Approval Pembayaran Vendor Masih Manual? Ini 5 Cara Bikin Prosesnya Lebih Rapi

Dalam operasional bisnis, pembayaran vendor bukan sekadar urusan transfer dana. Di baliknya, ada proses pengajuan, pengecekan dokumen, validasi nominal, persetujuan atasan, hingga eksekusi pembayaran oleh tim finance. Masalahnya, proses ini sering kali masih dilakukan secara manual.

Misalnya, ada pengajuan pembayaran vendor yang harus ditandatangani dari beberapa level. Dari level paling bawah, naik ke supervisor, lalu manager, kemudian kepala divisi, sampai akhirnya ke pimpinan. Kalau salah satu approver sedang meeting, cuti, lupa cek dokumen, atau dokumennya tertahan di meja tertentu, proses pembayaran bisa ikut tertunda.

Kelihatannya sederhana, tapi dampaknya bisa cukup besar. Vendor bisa menunggu lebih lama. Tim finance harus follow up berkali-kali. Tim procurement ikut ditanya status pembayaran. Bahkan, hubungan dengan vendor bisa terganggu hanya karena proses internal yang belum tertata.

Nah, di sinilah perusahaan perlu mulai melihat approval bukan hanya sebagai proses administratif, tetapi sebagai bagian penting dari kelancaran operasional bisnis.

Kenapa Approval Pembayaran Vendor Sering Berantakan?

Approval manual biasanya punya satu masalah utama: terlalu banyak titik yang sulit dipantau. Ketika proses masih menggunakan kertas, tanda tangan manual, chat, atau email, tim sering kesulitan menjawab pertanyaan sederhana seperti:

• “Pengajuan ini sekarang ada di siapa?”

• “Sudah disetujui belum?”

• “Kenapa belum lanjut ke tahap berikutnya?”

• “Siapa yang perlu di-remind?”

Akhirnya, pekerjaan finance bukan hanya memproses pembayaran, tetapi juga menjadi “tim pengejar approval.” Harus chat satu per satu, telepon atasan, cek dokumen fisik, dan memastikan semua pihak sudah memberikan persetujuan.

Kalau pengajuan hanya satu atau dua mungkin masih bisa ditangani. Tapi kalau jumlah vendor banyak, invoice menumpuk, dan approval harus melewati beberapa level, proses manual bisa jadi bottleneck yang menghambat pekerjaan.

​Baca Selengkapnya: 7 Cara Mengubah Meeting Jadi Lebih Produktif dengan AI

5 Cara Bikin Approval Pembayaran Vendor Lebih Rapi

1. Ubah Proses Tanda Tangan Manual Jadi Workflow Digital

Langkah pertama adalah memindahkan proses approval dari kertas atau email ke sistem workflow digital. Dengan workflow digital, setiap pengajuan pembayaran bisa masuk ke sistem yang sama. Tim tidak perlu lagi membawa dokumen fisik dari satu meja ke meja lain atau mengirim email berulang kali untuk meminta persetujuan.

Alur approval juga bisa dibuat lebih jelas. Misalnya, pengajuan pembayaran vendor harus disetujui oleh finance staff, finance manager, head of department, lalu director. Semua tahapan ini dapat disusun dalam satu alur yang terstruktur. Jadi, begitu satu pihak menyetujui, pengajuan bisa otomatis lanjut ke pihak berikutnya. Tidak perlu lagi menunggu follow up manual yang sering membuat proses jadi lama.

2. Buat Antrian Approval yang Mudah Dipantau

Salah satu masalah terbesar dalam approval manual adalah tim tidak tahu posisi pengajuan saat ini.

• Apakah masih menunggu review?

• Apakah sudah disetujui sebagian?

• Apakah tertahan di salah satu approver?

• Atau justru belum masuk ke tahap pembayaran?

Dengan sistem approval digital, perusahaan bisa melihat daftar atau antrian approval dengan lebih rapi. Setiap pengajuan memiliki status yang lebih jelas, sehingga tim finance bisa memantau mana yang masih pending, mana yang sudah approved, dan mana yang perlu ditindaklanjuti.

Ini penting, terutama untuk pembayaran vendor yang memiliki tenggat waktu tertentu. Jika status approval bisa dipantau sejak awal, risiko keterlambatan pembayaran bisa dikurangi.

3. Gunakan Reminder Agar Approval Tidak Terlupakan

Dalam proses kerja sehari-hari, approver bisa saja lupa menyetujui pengajuan. Bukan karena tidak penting, tapi karena pekerjaan lain juga menumpuk.

Masalahnya, satu approval yang terlupakan bisa membuat seluruh proses pembayaran ikut tertunda. Karena itu, fitur reminder menjadi sangat penting. Dengan reminder, tim tidak perlu terus-menerus mengejar approver secara manual. Sistem dapat membantu mengingatkan pihak terkait agar pengajuan segera diproses.

Dalam konteks pembayaran vendor, reminder ini bisa membantu tim finance menjaga ritme pembayaran agar tidak melewati deadline. Jadi, bukan hanya lebih rapi, tetapi juga lebih aman untuk menjaga hubungan baik dengan vendor.

4. Pastikan Approval Bisa Dilakukan dari Mana Saja

Approval sering tertunda karena approver tidak sedang berada di kantor atau tidak sempat membuka laptop. Padahal, keputusan yang dibutuhkan mungkin hanya sederhana: cek nominal, validasi dokumen, lalu approve. Dengan sistem approval yang bisa diakses secara mobile, approver dapat meninjau dan menyetujui pengajuan dari mana saja. Ini sangat membantu untuk perusahaan dengan tim yang sering mobile, memiliki banyak cabang, atau melibatkan pimpinan yang jadwalnya padat.

Lark Approval sendiri dirancang sebagai platform approval yang mendukung proses persetujuan lebih praktis, termasuk akses mobile dan otomatisasi workflow dalam satu platform kerja.

5. Dokumentasikan Semua Approval dalam Satu Sistem

Approval pembayaran vendor sebaiknya tidak hanya cepat, tetapi juga terdokumentasi dengan baik. Kenapa? Karena proses pembayaran biasanya berkaitan dengan audit, laporan keuangan, kontrol internal, dan pertanggungjawaban antar divisi.

Kalau approval masih tersebar di chat, email, atau dokumen fisik, proses pengecekan ulang bisa memakan waktu. Tim harus mencari bukti persetujuan, membuka riwayat pesan, atau mengecek dokumen satu per satu. Dengan sistem digital, riwayat approval bisa tersimpan lebih rapi. Siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui, kapan disetujui, dan bagaimana statusnya dapat dilihat lebih jelas. Ini membantu perusahaan membangun proses yang lebih transparan dan akuntabel.

Bagaimana Lark Approval Membantu Proses Ini?

Lark Approval membantu perusahaan menggantikan proses approval offline yang rumit menjadi proses persetujuan digital yang lebih terstruktur. Menurut panduan resmi Lark, Lark Approval ditujukan untuk membantu organisasi meninggalkan metode approval offline dan menyelesaikan berbagai proses persetujuan secara digital. Untuk proses pembayaran vendor, Lark Approval dapat membantu dalam beberapa hal:

1. Membuat Alur Approval Bertingkat

Perusahaan dapat menyusun alur approval sesuai struktur internal. Misalnya, pengajuan pembayaran harus melewati beberapa level persetujuan sebelum akhirnya dieksekusi oleh finance. Ini cocok untuk perusahaan yang memiliki proses approval dari level 5 ke level 1, atau approval bertingkat berdasarkan nominal pembayaran.

2. Melihat Antrian Pengajuan dengan Lebih Rapi

Tim bisa melihat daftar approval yang sedang berjalan, sehingga pengajuan pembayaran tidak mudah tercecer. Setiap request punya status yang lebih mudah dipantau.

3. Mengirim Reminder ke Approver

Jika ada approval yang belum diproses, tim dapat menggunakan reminder agar pengajuan kembali mendapat perhatian. Ini membantu mengurangi risiko pembayaran vendor terlambat hanya karena approval lupa diproses.

4. Memproses Approval Lewat Satu Platform Kerja

Lark bukan hanya menyediakan approval, tetapi juga terhubung dengan tools kerja lain di dalam satu platform. Artinya, komunikasi, dokumen, workflow, dan kolaborasi tim bisa berjalan lebih terintegrasi.

5. Membantu Tim Finance Bekerja Lebih Efisien

Dengan proses yang lebih digital dan tertata, tim finance tidak perlu terlalu banyak menghabiskan waktu untuk follow up manual. Waktu tersebut bisa dialihkan untuk pekerjaan yang lebih strategis, seperti validasi data, analisis pembayaran, dan pengelolaan cash flow.

​Baca Selengkapnya: Salah Prediksi Arus Kas? Begini Cara Membuat Perencanaannya Lebih Akurat

Approval pembayaran vendor yang masih manual bisa terlihat sepele, tapi dampaknya bisa cukup besar untuk bisnis. Mulai dari pembayaran terlambat, vendor kecewa, tim finance kewalahan, sampai proses internal yang sulit diaudit. Dengan workflow approval digital, perusahaan bisa membuat proses pengajuan pembayaran lebih rapi, mudah dipantau, dan tidak bergantung pada tanda tangan manual.

Lark Approval dapat menjadi solusi untuk membantu perusahaan mengelola proses approval bertingkat, melihat antrian pengajuan, mengirim reminder, dan memastikan proses persetujuan berjalan lebih efisien dalam satu platform kerja.

Jika perusahaan Anda masih sering mengalami keterlambatan approval pembayaran vendor, mungkin ini saatnya mulai merapikan workflow approval secara digital. Ingin tahu bagaimana Lark Approval bisa membantu proses approval di perusahaan Anda? Hubungi tim Virtuenet by Prasetia untuk konsultasi dan demo gratis.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet:

• Approval Masih Pakai Kertas dan Email? Ini 7 Risiko yang Sering Terjadi

• Omzet Naik, Biaya Operasional Meningkat? Waspadai 3 Hal Ini

• Cara Melindungi Data Sensitif Perusahaan dengan 7 Strategi Efektif

• 5 Masalah Excel Manual dalam Operasional Bisnis dan Cara Lark Sheets Mengatasinya

• Banyak Bisnis Mulai Pakai CRM WhatsApp karena 7 Masalah Operasional Ini

FAQ (Frequently Ask Question)

1. Apa itu approval pembayaran vendor?

   Approval pembayaran vendor adalah proses persetujuan internal sebelum perusahaan melakukan pembayaran kepada vendor atau supplier. Biasanya proses ini melibatkan tim finance, procurement, manager, hingga pimpinan perusahaan.

2. Kenapa approval pembayaran vendor perlu dibuat digital?

   Karena proses manual sering membuat pengajuan sulit dipantau, mudah tertunda, dan membutuhkan follow up berulang. Dengan sistem digital, status approval bisa lebih jelas, alurnya lebih tertata, dan proses persetujuan bisa berjalan lebih cepat.

3. Apakah Lark Approval hanya cocok untuk pembayaran vendor?

   Tidak. Lark Approval juga bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan lain seperti reimbursement, cuti, perjalanan dinas, pembelian barang, pengajuan budget, dan proses approval internal lainnya. Lark menyebut Approval sebagai platform persetujuan untuk berbagai kebutuhan organisasi, termasuk leave, business trips, reimbursement, dan kebutuhan approval lainnya.