Proses Closing Tiap Bulan Bikin Stres? Ini Solusinya

Setiap akhir bulan, banyak tim keuangan merasa seperti sedang berlomba dengan waktu.

Spreadsheet menumpuk, permintaan data datang dari berbagai arah, revisi tak berujung, dan semua berlomba menyelesaikan laporan sebelum deadline tiba.

Kalau sudah begini, tutup buku bukan lagi sekadar rutinitas, tapi jadi beban yang menguras energi setiap bulan.

Padahal, proses closing keuangan seharusnya menjadi momen penting untuk refleksi dan evaluasi bisnis. Namun, setiap perusahaan memiliki karakteristik dan tantangan yang berbeda dalam menjalankan proses closing, sehingga solusi yang diterapkan pun perlu disesuaikan.

Tapi kenyataannya, banyak perusahaan masih mengandalkan cara manual yang bikin segalanya terasa lambat, tidak efisien, dan rawan error. Proses closing dapat memengaruhi berbagai bidang dalam perusahaan, mulai dari keuangan, operasional, hingga manajemen, sehingga integrasi sistem menjadi sangat penting.

Apakah ada cara untuk membuat proses ini lebih ringan? Tentu ada.

Bahkan Anda bisa menyelesaikan closing lebih cepat, tanpa lembur, dan tetap akurat asalkan tahu teknologi dan sistem yang tepat untuk digunakan.

Pengertian Proses Closing

Proses closing adalah langkah penting yang dilakukan perusahaan di akhir periode akuntansi, baik itu bulanan, triwulanan, maupun tahunan. Pada tahap ini, perusahaan menutup buku akuntansi untuk memastikan semua data transaksi sudah tercatat dengan benar dan lengkap. Tujuan utama dari proses closing adalah menyediakan informasi keuangan yang akurat, sehingga manajemen bisa mengambil keputusan bisnis yang tepat. Dalam proses ini, perusahaan harus memiliki data yang valid terkait akun, biaya, dan pendapatan, agar hasil laporan keuangan benar-benar mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya. Dengan proses closing yang baik, perusahaan dapat menjaga integritas buku keuangan dan memastikan setiap langkah bisnis berjalan sesuai tujuan.

Tahapan Proses Closing yang Sering Bikin Deg-degan

Setiap akhir bulan, tim keuangan perusahaan pasti akrab dengan tahapan proses closing yang menegangkan. Berikut langkah-langkah yang sering jadi sumber stres:

1. Mengumpulkan data: Semua data transaksi, mulai dari faktur, kwitansi, hingga dokumen pendukung lain, harus dikumpulkan secara lengkap. Jika ada data yang tertinggal, proses berikutnya bisa terhambat.

2. Menganalisis data: Setelah data terkumpul, perusahaan harus memastikan setiap transaksi sudah dicatat dengan benar di buku keuangan. Analisis ini penting agar tidak ada akun yang terlewat atau salah input.

3. Menghitung biaya: Seluruh biaya, baik biaya produksi, operasional, maupun biaya tambahan, harus dihitung secara detail. Kesalahan di tahap ini bisa memengaruhi nilai akhir laporan keuangan.

4. Menghitung pendapatan: Semua pendapatan dari penjualan produk atau layanan bisnis juga harus dihitung dan dicatat dengan benar, agar total pendapatan perusahaan tercermin akurat.

5. Membuat laporan keuangan: Setelah semua data, biaya, dan pendapatan terverifikasi, perusahaan menyusun laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi. Inilah hasil akhir yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan bisnis.

Setiap tahapan di atas membutuhkan ketelitian ekstra, karena satu kesalahan kecil saja bisa berdampak besar pada hasil keuangan perusahaan.

Kenapa Proses Closing Sering Jadi Momen Paling Menegangkan?

Masalah utama bukan pada beban kerja yang besar, tapi sistem yang belum terintegrasi. Berikut beberapa penyebab umum:

• Deadline ketat, sementara data tersebar di berbagai file dan sistem

• Input manual, copy-paste antar spreadsheet yang rawan salah

• Revisi berulang karena data tidak konsisten antar tim

• Approval lambat, sering harus tunggu atasan selesai meeting atau balas email

• Koordinasi lintas divisi kurang efektif

Semua ini membuat proses tutup buku terasa seperti lomba estafet tanpa sinkronisasi.

Banyak Perusahaan Masih Tertinggal dalam Proses Closing

Menurut riset dari APQC (American Productivity & Quality Center), rata-rata perusahaan membutuhkan waktu 6 hingga 10 hari kerja untuk menyelesaikan proses closing bulanan.

Bahkan 40% perusahaan mengaku bahwa proses ini sering tertunda karena menunggu approval atau validasi data dari tim lain.

Artinya, jika merasa tim Anda selalu lembur saat akhir bulan, Anda tidak sendirian. Tapi ini juga sinyal bahwa sudah saatnya berbenah.

Apa Dampaknya Jika Closing Bulanan Terlambat?

Proses closing yang terlambat atau tidak akurat bisa berdampak langsung pada keberlangsungan dan reputasi bisnis:

• Laporan keuangan molor mengakibatkan keputusan manajemen tertunda

• Risiko audit meningkat karena data tidak terverifikasi

• Compliance bisa terganggu jika tidak sesuai standar akuntansi

• Tim keuangan kelelahan, yang berdampak pada produktivitas keseluruhan

• Investor & stakeholder kehilangan kepercayaan

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Closing Bulanan

Dalam praktiknya, proses closing bulanan sering diwarnai berbagai kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Berikut beberapa contoh kesalahan yang kerap terjadi:

1. Kesalahan dalam mengumpulkan data: Data yang tidak lengkap atau salah input bisa membuat perhitungan biaya dan pendapatan jadi tidak akurat. Hal ini sering terjadi jika perusahaan masih mengandalkan proses manual.

2. Kesalahan dalam menganalisis data: Analisis yang kurang teliti bisa menyebabkan akun tertentu terlewat atau terjadi duplikasi data, sehingga hasil laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.

3. Kesalahan dalam menghitung biaya: Salah menghitung biaya produksi, operasional, atau biaya tambahan bisa membuat total biaya perusahaan membengkak atau justru tidak terdeteksi.

4. Kesalahan dalam menghitung pendapatan: Pendapatan yang tidak tercatat dengan benar akan memengaruhi nilai akhir laporan keuangan, dan bisa menyesatkan manajemen dalam mengambil keputusan.

Kesalahan-kesalahan ini seringkali terjadi karena kurangnya sistem yang terintegrasi dan proses yang masih manual, sehingga perusahaan harus ekstra hati-hati dalam setiap langkah closing.

Cara Mencegah Kesalahan Fatal di Proses Closing

Agar proses closing berjalan lancar dan bebas dari kesalahan fatal, perusahaan bisa menerapkan beberapa langkah berikut:

1. Menggunakan sistem akuntansi yang baik: Pilih sistem akuntansi yang terintegrasi dan mudah digunakan, sehingga semua data transaksi tercatat otomatis dan meminimalisir human error.

2. Mengumpulkan data yang lengkap: Pastikan setiap transaksi bisnis, baik biaya maupun pendapatan, sudah terdokumentasi dengan baik sebelum proses closing dimulai.

3. Menganalisis data dengan benar: Lakukan pengecekan ulang pada setiap data yang masuk ke buku keuangan, agar tidak ada akun atau biaya yang terlewat.

4. Menghitung biaya dan pendapatan secara akurat: Gunakan tools atau layanan yang membantu perhitungan biaya dan pendapatan, sehingga hasil laporan keuangan benar-benar mencerminkan nilai bisnis yang sesungguhnya.

Dengan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, mempercepat proses closing, dan memastikan informasi keuangan yang dihasilkan benar-benar dapat diandalkan untuk melanjutkan langkah bisnis berikutnya.

Solusi Modern Biar Closing Bulanan Lebih Cepat dan Akurat

Dengan dukungan teknologi yang tepat, proses closing bisa berubah total, dari yang rumit jadi lebih cepat dan efisien.

Inilah beberapa manfaat utama saat menggunakan software ERP cloud:

• Semua data terkumpul dalam satu sistem

• Transaksi langsung tercatat otomatis dan real-time

• Jurnal, amortisasi, dan rekonsiliasi bisa otomatis

• Approval bisa dilakukan paralel dan lebih cepat

Selain mempercepat proses closing, penggunaan ERP cloud juga meningkatkan pengalaman pelanggan dan tim internal melalui akses data yang lebih cepat dan transparan.

Perbandingan: Sebelum vs Sesudah ERP Cloud

Proses Keuangan Bulanan	Sebelum ERP	Setelah Pakai ERP Cloud
Input Data	Manual & berulang	Sekali input, otomatis masuk
Approval	Lewat email/chat, lama	Bisa lewat sistem & HP
Laporan Konsolidasi	Disusun manual	Langsung tersedia otomatis
Rekonsiliasi & Jurnal	Excel & copy-paste	Tercatat otomatis
Deadline & Akurasi	Sering molor & revisi	Lebih cepat & akurat

Kapan Waktu yang Tepat untuk Beralih ke ERP Cloud?

Kalau Anda sudah mulai mengalami hal-hal seperti:

• Proses closing memakan waktu lebih dari 5 hari

• Tim finance sering lembur dan kejar-kejaran dengan deadline

• Laporan dari cabang sulit disatukan dalam satu sistem

• Approval harus ditunggu manual lewat email atau chat

• Manajemen tidak bisa akses laporan real-time saat dibutuhkan

Maka inilah saat yang tepat untuk mempertimbangkan ERP cloud yang lebih canggih dan terintegrasi. 

Salah satu solusi paling lengkap dan terbukti secara global adalah NetSuite ERP.

Kenapa NetSuite ERP Cocok untuk Closing yang Efisien?

NetSuite memiliki ERP cloud terkemuka yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi seluruh proses keuangan, termasuk tutup buku bulanan.

Dengan ribuan pelanggan di seluruh dunia, NetSuite ERP terbukti mampu mempercepat proses, meningkatkan visibilitas, dan menurunkan risiko kesalahan keuangan.

Fitur Unggulan NetSuite ERP untuk Tim Keuangan:

1. Multi-entity consolidation

   Laporan dari berbagai cabang bisa dikonsolidasikan otomatis.

2. Real-time dashboard & laporan keuangan

   Manajemen bisa langsung melihat kondisi bisnis tanpa tunggu laporan manual.

3. Fixed asset management & depreciation tracking

   Semua aset tercatat rapi, penyusutan dihitung otomatis.

4. Integration with Bank & Payment Gateways

   Cocokkan data bank dan buku besar secara cepat dan akurat. NetSuite juga mendukung format rekonsiliasi bank dengan berbagai jumlah kolom, seperti 4 kolom atau 8 kolom, untuk memastikan keakuratan dan kejelasan data keuangan.

5. Approval workflow & audit trail digital

   Semua proses disetujui lewat sistem dan tercatat secara transparan.

6. Didukung AI & otomatisasi

   Proses seperti jurnal, hingga pelaporan bisa disederhanakan dengan otomatisasi cerdas.

Closing Bulanan Nggak Perlu Bikin Panik

Semua fitur ini membuat proses closing yang tadinya memakan waktu berminggu-minggu bisa selesai dalam hitungan hari tanpa mengorbankan akurasi atau kualitas.

Closing bulanan seharusnya bukan lagi momen panik dan lembur terus-menerus.

Dengan sistem yang tepat seperti NetSuite, tim keuangan bisa bekerja lebih efisien, data lebih akurat, dan manajemen bisa ambil keputusan dengan cepat.

Tertarik mencoba bagaimana NetSuite bisa membantu tim keuangan Anda closing tanpa drama? Tim Virtuenet siap membantu Anda.

Dapatkan demo gratis atau informasi lebih lanjut tentang NetSuite ERP, dan klik tautan yang tersedia untuk mendaftar atau menghubungi tim Virtuenet.

Coba Demo Gratis