%20sponsor.png)
Software Payroll Terbaik: 10 Pilihan dan Cara Memilihnya
Diperbarui: 1 hari yang lalu
Software payroll adalah perangkat lunak yang menghitung gaji karyawan secara otomatis, lengkap dengan tunjangan, lembur, potongan, PPh 21, dan iuran BPJS, lalu membantu perusahaan mentransfer gaji dan menerbitkan slip gaji digital. Fungsi utamanya ada lima: menghitung gaji dan komponennya, memotong pajak dan iuran sesuai regulasi, mentransfer gaji ke rekening karyawan, menerbitkan slip gaji, dan menyajikan laporan penggajian.
Bagi HR, payroll menyentuh tiga hal yang sulit dipulihkan kalau rusak: kepatuhan hukum, keuangan perusahaan, dan kepercayaan karyawan. Satu salah rumus di spreadsheet bisa berujung pada gaji salah bayar, protes karyawan, dan koreksi pajak di akhir tahun. Artikel ini membahas fungsi software payroll, kriteria memilihnya, sepuluh pilihan yang beredar di Indonesia, serta komponen dan tahapan yang harus didukung sistem.
Sebagai catatan, Virtuenet merupakan partner resmi Mekari di Indonesia, sehingga contoh fitur di artikel ini banyak merujuk pada Mekari Talenta. Kriteria yang dibahas tetap berlaku untuk software payroll mana pun.
Fungsi Utama Software Payroll
Yang membuat payroll rumit bukan aritmetikanya, melainkan jumlah sumber data yang harus disatukan setiap bulan: kehadiran dari mesin absensi, lembur dari persetujuan atasan, cuti dari sistem HR, dan status PTKP dari data pajak tiap karyawan. Di sinilah sistem bekerja: semua sumber itu disambung ke satu perhitungan.
Perhitungan gaji otomatis. Gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, lembur, prorata karyawan baru atau keluar, insentif, THR, dan potongan dihitung dari aturan yang sudah ditetapkan sekali.
PPh 21 dan BPJS sesuai regulasi. Tarif efektif PPh 21, iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, serta format pelaporannya diperbarui vendor setiap ada perubahan aturan.
Transfer gaji massal. Daftar transfer dibuat dari hasil perhitungan dan dikirim ke bank mitra, sehingga tidak ada pengetikan ulang nominal per karyawan.
Slip gaji digital. Setiap karyawan menerima slip gaji di aplikasi atau email dan bisa membukanya sendiri tanpa menghubungi HR.
Laporan dan jurnal. Beban payroll per divisi, rekap pajak dan iuran, serta jurnal gaji untuk tim keuangan tersedia tanpa rekap manual.
Sebagian produk berhenti di lima fungsi ini sebagai aplikasi payroll khusus. Sebagian lain menempatkan payroll sebagai modul di dalam HRIS atau ERP. Perbedaan itu menentukan harga, kerumitan, dan siapa yang cocok memakainya, sehingga daftar di bawah dikelompokkan berdasarkan kebutuhan.
Cara Memilih Software Payroll: 7 Kriteria
Sebelum membandingkan nama produk, tentukan dulu kriteria yang paling menentukan bagi struktur gaji dan jumlah karyawan Anda. Tujuh kriteria berikut menjadi daftar periksa yang kami pakai saat mendampingi perusahaan memilih sistem.
PPh 21 dan BPJS otomatis. Pastikan sistem menghitung PPh 21 dengan tarif efektif, menghitung iuran BPJS kedua program, dan menyediakan format pelaporan yang diterima instansi. Mekanisme tarif efektif sudah kami uraikan di panduan menghitung PPh 21 karyawan.
Komponen gaji yang fleksibel. Tunjangan, lembur, prorata, THR, bonus, dan potongan harus bisa diatur per kelompok karyawan, bukan satu aturan untuk semua.
Terhubung dengan absensi dan cuti. Jam kerja, shift, lembur, dan cuti tidak dibayar sebaiknya masuk ke perhitungan tanpa diketik ulang. Pilihan aplikasi absensi karyawan yang satu sistem dengan payroll mengurangi titik kesalahan paling umum.
Transfer dan slip gaji. Transfer massal ke bank mitra dan slip gaji digital yang bisa dibuka karyawan sendiri mengurangi pekerjaan HR di hari gajian.
Multi-cabang dan multi-entitas. Perusahaan dengan beberapa cabang atau badan hukum membutuhkan satu sistem dengan kebijakan gaji yang berbeda per entitas.
Keamanan dan jejak audit. Data gaji termasuk data paling sensitif di perusahaan. Periksa hak akses per peran, log perubahan, cadangan data, dan sertifikasi keamanan vendor.
Laporan dan integrasi akuntansi. Dasbor beban payroll dan jurnal otomatis ke software akuntansi menghemat kerja tim keuangan di setiap penutupan bulan.
Cara mengujinya sederhana: minta uji coba dengan data gaji satu bulan nyata, lalu bandingkan hasil PPh 21, BPJS, dan lembur dengan rekap lama. Setiap selisih harus bisa dijelaskan, entah oleh aturan yang belum dimasukkan atau oleh kesalahan di rekap lama.
10 Software Payroll Terbaik di Indonesia per Kebutuhan
Daftar berikut disusun dari produk yang paling sering muncul saat perusahaan di Indonesia membandingkan software payroll. Mekari Talenta kami tulis paling rinci karena fiturnya kami verifikasi langsung ke halaman resminya; vendor lain ditulis pada tingkat positioning yang mereka publikasikan sendiri, jadi pastikan detail fiturnya ke situs masing-masing.
1. Mekari Talenta — payroll terintegrasi HR dan absensi
Mekari Talenta merupakan platform HR berbasis cloud dengan payroll sebagai salah satu modul intinya. Dari halaman resmi software payroll Mekari Talenta, fitur yang relevan untuk penggajian mencakup:
Perhitungan otomatis dan terintegrasi. Komponen gaji pokok, tunjangan, potongan, lembur, dan cuti tidak dibayar dihitung otomatis; formula pajak dan BPJS sudah tersedia di dalam sistem.
PPh 21 dan BPJS sesuai regulasi. Perhitungan PPh 21 serta iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan otomatis, dengan format file e-filing, SPT Masa, dan BPJS yang langsung tersedia, serta integrasi ke Mekari Klikpajak.
Slip gaji dan transfer. Slip gaji digital dikirim ke aplikasi mobile karyawan, dan transfer gaji massal terhubung ke bank mitra.
Integrasi absensi. Data dari mesin fingerprint dan mobile check-in berbasis GPS masuk ke payroll tanpa input ulang.
Multi-cabang dan multi-entitas. Penggajian banyak cabang atau badan hukum dikelola dari satu sistem terpusat dengan kebijakan yang bisa dibedakan.
Laporan, akuntansi, dan keamanan. Dasbor beban payroll real-time, jurnal otomatis ke Mekari Jurnal, hak akses per level, jejak audit, dan sertifikasi ISO 27001.
Talenta paling cocok untuk perusahaan yang ingin absensi, cuti, lembur, dan payroll berjalan di satu sistem, dari skala menengah sampai enterprise multi-entitas. Penyesuaian manual pada komponen tertentu tetap bisa dilakukan tanpa mematikan otomatisasinya.
2. LinovHR — HRIS dan payroll cloud untuk perusahaan menengah
LinovHR memosisikan diri sebagai software HRIS dan payroll berbasis cloud yang mencakup rekrutmen, absensi, sampai penggajian otomatis. Ini pilihan yang wajar bagi perusahaan yang ingin satu vendor untuk seluruh siklus karyawan dan tidak keberatan dengan proses implementasi yang lebih panjang.
3. GreatDay HR — payroll di dalam aplikasi karyawan
GreatDay HR menggabungkan payroll dengan HRIS yang berorientasi pada aplikasi karyawan: absensi, pengajuan cuti, klaim, dan slip gaji berada di satu aplikasi ponsel. Produk ini sesuai untuk perusahaan yang mengutamakan pengalaman karyawan di sisi mobile.
4. Gadjian — payroll, PPh 21, dan BPJS untuk tim yang tumbuh
Gadjian menawarkan pengelolaan payroll, PPh 21, BPJS, absensi, cuti, hingga KPI karyawan dalam satu aplikasi berbasis cloud. Banyak dipakai perusahaan kecil sampai menengah yang ingin lepas dari spreadsheet tanpa proses implementasi yang berat.
5. GajiHub — software payroll dan absensi dengan paket gratis
GajiHub memosisikan diri sebagai software payroll, absensi, dan HRIS terintegrasi yang bisa dipakai gratis dengan batasan tertentu. Cocok untuk tim kecil yang ingin mencoba payroll otomatis sebelum berlangganan, dengan catatan batas fitur dan jumlah karyawan perlu dicek di situs resminya.
6. CATAPA — aplikasi payroll khusus yang ringkas
CATAPA berfokus pada payroll: perhitungan gaji, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta PPh 21 karyawan dengan antarmuka yang sederhana. Perusahaan yang sudah punya sistem HR lain dan hanya membutuhkan mesin penggajian yang akurat akan merasa cukup dengan pendekatan ini.
7. KantorKu — HRIS all-in-one buatan Indonesia
KantorKu merupakan aplikasi HRIS lokal yang mengotomatiskan penggajian, absensi, cuti, BPJS, dan PPh 21. Produk ini menarik bagi perusahaan yang mencari vendor lokal dengan cakupan HR menyeluruh di kelas menengah.
8. SunFish HRIS (DataOn) — payroll untuk enterprise
SunFish dari DataOn merupakan HRIS skala enterprise yang dipakai di beberapa negara Asia Tenggara, dengan payroll, kepatuhan, dan otomatisasi proses sebagai bagian dari platform. Cocok untuk perusahaan besar dengan struktur organisasi dan kebijakan gaji yang kompleks.
9. HashMicro — payroll sebagai modul ERP
HashMicro menempatkan payroll dan manajemen SDM sebagai modul di dalam sistem ERP yang mencakup keuangan, pengadaan, dan operasional. Masuk akal bagi perusahaan yang sedang menyatukan seluruh proses bisnis ke satu ERP dan ingin payroll ikut di dalamnya.
10. Krishand — software payroll dan pajak lokal
Krishand sudah lama dikenal sebagai penyedia software payroll, PPh 21, dan aplikasi perpajakan untuk perusahaan di Indonesia. Sesuai bagi perusahaan yang mengutamakan pengelolaan pajak karyawan dan terbiasa dengan perangkat lunak yang dipasang sendiri.
Ringkasan sepuluh pilihan di atas berdasarkan kebutuhan:
Software | Cocok untuk | Catatan |
Mekari Talenta | Menengah sampai enterprise, multi-entitas | Payroll satu sistem dengan absensi, cuti, lembur, ESS |
LinovHR | Perusahaan menengah | HRIS dan payroll cloud satu vendor |
GreatDay HR | Perusahaan yang mengutamakan aplikasi karyawan | Payroll di dalam aplikasi mobile karyawan |
Gadjian | Kecil sampai menengah | Payroll, PPh 21, BPJS, absensi, KPI |
GajiHub | Tim kecil | Paket gratis dengan batasan |
CATAPA | Perusahaan yang hanya butuh mesin payroll | Fokus gaji, BPJS, PPh 21 |
KantorKu | Menengah, vendor lokal | HRIS all-in-one |
SunFish HRIS | Enterprise | Platform HR regional Asia Tenggara |
HashMicro | Perusahaan yang memakai ERP-nya | Payroll sebagai modul ERP |
Krishand | Perusahaan yang mengutamakan pajak | Software payroll dan pajak lokal |
Kalau kebutuhan Anda lebih luas dari penggajian, misalnya database karyawan, rekrutmen, dan penilaian kinerja, ulasan software HRIS dan HR terbaik membahas produk-produk itu dari sudut pengelolaan SDM menyeluruh.
Software Payroll Gratis dan Excel vs Berbayar
Banyak pencarian software payroll berujung pada kata gratis, dan itu wajar. Spreadsheet masih masuk akal untuk tim kecil dengan gaji tetap dan satu lokasi. Pertanyaannya bukan gratis atau berbayar, melainkan berapa jam kerja HR yang habis tiap bulan untuk merawat rumus dan mencocokkan data yang tidak terhubung ke mana-mana.
Tanda-tanda spreadsheet sudah tidak memadai biasanya datang bersamaan: jumlah karyawan melewati puluhan orang, ada lebih dari satu lokasi atau skema shift, komponen tunjangan berbeda antar divisi, dan proses gajian memakan waktu lebih dari beberapa hari kerja setiap bulan. Pertimbangan lain yang sering luput adalah kepatuhan. Aturan pajak dan jaminan sosial berubah berkala, dan template yang tidak diperbarui akan terus memakai tarif lama tanpa disadari.
Paket gratis dari vendor payroll umumnya membatasi jumlah karyawan dan fitur, misalnya tanpa integrasi absensi atau tanpa format pelaporan pajak. Pakai paket gratis kalau semua baris di tabel masih berada di kolom kiri, lalu tinjau ulang setahun kemudian. Begitu dua baris atau lebih bergeser ke kanan, waktu HR untuk merawat rumus biasanya lebih mahal daripada berlangganan sistem.
Komponen Payroll yang Harus Didukung Sistem
Apa pun produknya, software payroll harus mampu menangani komponen penambah dan pengurang berikut. Memisahkan keduanya sejak awal membuat slip gaji lebih mudah dijelaskan ketika karyawan bertanya.
Komponen penambah
Gaji pokok. Upah dasar sesuai jabatan dan struktur skala upah perusahaan.
Tunjangan tetap. Dibayarkan rutin tanpa dikaitkan kehadiran, misalnya tunjangan jabatan atau keluarga.
Tunjangan tidak tetap. Bergantung pada kehadiran atau kinerja, seperti uang makan dan transportasi harian.
Upah lembur. Dihitung dengan rumus resmi berbasis upah sebulan dibagi 173, sehingga sistem harus membaca jam lembur yang sudah disetujui.
THR dan bonus. Bersifat periodik dan tetap menjadi objek PPh 21 pada masa diterimanya.
Komponen pengurang
Iuran BPJS Ketenagakerjaan. Porsi karyawan untuk Jaminan Hari Tua dan Jaminan Pensiun, sementara Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian ditanggung perusahaan.
Iuran BPJS Kesehatan. Sebagian ditanggung perusahaan, sebagian dipotong dari upah karyawan.
PPh 21. Pajak penghasilan yang dipotong perusahaan setiap bulan dengan tarif efektif, lalu disesuaikan pada masa Desember.
Potongan lain. Cicilan pinjaman karyawan, denda keterlambatan, atau iuran koperasi bila ada.
Dasar hukumnya ada tiga kelompok. Pengupahan diatur PP Nomor 36 Tahun 2021, yang antara lain mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah kepada pekerja, sehingga slip gaji merupakan kewajiban, bukan kebiasaan baik. Pemotongan PPh 21 bulanan memakai tarif efektif yang ketentuannya dijelaskan Direktorat Jenderal Pajak. Kepesertaan BPJS bersifat wajib, dan karena besaran batas upah serta tarif iuran dapat disesuaikan, angkanya sebaiknya diverifikasi ke situs resmi BPJS setiap awal tahun. Vendor yang baik memperbarui ketiganya untuk Anda; spreadsheet tidak.
Lima Tahap Proses Payroll di Dalam Sistem
Siklus payroll yang sehat berjalan dalam urutan yang sama setiap bulan. Sistem tidak mengubah urutannya, tetapi menghapus pengetikan ulang di antara tahap-tahap itu.
1. Mengumpulkan data periode. Kehadiran, lembur yang disetujui, cuti, dan perubahan status karyawan ditarik dari sistem absensi dan HR. Alur persetujuan lembur dan cuti sebaiknya mengikuti prinsip proses approval yang tercatat.
2. Menghitung komponen bruto. Sistem menjumlahkan gaji pokok, tunjangan, dan upah lembur menjadi penghasilan bruto sebulan.
3. Menghitung potongan. Iuran jaminan sosial dan PPh 21 dihitung berdasarkan status PTKP masing-masing karyawan.
4. Meninjau dan menyetujui. Tahap yang paling sering dilewati. Rekap payroll ditinjau HR dan keuangan sebelum dana dicairkan, dan sistem menyimpan siapa menyetujui apa.
5. Membayar dan melaporkan. Transfer gaji, slip gaji, setoran iuran dan pajak, serta arsip bukti pelaporan dijalankan dari hasil perhitungan yang sama.
Gejala paling kasat mata dari siklus yang tidak rapi adalah gaji yang telat cair. Penyebab dan cara menanganinya kami bahas terpisah di artikel gaji karyawan sering telat.
Mekari Talenta sebagai Software Payroll Terintegrasi
Dari sepuluh pilihan di atas, Mekari Talenta kami tempatkan pertama karena menjawab kriteria yang paling sering gagal di spreadsheet: integrasi absensi ke gaji, pembaruan PPh 21 dan BPJS, serta distribusi slip gaji. Berdasarkan halaman fitur payroll Talenta, penggajian, kompensasi, dan benefit dikelola dalam satu modul bersama manajemen kehadiran, employee self-service, dan alur persetujuan yang bisa diatur per level jabatan.
Penyatuan absensi dan perhitungan gaji dalam satu platform menghilangkan langkah penyalinan data antar sistem, yaitu titik kesalahan yang paling sering terjadi. Karyawan mengakses slip gaji dan data pribadinya sendiri lewat aplikasi mobile, sehingga HR tidak lagi menjawab permintaan slip satu per satu. Untuk tim keuangan, jurnal gaji, tunjangan, dan pajak tercatat otomatis ke Mekari Jurnal.
Perlu dicatat, sistem hanya mempercepat proses yang sudah benar. Kalau struktur upah dan kebijakan lembur belum jelas, otomatisasi hanya mempercepat kesalahan yang sama. Karena itu pendampingan implementasi dimulai dari merapikan kebijakan, baru memasukkannya ke sistem.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Software payroll itu apa?
Software payroll merupakan perangkat lunak yang menghitung gaji karyawan secara otomatis, termasuk tunjangan, lembur, potongan, PPh 21, dan iuran BPJS, lalu membantu perusahaan mentransfer gaji dan menerbitkan slip gaji digital setiap periode penggajian.
Apa bedanya software payroll dengan software HRIS?
Perangkat lunak payroll berfokus pada perhitungan dan pembayaran gaji beserta pajak dan iurannya. HRIS mencakup pengelolaan SDM yang lebih luas, seperti database karyawan, absensi, cuti, rekrutmen, dan penilaian kinerja. Banyak produk, termasuk Mekari Talenta, menyediakan keduanya dalam satu platform.
Apakah software payroll menghitung PPh 21 dengan tarif efektif?
Produk yang mengikuti regulasi Indonesia menghitung pemotongan PPh 21 bulanan dengan tarif efektif sesuai kategori PTKP, lalu menyesuaikannya kembali pada masa pajak Desember. Pastikan vendor memperbarui tarif dan format pelaporannya setiap ada perubahan aturan.
Apakah ada software payroll gratis yang layak untuk perusahaan?
Ada, biasanya dengan batas jumlah karyawan dan fitur dasar. Untuk tim kecil dengan struktur gaji sederhana, paket gratis bisa cukup. Begitu ada shift, lembur, banyak cabang, dan kebutuhan pelaporan pajak yang rapi, paket berbayar umumnya lebih hemat waktu dan lebih aman.
Apakah perusahaan wajib memberikan slip gaji?
Ya. PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah kepada pekerja. Sistem payroll memenuhinya lewat slip gaji digital yang terkirim otomatis ke setiap karyawan.
Berapa lama implementasi software payroll?
Bergantung pada kerapian data awal. Perusahaan dengan data karyawan, struktur gaji, dan aturan lembur yang sudah jelas biasanya bisa menjalankan siklus gaji pertama dalam beberapa minggu. Waktu paling banyak terpakai untuk merapikan kebijakan, bukan untuk mengoperasikan perangkat lunaknya.
Butuh Bantuan Memilih Software Payroll?
Tim Virtuenet membantu perusahaan memetakan struktur gaji, aturan lembur, dan kebutuhan pelaporan, lalu menerapkan Mekari Talenta sesuai kebijakan yang berlaku. Hubungi tim Virtuenet untuk konsultasi.
Sumber dan Referensi
Informasi produk dan ketentuan di artikel ini merujuk pada sumber berikut.
Joe Martiar Simatupang — Head of Marketing, Virtuenet by Prasetia
Mendampingi perusahaan di Indonesia memilih dan menerapkan sistem bisnis untuk skala menengah hingga enterprise.
