? Ketidakjelasan ini membuat proses kerja menjadi kurang efisien.

Keempat, proses approval sulit distandarkan. Setiap divisi bisa punya format pengajuan yang berbeda, alur persetujuan yang tidak konsisten, dan cara follow up yang berbeda-beda. Akibatnya, perusahaan sulit membangun workflow yang rapi dan mudah dikontrol.

5 Cara Bikin Proses Persetujuan Lebih Cepat

1. Ubah Form Approval Manual Menjadi Digital

Langkah pertama untuk mempercepat approval adalah mengubah form manual menjadi form digital. Dengan form digital, tim tidak perlu lagi mencetak dokumen, mengisi secara manual, atau membawa kertas ke ruangan approver.

Form digital membantu proses pengajuan menjadi lebih sederhana. Staff cukup mengisi data yang dibutuhkan melalui perangkat kerja, lalu request bisa langsung dikirimkan ke pihak yang bertanggung jawab. Ini sangat membantu untuk kebutuhan seperti cuti, reimbursement, purchase request, business trip, atau approval operasional lainnya.

Di dalam ekosistem kerja modern, form digital juga bisa dibuat lebih terstruktur. Field yang wajib diisi dapat ditentukan sejak awal, sehingga pengajuan tidak mudah kurang data. Hal ini membantu approver mengambil keputusan dengan lebih cepat karena informasi yang dibutuhkan sudah tersedia dalam satu form.

2. Buat Alur Approval Otomatis Sesuai Struktur Perusahaan

Salah satu masalah terbesar dalam approval manual adalah proses routing yang tidak jelas. Tim sering harus bertanya, “Ini harus minta approval ke siapa dulu?” atau “Setelah manager, dokumen ini harus dikirim ke divisi mana?”

Dengan sistem approval digital, perusahaan dapat membuat alur persetujuan otomatis berdasarkan kebutuhan internal. Misalnya, pengajuan dengan nominal kecil cukup disetujui oleh manager. Namun untuk pengajuan dengan nominal besar, approval bisa otomatis diteruskan ke head of department atau direksi.

Di sinilah Lark Approval dapat membantu perusahaan membuat workflow yang lebih rapi. Melalui Lark Approval, perusahaan dapat membuat form pengajuan dan mengatur alur persetujuan sesuai aturan organisasi. Request yang masuk dapat diarahkan secara otomatis ke approver yang tepat, tanpa perlu follow up manual dari satu orang ke orang lain.

Bagi perusahaan yang memiliki banyak divisi, approval bertingkat seperti ini sangat membantu. Proses menjadi lebih konsisten, lebih mudah dipantau, dan tidak bergantung pada pengiriman dokumen fisik.

3. Pastikan Status Approval Bisa Dipantau Secara Real-Time

Approval yang cepat bukan hanya soal request dikirim lebih mudah, tetapi juga soal statusnya bisa dipantau dengan jelas. Dalam proses manual, tim sering harus menanyakan status approval melalui chat atau bertanya langsung kepada admin. Cara ini tidak efisien dan bisa mengganggu pekerjaan banyak orang.

Melalui Lark Approval, status pengajuan dapat lebih mudah dipantau. Tim dapat mengetahui apakah request masih menunggu approval, sudah disetujui, atau ditolak. Dengan visibility seperti ini, setiap pihak memiliki informasi yang lebih jelas tanpa harus melakukan follow up berulang kali.

Hal ini juga membantu leader dalam melihat bottleneck. Jika banyak approval tertahan di satu titik, perusahaan bisa mengevaluasi apakah alurnya terlalu panjang, approver terlalu banyak, atau ada proses yang perlu disederhanakan.

Dalam jangka panjang, visibility seperti ini dapat membantu perusahaan membangun proses kerja yang lebih sehat. Approval tidak lagi menjadi proses yang gelap dan sulit dilacak, melainkan bagian dari workflow yang transparan.

Baca Selengkapnya: Banyak Aplikasi Bikin Ribet? Ini 5 Cara Monitoring Tim Lebih Efisien

4. Gunakan Template Approval untuk Kebutuhan Berulang

Banyak pengajuan di perusahaan sebenarnya bersifat repetitif. Contohnya reimbursement, cuti, pembelian barang, pembayaran vendor, pengajuan budget, dan kebutuhan perjalanan dinas. Jika setiap request harus dibuat dari nol, waktu kerja akan banyak terbuang untuk hal administratif.

Dengan template approval, perusahaan dapat membuat format pengajuan yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing proses. Staff cukup mengisi data yang diperlukan, lalu sistem akan menjalankan alur approval sesuai aturan yang sudah ditentukan.

Customer story YiFang menunjukkan bagaimana perubahan ini bisa berdampak nyata. Sebelumnya, proses approval dilakukan menggunakan kertas dan staff harus datang langsung ke office direksi untuk meminta tanda tangan. Jika ada beberapa tanda tangan yang dibutuhkan, mereka harus pergi ke beberapa ruangan untuk menyelesaikan satu proses approval.

Setelah proses tersebut dirangkum ke dalam form digital, tim cukup duduk di meja kerja, mengisi template yang sudah tersedia, lalu sistem secara otomatis meminta approval ke pihak yang sesuai. Proses yang sebelumnya membutuhkan perpindahan fisik dari satu ruangan ke ruangan lain menjadi jauh lebih ringkas.

5. Hubungkan Approval dengan Data dan Monitoring

Approval bukan hanya soal menyetujui atau menolak request. Data dari proses approval juga penting untuk membantu perusahaan mengambil keputusan. Misalnya, berapa banyak request reimbursement yang masuk setiap bulan, divisi mana yang paling banyak mengajukan purchase request, atau approval jenis apa yang paling sering tertunda.

Dengan sistem yang terintegrasi, data approval dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi. Perusahaan bisa melihat pola pengajuan, mengukur efisiensi proses, dan menemukan area yang perlu diperbaiki.

Dalam ekosistem Lark, proses approval dapat terhubung dengan fitur lain seperti Lark Base untuk membantu pengelolaan data dan monitoring. Dengan begitu, approval tidak hanya selesai sebagai proses administratif, tetapi juga menjadi sumber insight untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Bagi perusahaan yang ingin membangun sistem kerja lebih rapi, integrasi seperti ini sangat penting. Tim tidak hanya bekerja lebih cepat, tetapi juga memiliki data yang lebih jelas untuk mengambil keputusan.

Saatnya Beralih dari Approval Manual ke Workflow Digital

Proses approval yang masih menggunakan kertas mungkin terlihat sederhana, tetapi bisa menjadi hambatan besar ketika perusahaan terus bertumbuh. Semakin banyak karyawan, divisi, cabang, dan kebutuhan operasional, semakin besar juga risiko approval tertunda, dokumen tercecer, dan proses kerja menjadi tidak efisien.

Dengan Lark dan Lark Approval, perusahaan dapat mulai membangun proses persetujuan yang lebih cepat, rapi, dan transparan. Form approval bisa dibuat secara digital, alur persetujuan dapat berjalan otomatis, status request lebih mudah dipantau, dan data approval dapat digunakan untuk monitoring yang lebih baik.

Perubahan ini bukan hanya soal mengganti kertas menjadi form online. Lebih dari itu, perusahaan dapat menciptakan workflow yang lebih terstruktur, sehingga tim tidak lagi membuang waktu untuk mengejar tanda tangan manual atau mencari status approval yang tidak jelas.

Ingin Proses Approval Bisnis Lebih Cepat dan Paperless?

Virtuenet by Prasetia siap membantu perusahaan Anda mengeksplorasi bagaimana Lark Approval dapat diterapkan sesuai kebutuhan workflow internal, mulai dari approval HR, finance, procurement, operasional, hingga kebutuhan lintas divisi lainnya.

Jika bisnis Anda masih menghadapi approval manual, dokumen kertas, atau proses persetujuan yang sering tertunda, ini saat yang tepat untuk mulai membangun sistem kerja yang lebih efisien.

Hubungi Virtuenet by Prasetia untuk konsultasi dan demo Lark Approval, lalu temukan cara membuat proses approval perusahaan menjadi lebih cepat, rapi, dan mudah dipantau.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet:

• Lark vs. Microsoft Teams: Alat Komunikasi dan Kolaborasi Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

• 7 Langkah Lapor PPh 21 Karyawan Tanpa Ribet Bolak-Balik di Coretax

• 7 Cara Ampuh Mencegah Fraud Deepfake di Bisnis Retail

• 5 Cara Meningkatkan Closing Sales dari Leads yang Sudah Masuk

• 7 Cara Lark AnyGen Bantu Mengelola Report, Task, dan Follow-Up Tim

FAQ (Frequently Ask Question)

1. Apa itu Lark Approval?

   Lark Approval adalah fitur dari Lark yang membantu perusahaan membuat proses approval secara digital. Tim dapat mengajukan request melalui form, lalu sistem akan meneruskan approval ke pihak yang sesuai berdasarkan workflow yang sudah ditentukan.

2. Apakah Lark Approval bisa digunakan untuk berbagai jenis pengajuan?

   Ya. Lark Approval dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti cuti, reimbursement, business trip, purchase request, pembayaran vendor, pengajuan budget, dan proses approval internal lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Kenapa perusahaan perlu mengganti approval manual dengan approval digital?

   Approval digital membantu proses persetujuan menjadi lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau. Tim tidak perlu lagi mencetak dokumen, mengejar tanda tangan manual, atau follow up status approval secara berulang melalui chat.