Data Inventory Tidak Akurat? Ini Cara Menjaga Akurasinya

Virtuenet
5 Jan
5 menit membaca

Data inventory tidak akurat masih menjadi masalah umum di banyak perusahaan. Stok yang tercatat di sistem sering kali tidak sesuai dengan kondisi barang di gudang. Seringkali terdapat barang yang tidak terorganisir atau salah tempat, sehingga menyulitkan proses pencarian dan meningkatkan risiko kerusakan maupun keterlambatan pengiriman. Akibatnya, bisnis Anda berisiko mengalami kekurangan atau kelebihan barang, terganggunya penjualan, hingga menurunnya kepuasan pelanggan. Kehabisan stok (OOS) dan kelebihan stok (overstock) dapat mengganggu kepuasan pelanggan dan hubungan dengan pemasok.

Masalah ini biasanya tidak muncul secara tiba-tiba. Ia terbentuk dari proses pengelolaan stok yang tidak terintegrasi, data yang tidak diperbarui secara real-time, serta sistem yang tidak mampu mendukung kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Jika tidak dikelola dengan baik, data inventory yang tidak akurat dapat menyebabkan kerugian, kerusakan barang, atau penumpukan stok yang tidak diperlukan.

Data Inventory Tidak Akurat: Masalah Klasik di Banyak Bisnis

Data inventory tidak akurat terjadi ketika stok barang yang tercatat berbeda dengan stok fisik yang ada. Kondisi ini dapat menyebabkan keputusan bisnis yang keliru dan berdampak langsung pada operasional. Sebaliknya, manajemen persediaan yang baik memastikan tingkat stok optimal, pelacakan yang akurat, dan efisiensi operasional yang lebih tinggi. Penting untuk melakukan evaluasi dan analisis secara rutin agar akurasi data inventory tetap terjaga.

Barang yang Ada di Sistem Tidak Sama dengan di Gudang

Sering kali, barang yang tercatat masih tersedia, tetapi saat dicari di gudang ternyata sudah habis. Di sisi lain, ada juga stok barang yang menumpuk di gudang namun tidak tercermin di data stok.

Ketidakakuratan data seperti ini dapat menyebabkan:

Keterlambatan pengiriman
Kehilangan peluang penjualan
Penurunan kepercayaan pelanggan

Data yang Tidak Diperbarui Secara Konsisten

Jika sistem inventory masih bergantung pada input manual atau rekap berkala, data yang akurat sulit tercapai. Stok barang bergerak setiap saat, sehingga data yang tidak real-time hampir pasti menimbulkan selisih.

Apa Itu Inventory dan Mengapa Akurasinya Penting?

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami apa itu inventory. Inventory adalah seluruh persediaan barang yang dimiliki perusahaan, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, maupun produk jadi yang siap dijual. Hal ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak jenis produk, memiliki banyak cabang, atau memiliki proses produksi yang kompleks, karena pengelolaan inventory yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan tersebut.

Inventory yang dikelola dengan baik akan:

Membantu bisnis menjaga kelancaran operasional
Mendukung pengambilan keputusan yang tepat
Menjaga keseimbangan antara biaya dan ketersediaan stok
Menghasilkan dsi yang lebih rendah, yang berarti perputaran persediaan lebih cepat, meningkatkan efisiensi, dan memperbaiki likuiditas perusahaan

Sebaliknya, inventory yang tidak akurat dapat menyebabkan pemborosan waktu dan biaya, serta menurunkan efisiensi operasional.

Dampak Inventory yang Tidak Akurat bagi Bisnis Anda

Ketidakakuratan data inventory bukan hanya masalah teknis, tetapi juga berdampak strategis bagi perusahaan Anda.

Penjualan dan Kepuasan Pelanggan Terganggu

Ketika stok yang tercatat tidak sesuai, tim penjualan berisiko menjanjikan produk yang tidak tersedia. Hal ini dapat menurunkan kepuasan pelanggan dan merusak reputasi bisnis.

Kekurangan atau Kelebihan Barang

Data stok yang tidak akurat sering menyebabkan perusahaan:

Kekurangan barang yang dibutuhkan pasar
Kelebihan stok yang meningkatkan biaya penyimpanan

Kedua kondisi ini sama-sama merugikan dan dapat menekan profitabilitas.

Metode Inventory Management yang Efektif

Untuk mencapai pengelolaan inventory yang lebih baik, perusahaan perlu menerapkan metode inventory management yang efektif. Salah satu metode yang tidak boleh diabaikan adalah Just-In-Time (JIT), di mana barang yang diproduksi atau dipesan sesuai dengan kebutuhan aktual, sehingga dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu. Selain itu, metode First-In-First-Out (FIFO) memastikan barang yang pertama masuk akan menjadi barang yang pertama keluar, sehingga stok yang lebih lama tidak menumpuk dan kualitas barang tetap terjaga.

Economic Order Quantity (EOQ) juga merupakan metode yang dapat membantu perusahaan menentukan jumlah pemesanan optimal untuk menekan biaya pemesanan dan penyimpanan. Dengan sistem yang tepat, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko stok yang tidak akurat, dan memastikan pengelolaan barang yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Metode ini membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengelolaan stok dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Mengapa Sistem Manual Sulit Menjaga Akurasi Inventory

Banyak bisnis masih mengandalkan spreadsheet atau sistem terpisah untuk pengelolaan stok. Metode ini mungkin cukup di tahap awal, tetapi menjadi tidak efektif ketika skala bisnis bertumbuh.

Dengan sistem yang tepat, anda dapat dengan mudah memantau stok, melakukan audit, dan mengelola inventaris secara efisien tanpa keterbatasan metode manual.

Data yang Tersebar dan Tidak Terintegrasi

Tanpa sistem yang dapat terintegrasi dengan sistem lain (penjualan, pembelian, keuangan), data inventory menjadi terfragmentasi. Akibatnya, tidak ada satu sumber data yang benar-benar dapat dipercaya.

Minim Analisis dan Kontrol

Sistem manual tidak menyediakan audit trail yang jelas. Ketika terjadi kesalahan, sulit melacak penyebabnya, sehingga masalah yang sama terus berulang.

Inventory Management System sebagai Solusi

Inventory management system hadir untuk membantu perusahaan mengelola persediaan yang lebih akurat dan efisien. Sistem ini dirancang untuk mengelola data stok secara terpusat dan real-time. Anda bisa mengeksplorasi fitur-fitur yang ditawarkan, meminta demo, atau berkonsultasi lebih lanjut untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Berikut beberapa tips dalam memilih dan mengimplementasikan inventory management system:

Pastikan sistem dapat terintegrasi dengan software lain yang sudah digunakan perusahaan.
Pilih sistem yang menyediakan laporan real-time dan mudah diakses.
Perhatikan kemudahan penggunaan dan dukungan layanan purna jual.
Lakukan stock opname berkala untuk membandingkan stok fisik dengan data sistem.

Data Stok yang Lebih Akurat dan Terpantau

Dengan inventory management system:

Stok barang diperbarui otomatis
Data di gudang selaras dengan sistem
Risiko ketidakakuratan data berkurang signifikan

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Sistem ini membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Peran Sistem ERP dalam Manajemen Inventaris yang Lebih Baik

Inventory management system akan semakin optimal jika menjadi bagian dari sistem ERP. Sistem ERP menyatukan inventory dengan proses bisnis lainnya dalam satu platform.

Data yang Dapat Terintegrasi dengan Sistem Lain

Dengan sistem ERP, Anda dapat memperoleh wawasan dan panduan praktis tentang sistem ERP:

Inventory terhubung langsung dengan penjualan dan pembelian
Nilai persediaan otomatis tercermin di laporan keuangan
Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan tepat

Mendukung Kebutuhan Bisnis yang Terus Berkembang

ERP dirancang untuk mengikuti pertumbuhan bisnis, baik dari sisi volume transaksi, jumlah gudang, maupun kompleksitas operasional.

Bagaimana NetSuite Membantu Menjaga Akurasi Inventory

Salah satu sistem ERP yang digunakan untuk manajemen inventaris adalah NetSuite. NetSuite menyediakan inventory management system yang terintegrasi penuh dalam satu platform ERP berbasis cloud.

Data Inventory Real-Time dan Terpusat

NetSuite memastikan setiap transaksi, baik penjualan, pembelian, maupun pergerakan barang di gudang langsung memperbarui data stok secara otomatis.

Mengelola Inventory di Banyak Gudang

NetSuite mendukung pengelolaan stok barang di berbagai lokasi gudang, termasuk pelacakan barang yang ada, perpindahan stok, dan ketersediaan produk secara menyeluruh.

Mendukung Bahan Baku hingga Produk Jadi

Baik untuk bisnis manufaktur maupun distribusi, NetSuite membantu mengelola bahan baku, barang dalam proses, hingga produk jadi secara terstruktur.

Inventory yang Akurat Membantu Bisnis Tumbuh Lebih Efisien

Inventory yang dikelola dengan sistem yang tepat akan:

Meningkatkan efisiensi operasional
Mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan barang
Membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data yang akurat
Mendukung peningkatan kepuasan pelanggan

Hal ini juga berdampak pada penurunan biaya dan peningkatan daya saing bisnis.

Saatnya Mengelola Inventory Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Ketidakakuratan data inventory bukan masalah yang harus terus dibiarkan. Dengan inventory management system yang terintegrasi dalam sistem ERP, perusahaan dapat mengelola persediaan yang lebih akurat, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Netsuite sebagai sistem ERP membantu perusahaan menyatukan data inventory, operasional, dan keuangan dalam satu sistem yang terstruktur dan scalable.

Jika Anda ingin mengetahui bagaimana Netsuite dapat membantu meningkatkan akurasi inventory dan efisiensi operasional bisnis Anda, tim Virtuenet siap membantu. Hubungi kami untuk diskusi dan demo sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet: