Closing Keuangan Lama dan Rumit? Simak Solusi Otomatisnya

Virtuenet
2 hari yang lalu
6 menit membaca

Setiap akhir bulan, banyak tim finance menghadapi tantangan yang sama: closing keuangan terasa seperti pekerjaan yang tak berujung. Ketika data tersebar, banyak transaksi yang belum masuk, dan laporan keuangan masih harus digabungkan dari berbagai file, proses tutup buku bisa memakan waktu jauh lebih lama dari yang seharusnya. Tutup buku adalah proses penting dalam akuntansi yang dilakukan setiap akhir bulan untuk memastikan laporan keuangan yang akurat, termasuk langkah-langkah seperti rekonsiliasi akun, penyesuaian entri, dan pembuatan laporan keuangan.

Tidak sedikit perusahaan yang harus lembur hanya untuk memastikan bahwa semua akun pendapatan sudah dicatat, semua biaya sudah masuk, dan laporan laba rugi bisa ditutup tepat waktu. Namun pada praktiknya, pada dasarnya, proses penutupan buku melibatkan pemindahan dan rekonsiliasi akun serta saldo untuk menyusun laporan keuangan yang akurat. Proses ini bisa berubah menjadi pekerjaan maraton karena ketergantungan pada spreadsheet, proses manual yang repetitif, serta kurangnya integrasi antara departemen.

Jika kondisi ini terasa dekat dengan apa yang perusahaan Anda alami, berarti sudah saatnya memahami apa yang sebenarnya terjadi di balik proses closing, dan bagaimana sistem modern dapat mempercepat seluruh proses penutupan. Jika tidak dilakukan dengan benar, proses penutupan buku dapat menyebabkan laporan keuangan yang tidak akurat atau bahkan masalah kepatuhan pada periode akuntansi berikutnya.

Mengapa Closing Keuangan Bisa Sangat Lama?

Untuk memahami solusinya, kita perlu melihat lebih dalam seperti apa proses tutup buku yang berjalan secara manual. Setiap akhir periode akuntansi, tim finance harus memastikan bahwa seluruh transaksi sudah tercatat ke dalam buku besar. Pada titik ini, ada banyak hal yang harus dikejar dalam waktu bersamaan:

Memastikan semua transaksi sudah masuk ke sistem
Melakukan rekonsiliasi antara bank dan catatan internal
Menyusun laporan keuangan sesuai standar akuntansi

Selain itu, proses manual ini juga berisiko menyebabkan human error yang dapat mempengaruhi akurasi data keuangan dan memperlambat proses audit.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan setiap akun telah direview dan disesuaikan sebelum proses closing selesai agar laporan keuangan yang dihasilkan benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

1. Transaksi Tidak Lengkap atau Terlambat

Sering kali ada transaksi dari cabang, outlet, atau divisi yang belum masuk. Itu sebabnya banyak akun yang belum dapat ditutup pada akhir bulan, misalnya pendapatan yang belum tercatat. Pendapatan dan beban baru bisa diringkas jika semua transaksi tersedia.

2. Rekonsiliasi Manual

Rekonsiliasi bank, rekonsiliasi vendor, hingga rekonsiliasi persediaan dilakukan secara manual di spreadsheet. Masalahnya, di akhir periode, jumlah transaksi biasanya meningkat.

3. Jurnal Penyesuaian Masih Manual

Beberapa jurnal yang umum dilakukan di akhir periode meliputi:

Depresiasi,
Accrual,
Amortisasi,
Penyesuaian persediaan,
Alokasi biaya.

Penyesuaian ini penting dilakukan sebelum menutup akun di akhir periode. Semua ini memakan waktu jika dikerjakan satu per satu.

4. Approval Lambat

Beberapa akun nominal tidak bisa ditutup karena approval belum diberikan oleh pimpinan. Ketika approval dilakukan lewat chat atau email, prosesnya mudah tersendat.

5. Minim Visibilitas Progress

Tanpa dashboard progress, tim finance tidak tahu siapa yang sudah menyelesaikan tugasnya, dan akun mana yang belum siap ditutup. Inilah alasan mengapa banyak perusahaan kesulitan menyelesaikan closing tepat waktu.

Mengapa Ikhtisar Laba Rugi Menjadi Bagian Paling Menentukan?

Pada proses tutup buku, laporan laba rugi menjadi fokus utama. Ini adalah laporan yang menampilkan pendapatan dan beban untuk periode tertentu, sehingga laba bersih dapat dihitung. Di banyak perusahaan, akun ikhtisar laba rugi tidak bisa disusun sebelum semua transaksi terpenuhi. Laba rugi di akhir periode akan ditutup dan dipindahkan ke akun modal, sehingga hasilnya tercermin di neraca.

Jika pendapatan belum masuk, atau beban belum tercatat lengkap, maka laporan laba rugi dan neraca juga akan tertunda. Pada akhir bulan, kondisi ini bisa menjadi hambatan besar. Penting untuk memastikan laba atau rugi sudah tercatat di neraca untuk mencerminkan posisi keuangan perusahaan secara akurat.

Akun yang Paling Sering Menghambat Penutupan Buku

Ketika Anda berada di akhir periode, ada beberapa akun yang hampir pasti menjadi sumber masalah:

Akun persediaan – perlu penyesuaian nilai dan stok.
Akun accrual – sering terlambat diinput.
Akun bank – rekonsiliasi belum selesai.
Akun intercompany – selisih antar entitas.
Akun beban operasional – ada invoice yang baru masuk di akhir bulan.
Akun nominal yang belum siap ditutup.

Selain itu, perlu diingat bahwa akun prive juga harus diperhatikan dan prive perlu ditutup untuk menjaga akurasi laporan keuangan. Bahkan seluruh proses bisa berhenti hanya karena satu akun yang belum clean.

Proses Tutup Buku Tanpa Sistem: Banyak Risiko

Jika perusahaan tidak memiliki software akuntansi yang terintegrasi, proses penutupan buku akan selalu menjadi tantangan besar. Risiko yang muncul antara lain:

Laba rugi ditutup terlambat,
Saldo akhir tidak akurat,
Laba ditahan menjadi salah hitung,
Laporan keuangan yang tidak siap digunakan manajemen,
Penyesuaian dilakukan berulang karena data berubah,
Audit trail sulit dilacak.

Tanpa prosedur yang jelas untuk menutupnya, risiko kesalahan semakin besar. Kesalahan dalam proses closing dapat menyebabkan saldo yang salah menjadi saldo awal di periode berikutnya. Ketika data tidak terintegrasi, maka untuk memastikan bahwa semua akun bekerja sebagaimana mestinya menjadi sangat sulit.

Proses Penutupan Buku yang Ideal Seharusnya Seperti Ini

Berikut adalah proses penutupan buku yang sehat. Menyelesaikan proses closing di akhir bulan dan akhir tahun sangat penting untuk memastikan laporan keuangan yang akurat.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan proses penutupan buku berjalan lancar dan laporan keuangan yang dihasilkan dapat diandalkan, di mana proses ini penting dilakukan baik di akhir bulan maupun pada akhir tahun.

1. Semua Akun Pendapatan dan Beban Dicatat Secara Real-Time

Tidak perlu menunggu akhir bulan.

2. Rekonsiliasi Bank dan Buku Besar Otomatis

Setiap transaksi langsung masuk ke dalam sistem.

3. Jurnal Penyesuaian Otomatis

Termasuk amortisasi, depresiasi, alokasi biaya, hingga accrual.

4. Review Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi dan neraca harus bisa dilihat kapan saja, bukan hanya di akhir periode akuntansi.

5. Penutupan Akun Nominal

Semua akun harus ditutup ke laba ditahan secara otomatis. Jika proses ini berjalan mulus, closing tidak perlu menunggu berminggu-minggu.

Setelah Tutup Buku: Kenapa Analisis Sama Pentingnya?

Setelah tutup buku, perusahaan perlu melakukan analisis performa:

Apakah pendapatan meningkat?
Apakah beban membengkak?
Apakah laba bersih tercapai?
Bagaimana arus kas untuk periode berikutnya?

Analisis ini hanya bisa dilakukan ketika laporan keuangan yang akurat sudah tersedia. Jika laporan lama, perusahaan kehilangan momentum untuk mengambil keputusan strategis.

Untuk Periode Berikutnya: Persiapan dan Langkah Lanjutan

Setelah proses tutup buku selesai di akhir periode, perusahaan tidak boleh lengah. Justru, inilah saat yang tepat untuk mempersiapkan langkah-langkah strategis agar keuangan yang akurat tetap terjaga dan siap menghadapi periode berikutnya. Berikut adalah beberapa hal penting yang harus dilakukan setelah penutupan buku:

Pastikan Tutup Buku yang Akurat. Sebelum melangkah ke periode berikutnya, pastikan bahwa semua akun pendapatan, beban, dan dividen sudah benar-benar ditutup dan dipindahkan ke laba ditahan. Proses tutup buku yang akurat akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan di masa depan.
Siapkan Saldo Awal untuk Periode Berikutnya. Setelah penutupan buku, semua akun nominal akan ditutup ke laba ditahan, dan saldo awal untuk periode berikutnya harus disiapkan. Dengan kata lain, perusahaan memulai periode baru dengan catatan keuangan yang bersih dan terstruktur, sehingga proses penutupan di akhir periode berikutnya akan lebih mudah.
Manfaatkan Software Akuntansi. Menggunakan software akuntansi yang terintegrasi sangat membantu dalam proses penutupan buku dan persiapan saldo awal. Software ini akan memastikan bahwa semua akun yang ada di buku besar sudah diperbarui secara otomatis, sehingga risiko kesalahan dapat diminimalkan dan waktu penyelesaian menjadi lebih singkat.
Lakukan Analisis dan Perencanaan Keuangan. Setelah laporan keuangan yang akurat tersedia, lakukan analisis performa keuangan selama periode tersebut. Tinjau apakah target laba bersih tercapai, dan gunakan data ini untuk menyusun anggaran serta strategi keuangan untuk periode berikutnya. Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat lebih siap menghadapi tantangan bisnis.
Jaga Catatan Keuangan yang Baik Sepanjang Periode. Selama periode berikutnya, penting untuk terus mencatat semua transaksi secara tepat waktu dan melakukan rekonsiliasi akun secara berkala. Hal ini akan memudahkan proses tutup buku akhir dan memastikan bahwa laporan keuangan yang dihasilkan tetap akurat.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses penutupan buku berjalan lancar, semua akun tertutup dengan benar, dan siap menghadapi periode berikutnya dengan keuangan yang sehat. Proses penutupan buku yang disiplin dan persiapan yang matang adalah kunci untuk menjaga keuangan perusahaan tetap kuat dan siap berkembang.

Kenapa Software Akuntansi Saja Tidak Cukup?

Software akuntansi biasa hanya mencatat transaksi, tapi tidak automasi penuh pada:

Konsolidasi multi-entitas,
Penutupan buku otomatis,
Rekonsiliasi bank otomatis,
Integrasi operasional,
Approval workflow,
Multi-currency,
Laporan real-time,
Dashboard closing.

Untuk itu, perusahaan yang berkembang pesat membutuhkan ERP cloud yang lebih lengkap.

Solusi Otomatis: Closing Lebih Cepat dengan NetSuite ERP

Nah, di tahap inilah solusi modern seperti NetSuite ERP dapat memberikan perubahan besar. NetSuite tidak hanya berfungsi sebagai software akuntansi, tetapi sebagai sistem keuangan terintegrasi yang mengotomatisasi seluruh proses penutupan buku.

1. Automated Bank Reconciliation

Rekonsiliasi bank selesai dalam hitungan menit, bukan hari.

2. Automated Journal Entries

Termasuk:

Amortisasi,
Depresiasi,
Alokasi biaya,
Accrual,
Intercompany accounting.

Semua otomatis.

3. Close Checklist Dashboard

Anda bisa melihat:

Siapa yang belum upload data,
Akun yang belum ditutup,
Tugas yang tertunda,
Progress closing di akhir bulan.

4. Real-Time Financial Reporting

Laporan laba rugi, neraca, dan arus kas bisa dilihat kapan saja.

5. One-Click Consolidation

Untuk perusahaan dengan banyak entitas, NetSuite menyediakan konsolidasi otomatis ke akun laba ditahan dan laporan gabungan.

6. Approval Workflow Terintegrasi

Approval tidak lagi menghambat penutupan buku. Semua fitur ini dirancang agar closing keuangan berjalan 3–5 kali lebih cepat.

Saatnya Closing Keuangan Tanpa Drama

Closing keuangan tidak harus melelahkan. Dengan sistem yang tepat, perusahaan bisa mempercepat proses penutupan buku, meningkatkan akurasi laporan keuangan, dan memastikan bahwa semua akun tertutup dengan baik di akhir periode.

Jika perusahaan Anda ingin:

Menghilangkan proses manual,
Mempercepat closing,
Mendapatkan laporan keuangan yang akurat,
Membuat proses tutup buku akhir lebih mudah,
dan siap untuk periode berikutnya,

Sudah waktunya mempertimbangkan Netsuite ERP. Ingin melihat demo dan konsultasi gratis? Hubungi tim Virtuenet sekarang untuk solusi terbaik yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet: