Data Keuangan Tersebar di Berbagai Sistem? Ini Dampaknya bagi Bisnis

Virtuenet
18 Feb
6 menit membaca

Dalam banyak perusahaan, data keuangan tersebar di berbagai sistem dan dokumen. Sebagian tersimpan di software akuntansi, sebagian ada di ERP, dan sisanya berada di spreadsheet yang dikelola secara terpisah oleh masing-masing tim. Perusahaan adalah entitas yang menjalankan aktivitas bisnis dan membutuhkan pengelolaan keuangan yang terintegrasi untuk mendukung operasional dan pengambilan keputusan.

Kondisi ini sering dianggap wajar, padahal tanpa disadari bisa membawa dampak besar bagi keuangan perusahaan dalam jangka panjang. Permasalahan data keuangan tersebar ini sering terjadi dalam perusahaan dan dapat memengaruhi efisiensi serta akurasi informasi keuangan.

Masalahnya bukan hanya soal di mana data disimpan, tetapi juga apa yang dimaksud dengan data keuangan tersebar, yaitu kondisi di mana informasi keuangan tidak terpusat dan sulit diakses secara menyeluruh. Hal yang perlu diperhatikan adalah jika hanya menganalisis satu bagian saja, seperti laba, tanpa melihat data tersebar secara keseluruhan, dapat menghasilkan kesimpulan yang salah. Ini berdampak pada pengambilan keputusan, perencanaan, dan arah bisnis di masa depan.

Data Keuangan Tersebar Membuat Keuangan Perusahaan Sulit Dikendalikan

Ketika data keuangan tidak berada dalam satu sistem yang terstruktur, perusahaan akan kesulitan melihat kondisi keuangan secara menyeluruh. Laporan keuangan yang seharusnya menjadi dasar evaluasi justru sering menimbulkan kebingungan karena angka yang berbeda-beda. Penting dari data keuangan yang terstruktur adalah memudahkan pengendalian keuangan dan pengambilan keputusan yang tepat.

Dalam kondisi seperti ini, keuangan yang seharusnya bisa dipantau dengan baik malah menjadi sumber ketidakpastian. Manajemen keuangan yang baik menciptakan kesejahteraan dengan mengatasi masalah keuangan.

Arus Kas Sulit Dipantau Jika Data Tidak Terintegrasi

Salah satu dampak paling nyata dari data keuangan tersebar adalah sulitnya memantau arus kas. Data pemasukan, pengeluaran, dan kewajiban keuangan sering berada di sistem yang berbeda, sehingga tidak mudah untuk melihat gambaran arus kas secara real-time.

Padahal, arus kas merupakan indikator penting untuk menjaga kelangsungan bisnis dan memastikan perusahaan dapat menjalankan operasional dengan stabil.

Manajemen keuangan perusahaan yang tidak dilakukan dengan baik dapat menyebabkan perusahaan kehilangan dana karena tidak memantau aliran kas.

Dengan data yang terintegrasi, perusahaan juga bisa lebih mudah memahami arus kas dan mengelola pengeluaran operasional secara efektif.

Data yang Tidak Terstruktur Menghambat Perencanaan Keuangan

Dalam praktiknya, perencanaan keuangan membutuhkan data yang rapi, konsisten, dan mudah dianalisis. Namun ketika data yang digunakan tersebar dan tidak terintegrasi, proses perencanaan sering dilakukan berdasarkan asumsi, bukan fakta yang akurat.

Data yang terstruktur sangat penting untuk membuat perencanaan keuangan yang efektif, seperti pembuatan anggaran, laporan keuangan, dan strategi pengelolaan dana yang mendukung pertumbuhan bisnis. Hal ini membuat:

Proses perencanaan menjadi lambat
Forecast cepat usang
Anggaran sulit disesuaikan dengan kondisi aktual

Pengelolaan keuangan bertujuan untuk mempertahankan pemasukan dana, memanfaatkan dana secara optimal dan efisien, hingga menciptakan peluang investasi yang aman. Akibatnya, perusahaan kehilangan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan bisnis. Pengelolaan keuangan yang baik juga membantu memilah pengeluaran penting dari yang tidak penting, serta memaksimalkan penggunaan dana yang ada tanpa merasa kekurangan untuk mencapai efisiensi biaya operasional.

Apa Itu Tantangan Utama dalam Pengelolaan Keuangan Perusahaan?

Pada dasarnya, tantangan terbesar bukan pada kurangnya data, melainkan terlalu banyak data yang terpisah-pisah. Data keuangan tersebar membuat proses pengelolaan keuangan menjadi tidak efektif, mulai dari validasi data, konsolidasi laporan, hingga pengambilan keputusan yang akurat. Perusahaan juga sering kesulitan memastikan:

Data mana yang paling valid
Versi laporan mana yang digunakan
Angka mana yang dijadikan acuan oleh manajemen

Manajemen kinerja perusahaan (Enterprise Performance Management/EPM) mengacu pada praktik bisnis, proses, dan alat yang digunakan organisasi untuk merencanakan, memprediksi, membuat anggaran, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan. Penerapan EPM dapat membantu perusahaan mengatasi tantangan data keuangan yang tersebar. Kondisi ini sangat berisiko, terutama bagi perusahaan yang sedang berkembang atau memiliki banyak unit bisnis.

Bisnis dan Pengambilan Keputusan yang Kurang Akurat

Dalam dunia bisnis, keputusan yang diambil hari ini akan berdampak pada masa depan perusahaan. Namun, ketika data keuangan tidak terkelola dengan baik, keputusan strategis sering kali dibuat berdasarkan data yang tidak lengkap. Integrasi data keuangan yang baik dapat membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih akurat dan efektif, sehingga perusahaan dapat merespons perubahan dengan lebih cepat.

Misalnya:

Keputusan ekspansi tanpa melihat kondisi arus kas yang sebenarnya
Penentuan anggaran tanpa memahami struktur biaya
Evaluasi performa tanpa data keuangan yang terintegrasi

EPM membantu organisasi membuat keputusan perencanaan keuangan dan memberikan insight yang lebih dalam untuk menanggapi gangguan dan ketidakpastian. Keputusan seperti ini berpotensi menghambat pertumbuhan jangka panjang.

Keuangan Perusahaan Membutuhkan Pendekatan yang Lebih Terstruktur

Saat ini, perusahaan menghadapi tantangan dalam perencanaan keuangan dan manajemen kinerja yang semakin kompleks. Oleh sebab itu, banyak perusahaan mulai menyadari bahwa pengelolaan keuangan tidak cukup hanya dengan laporan rutin. Dibutuhkan sistem yang mampu menyatukan data dan keuangan ke dalam satu kerangka kerja yang terstruktur.

Sistem EPM memungkinkan tim keuangan untuk mengoptimalkan praktik bisnis mereka dan menginformasikan pengambilan keputusan di masa depan melalui teknologi canggih seperti kecerdasan buatan (AI) dan machine learning (ML). Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk:

Mengelola laporan keuangan dengan lebih akurat
Menyusun perencanaan keuangan berbasis data
Mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat

Dari Data yang Tersebar ke Sistem yang Terintegrasi

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan membutuhkan solusi yang mampu menghubungkan data dari berbagai sumber tanpa harus mengganti sistem yang sudah ada. Di sinilah konsep enterprise performance management (EPM) menjadi relevan.

Integrasi data keuangan tersebar dengan EPM sangat penting untuk membuat perencanaan keuangan, anggaran, dan laporan yang lebih akurat serta mendukung pengambilan keputusan bisnis yang efektif.

EPM membantu perusahaan mengelola data keuangan dan non-keuangan secara terintegrasi, sehingga proses perencanaan dan analisis dapat dilakukan dengan lebih efektif. Sistem EPM modern harus menjadi toko serba ada untuk perencanaan, penganggaran, dan perkiraan.

Selain itu, analisis prediktif mengubah EPM dari alat yang berorientasi masa lalu menjadi mesin keuangan yang berorientasi masa depan. Salah satu platform yang banyak digunakan untuk tujuan ini adalah Jedox.

Bagaimana Jedox Membantu Mengelola Data Keuangan Tersebar?

Jedox dirancang untuk membantu perusahaan menyatukan data keuangan dari berbagai sistem menjadi satu sumber yang terstruktur. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak lagi bergantung pada spreadsheet yang terpisah-pisah.

Sebagai contoh, anda bisa memanfaatkan Jedox untuk mengintegrasikan seluruh data keuangan dan mempercepat proses pelaporan keuangan secara real-time.

Melalui Jedox, perusahaan dapat:

Mengonsolidasikan data keuangan perusahaan
Mengelola perencanaan dan penganggaran secara terintegrasi
Menyusun laporan keuangan yang konsisten

Sistem EPM (Enterprise Performance Management) berbasis cloud seperti Jedox memberi tim keuangan akses ke data, dasbor, dan laporan sepanjang waktu tanpa memerlukan VPN atau beberapa versi.

Sistem EPM modern juga mencakup beberapa kemampuan inti yang memungkinkan tim keuangan merencanakan secara strategis, merespons perubahan dengan cepat, dan membuat keputusan berbasis data.

Arus Kas dan Kondisi Keuangan Lebih Mudah Dipantau

Karena data keuangan telah terintegrasi, perusahaan dapat memantau arus kas dan kondisi keuangan secara lebih rutin dan akurat. Ini membantu perusahaan menjaga stabilitas keuangan serta mengantisipasi risiko lebih dini. Untuk mencapai monitoring yang efektif, penting untuk memahami apa yang dimaksud dengan data keuangan terintegrasi dan apa yang diperlukan agar sistem dapat berjalan optimal.

Selain itu, EPM membantu tim keuangan membuat rencana untuk skenario 'bagaimana jika' dan bagaimana mempersiapkannya, sehingga perusahaan dapat lebih siap menghadapi berbagai kemungkinan perubahan kondisi keuangan. Dengan begitu, pengelolaan keuangan menjadi lebih proaktif, bukan reaktif.

Pengelolaan Keuangan yang Mendukung Tujuan Jangka Panjang

Pengelolaan keuangan yang baik bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga soal mencapai tujuan bisnis jangka panjang. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat menyelaraskan strategi keuangan dengan target pertumbuhan. Penting dari data keuangan yang terstruktur adalah kemampuannya mendukung perencanaan jangka panjang dan pengambilan keputusan yang lebih akurat. Data keuangan yang terstruktur berfungsi sebagai fondasi untuk:

Perencanaan jangka panjang
Evaluasi kinerja bisnis
Keputusan investasi yang lebih matang

Perencanaan keuangan perusahaan adalah proses menata dan mengatur seluruh aspek finansial dalam bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, perencanaan keuangan perusahaan berfungsi sebagai panduan dalam mengambil keputusan finansial untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Mengelola Data Keuangan dengan Lebih Efektif

Mengubah cara perusahaan mengelola data keuangan memang membutuhkan perencanaan dan pendampingan yang tepat. Untuk itu, Virtuenet hadir sebagai mitra yang membantu perusahaan mengimplementasikan solusi perencanaan dan pengelolaan keuangan berbasis data.

Hubungi tim Virtuenet untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai bagaimana data keuangan yang terintegrasi dapat membantu perusahaan Anda membuat keputusan yang lebih tepat, mendukung perencanaan jangka panjang, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan dengan Jedox.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet: