Software HRIS & HR Terbaik: 10 Pilihan untuk Perusahaan

27 Jul

8 menit membaca

Diperbarui: 29 Sep

Manajer HR dan staf payroll membandingkan dasbor software HRIS di layar besar di kantor modern

Software HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menyatukan data karyawan, absensi, cuti, penggajian, dan layanan mandiri karyawan dalam satu platform. Fungsi utamanya mencakup pengelolaan database karyawan, pencatatan kehadiran, perhitungan gaji beserta PPh 21 dan BPJS, employee self-service, serta laporan dan analitik HR. Istilah software HR, software HRD, dan aplikasi HRIS dalam praktik merujuk pada kategori produk yang sama, dan daftar di bawah mencakup ketiganya.

Artikel ini menyusun 10 software HRIS dan HR yang relevan untuk perusahaan di Indonesia berdasarkan kebutuhan utamanya: kepatuhan payroll dan PPh 21, absensi karyawan lapangan, pengembangan talenta, atau operasi enterprise lintas negara. Sebagai pengungkapan: Virtuenet by Prasetia adalah partner resmi Mekari, sehingga Mekari Talenta dibahas lebih rinci berdasarkan halaman resminya. Produk lain ditulis pada tingkat positioning yang terdokumentasi publik, tanpa harga dan tanpa klaim fitur yang tidak kami verifikasi.

HRIS adalah Sistem Informasi SDM, Apa Bedanya dengan Software HR dan HCM?

Tiga istilah ini sering dipakai bergantian oleh vendor, dan perbedaannya lebih soal cakupan daripada teknologi. HRIS menekankan sistem pencatatan: data karyawan, absensi, cuti, dan payroll. Di pasar Indonesia, software HR atau HRD adalah sebutan umum untuk kategori yang sama. HCM (Human Capital Management) memperluas cakupan ke rekrutmen, penilaian kinerja, pembelajaran, dan perencanaan suksesi, dan biasanya dipakai vendor enterprise.

Bagi pembeli, yang penting bukan labelnya, melainkan modul mana yang benar-benar terpakai. Diagram berikut memetakan lima modul inti yang lazim ada di software HRIS dan urutan alirannya dalam satu siklus penggajian.

Diagram peta modul software HRIS: data karyawan, absensi dan cuti, payroll PPh 21 dan BPJS, employee self-service, analitik

Alurnya berjalan satu arah: data karyawan menjadi dasar, kehadiran dan cuti menentukan komponen gaji, payroll menghitung potongan pajak dan iuran, karyawan mengakses hasilnya lewat portal mandiri, lalu semua data itu terkumpul menjadi laporan bagi manajemen. Kalau salah satu mata rantai masih dikerjakan di spreadsheet terpisah, di situlah biasanya kesalahan gaji berawal.

Cara Memilih Software HRIS: 7 Kriteria yang Menentukan

Daftar fitur di brosur vendor hampir selalu panjang, dan membandingkannya satu per satu jarang membantu. Tujuh pertanyaan berikut mempersempit pilihan lebih cepat, karena masing-masing menyingkirkan sebagian besar kandidat yang tidak cocok.

Jumlah karyawan dan laju pertumbuhannya. Sistem yang nyaman untuk 30 karyawan belum tentu efisien untuk 2.000 karyawan, dan sebaliknya. Pilih yang cocok untuk kondisi dua sampai tiga tahun ke depan, bukan hanya hari ini.
Pola kerja: kantor, lapangan, atau shift. Karyawan lapangan membutuhkan absensi berbasis lokasi atau verifikasi wajah; pabrik dan ritel membutuhkan pengelolaan shift dan lembur yang rapi.
Kepatuhan payroll Indonesia. Pastikan sistem menghitung PPh 21 dengan skema tarif efektif rata-rata sesuai PMK 168 Tahun 2023, iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, serta menghasilkan berkas pelaporan pajak yang siap diunggah. Cara perhitungannya dibahas di panduan menghitung PPh 21 karyawan.
Integrasi dengan pembukuan. Beban gaji, pajak, dan iuran idealnya mengalir otomatis ke jurnal akuntansi. Perusahaan yang memakai salah satu dari 12 software akuntansi ini sebaiknya memeriksa apakah HRIS pilihannya punya konektor yang siap pakai.
Employee self-service yang benar-benar dipakai. Slip gaji, sisa cuti, pengajuan izin, dan klaim penggantian biaya harus bisa diakses karyawan dari ponsel; kalau tidak, tim HR tetap menjadi loket pertanyaan.
Keamanan dan kontrol akses data. Data gaji dan identitas karyawan tergolong sensitif. Periksa pengaturan hak akses per peran, jejak audit, dan kebijakan perlindungan data vendor.
Dukungan lokal saat regulasi berubah. Tarif dan aturan ketenagakerjaan berganti berkala. Vendor yang timnya memahami regulasi Indonesia memperbarui sistem lebih cepat daripada vendor global yang mengandalkan konfigurasi tambahan.

10 Software HRIS dan HR Terbaik di Indonesia per Kebutuhan

Urutan di dalam setiap kelompok bukan peringkat. Semua produk di bawah ini masih aktif dipasarkan untuk perusahaan di Indonesia, dan dikelompokkan menurut kebutuhan yang paling sering menjadi alasan orang mencari software HRIS.

Kebutuhan payroll dan kepatuhan PPh 21

1. Mekari Talenta. Software HRIS buatan Indonesia dari ekosistem Mekari, yang juga menaungi Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak. Halaman resmi Mekari Talenta menyebut lima modul inti.

Pertama, pengelolaan database karyawan. Kedua, pengelolaan jam kerja dan absensi dengan aplikasi mobile, check-in berbasis lokasi, deteksi kecurangan berbasis AI, dan integrasi mesin fingerprint. Ketiga, perhitungan dan distribusi payroll termasuk lembur, BPJS, dan PPh 21. Keempat, manajemen organisasi dan alur kerja dengan lapisan persetujuan. Kelima, employee self-service lewat aplikasi Android dan iOS.

Untuk sisi penggajian, halaman payroll Mekari Talenta menjanjikan perhitungan PPh 21 dan iuran BPJS otomatis sesuai regulasi, lembur dan cuti yang langsung memengaruhi gaji, serta transfer gaji massal ke bank mitra. Berkas e-filing, SPT Masa, dan BPJS disebut langsung tersedia, bukti potong dibuat lewat integrasi Klikpajak, dan penggajian banyak cabang atau entitas dikelola dalam satu sistem. Modul strategisnya mencakup penilaian kinerja dengan KPI dan OKR, rekrutmen dengan ATS terintegrasi, LMS, analitik HR, dan integrasi tanda tangan digital lewat Mekari Sign. Cocok bagi perusahaan yang ingin satu vendor untuk HR, pajak, dan pembukuan.

2. Gadjian. Pemain lokal yang memposisikan diri pada kepatuhan payroll Indonesia, dengan penekanan pada perhitungan PPh 21, BPJS, dan pelaporan pajak untuk usaha kecil dan menengah. Absensinya berbasis aplikasi ponsel. Pilihan yang wajar bagi perusahaan yang masalah utamanya ada di penggajian dan pajak, bukan di pengembangan talenta.

3. BroadwaysHR. Vendor lokal yang sudah lama melayani payroll perusahaan Indonesia, termasuk perhitungan THR, lembur, dan BPJS, dengan modul absensi, cuti, dan slip gaji elektronik. Sering dipilih perusahaan menengah ke atas yang menginginkan sistem payroll matang dengan dukungan tim lokal.

Kebutuhan absensi dan karyawan lapangan

Karyawan lapangan melakukan absensi lewat aplikasi HRIS di ponsel di area gudang, supervisor memantau dari tablet

Perusahaan dengan teknisi, kurir, tenaga penjualan, atau pekerja pabrik menghadapi masalah yang berbeda: kehadiran terjadi di luar kantor dan harus terverifikasi. Dua produk berikut berangkat dari absensi lalu berkembang ke modul HR lain.

4. Kerjoo. Berawal sebagai aplikasi absensi, kini menyediakan modul payroll dan cuti. Kekuatannya pada verifikasi kehadiran karyawan lapangan lewat lokasi dan swafoto, serta pilihan perangkat untuk lokasi yang sinyalnya terbatas. Cocok untuk usaha kecil dan menengah yang masalah pertamanya adalah kehadiran, bukan pajak.

5. GreatDay HR. Produk HR mobile-first yang menekankan absensi dengan pencocokan wajah dan lokasi, terintegrasi dengan payroll dan employee self-service. Relevan untuk perusahaan yang karyawannya tersebar di banyak titik dan mengandalkan ponsel sebagai alat kerja utama.

Untuk gambaran lebih dalam tentang cara kerja absensi digital, dua artikel kami membahasnya dari sisi praktik: sistem absensi digital untuk efisiensi operasional dan absensi dan cuti karyawan lewat Lark Attendance.

Kebutuhan pengembangan talenta di perusahaan menengah

Ketika payroll dan absensi sudah beres, pertanyaan berikutnya biasanya soal orang: bagaimana menilai kinerja, merencanakan suksesi, dan mengelola pelatihan. Dua produk ini kuat di sisi itu.

6. LinovHR. HRIS lokal dengan cakupan modul yang luas, dari data karyawan, absensi, dan payroll sampai rekrutmen, manajemen kinerja, dan perencanaan suksesi. Pilihan untuk perusahaan menengah yang ingin talent management dalam sistem yang sama dengan penggajian.

7. Zoho People. Bagian dari ekosistem Zoho global, kuat di data karyawan, absensi, manajemen kinerja, dan learning management. Catatan penting: payroll bukan bagian Zoho People, melainkan produk terpisah, dan dukungan regulasi PPh 21 Indonesia perlu dipastikan langsung ke vendor sebelum memutuskan.

Rekrutmen sering menjadi modul yang paling cepat terasa manfaatnya di kelompok ini. Cara mempercepatnya tanpa mengunduh CV satu per satu dibahas di artikel lima cara mempercepat proses rekrutmen.

Kebutuhan enterprise dan operasi lintas negara

Pada skala ribuan karyawan, banyak entitas, atau operasi di beberapa negara, kebutuhannya bergeser ke konfigurasi mendalam, payroll multi-negara, dan analitik tenaga kerja. Tiga produk berikut lazim masuk daftar pendek, bersama Workday dan Oracle HCM Cloud yang juga bermain di kelas yang sama.

8. SunFish HR. HRIS kelas enterprise dari DataOn, perusahaan teknologi Indonesia, dengan pemahaman regulasi lokal untuk payroll yang kompleks dan pilihan penerapan cloud maupun on-premise. Sering dipilih perusahaan besar di Indonesia yang ingin vendor lokal dengan cakupan enterprise.

9. Darwinbox. Platform HCM cloud asal India yang menyasar korporasi dan multinasional di Asia, dengan core HR, absensi, payroll multi-negara, rekrutmen, dan manajemen kinerja. Sebagai solusi regional, dukungan detail regulasi Indonesia perlu dikonfirmasi saat evaluasi.

10. SAP SuccessFactors. Suite HCM enterprise dari SAP dengan Employee Central sebagai inti, ditambah rekrutmen, kinerja, pembelajaran, dan perencanaan suksesi. Paling masuk akal bagi perusahaan yang sudah memakai ekosistem SAP untuk ERP dan menginginkan satu data induk karyawan lintas sistem.

Tabel Perbandingan 10 Software HRIS

Tabel ini merangkum positioning tiap produk tanpa harga, karena skema langganan berubah dan umumnya bergantung pada jumlah karyawan serta modul yang dipilih. Informasi biaya terbaru untuk Mekari Talenta bisa diminta ke tim Virtuenet.

Software	Fokus utama	Payroll & PPh 21	Absensi	Cocok untuk
Mekari Talenta	HRIS lengkap + ekosistem pajak & akuntansi	Ya, otomatis sesuai regulasi, integrasi Klikpajak	Mobile, lokasi, fingerprint, deteksi kecurangan	UKM sampai enterprise di Indonesia
Gadjian	Payroll & kepatuhan pajak	Ya	Aplikasi ponsel	Usaha kecil-menengah
BroadwaysHR	Payroll matang, dukungan lokal	Ya, termasuk THR & lembur	Ya	Perusahaan menengah ke atas
Kerjoo	Absensi karyawan lapangan	Ya, modul tambahan	Lokasi, swafoto, perangkat offline	UKM dengan tim lapangan
GreatDay HR	Mobile-first	Ya	Pencocokan wajah & lokasi	Karyawan tersebar banyak lokasi
LinovHR	HRIS + talent management	Ya	Ya	Perusahaan menengah
Zoho People	Kinerja & pembelajaran	Produk terpisah, cek dukungan Indonesia	Ya	Pengguna ekosistem Zoho
SunFish HR	Enterprise lokal	Ya, payroll kompleks	Ya	Perusahaan besar, cloud atau on-premise
Darwinbox	HCM regional Asia	Multi-negara, konfirmasi detail lokal	Ya	Korporasi & multinasional
SAP SuccessFactors	Suite HCM global	Per negara, konfirmasi lokalisasi	Ya	Pengguna ekosistem SAP

HRIS Saja Sudah Cukup, atau Perlu Modul HR di Dalam ERP?

Bagi sebagian besar perusahaan, software HRIS yang berdiri sendiri sudah memadai, terutama kalau kebutuhan utamanya payroll, absensi, dan employee self-service. Pertanyaannya berubah ketika data karyawan harus menyatu dengan keuangan, proyek, dan operasi dalam satu basis data, misalnya untuk menghitung biaya tenaga kerja per proyek atau per cabang secara langsung.

Di titik itu, modul HR di dalam ERP mulai relevan. Perbedaan pendekatannya dijelaskan di pilar lima software ERP terbesar, dan untuk grup usaha yang membutuhkan konsolidasi lintas entitas, Oracle NetSuite termasuk yang paling sering dipertimbangkan. Meski begitu, ERP besar umumnya tetap dipadukan dengan HRIS lokal untuk urusan payroll yang detail, karena aturan pajak dan ketenagakerjaan Indonesia berubah lebih cepat daripada siklus pembaruan ERP global.

Jalan tengah yang umum dipakai perusahaan menengah: HRIS untuk seluruh urusan SDM, software akuntansi untuk pembukuan, dan konektor di antara keduanya supaya beban gaji tidak perlu diketik ulang. Penggantian biaya karyawan adalah jalur yang paling sering lolos dari alur ini; panduannya ada di artikel SOP reimbursement, pajak, dan otomasinya.

Aplikasi HRIS Gratis: Ada, tetapi Perhatikan Batasnya

Beberapa vendor menyediakan paket gratis untuk jumlah karyawan yang sangat kecil atau untuk modul tertentu saja, biasanya absensi dan data karyawan tanpa payroll. Paket semacam ini cocok untuk mencoba alur kerja sebelum berlangganan, tetapi jarang cukup begitu perusahaan mulai memproses gaji dan pajak puluhan karyawan. Ketentuannya berubah dari waktu ke waktu, jadi periksa langsung halaman resmi vendor, dan hitung waktu tim HR yang terpakai sebelum menyimpulkan bahwa gratis berarti lebih hemat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Software HRIS

Apa itu aplikasi HRIS?

Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menyimpan data karyawan dan menjalankan proses HR seperti absensi, cuti, penggajian, dan portal mandiri karyawan dalam satu platform. Istilah aplikasi HRIS dan software HRIS merujuk pada hal yang sama; kata aplikasi lebih sering dipakai untuk versi ponselnya.

Apa saja contoh sistem HRIS di Indonesia?

Contoh yang aktif dipasarkan untuk perusahaan di Indonesia antara lain Mekari Talenta, Gadjian, Kerjoo, LinovHR, GreatDay HR, BroadwaysHR, dan SunFish HR dari pemain lokal, serta Zoho People, Darwinbox, dan SAP SuccessFactors dari pemain global. Semuanya dibahas per kebutuhan di artikel ini.

Apa perbedaan software HRIS dan software payroll?

Perbedaannya ada di cakupan: software payroll hanya menghitung dan mendistribusikan gaji, sedangkan software HRIS mencakup data karyawan, absensi, cuti, rekrutmen, penilaian kinerja, dan employee self-service dalam satu sistem, dengan payroll sebagai salah satu modulnya. Perusahaan yang hanya butuh penggajian bisa mulai dari modul payroll, lalu menambah modul lain saat kebutuhannya tumbuh.

Aplikasi HRIS apa saja yang gratis?

Sebagian vendor menyediakan paket gratis dengan batas jumlah karyawan yang kecil atau modul yang terbatas, biasanya absensi dan data karyawan tanpa payroll. Ketentuannya berubah dari waktu ke waktu, jadi periksa langsung halaman resmi vendor. Untuk perusahaan yang sudah memproses gaji puluhan karyawan, paket berbayar umumnya lebih hemat daripada mengerjakan payroll secara manual.

Apakah software HRIS wajib mendukung metode TER untuk PPh 21?

Sangat disarankan. Sejak PMK 168 Tahun 2023 berlaku, pemotongan PPh 21 bulanan memakai skema tarif efektif rata-rata (TER). Sistem yang belum mengikuti skema itu memaksa tim payroll menghitung ulang secara manual, sehingga manfaat otomatisasinya hilang. Minta vendor menunjukkan simulasi perhitungannya saat demo.

Berapa jumlah karyawan minimal untuk mulai memakai software HRIS?

Tidak ada angka baku. Tanda yang lebih berguna adalah waktu: kalau proses absensi, rekap lembur, dan penggajian menyita lebih dari dua hari kerja setiap bulan, atau kesalahan hitung gaji mulai berulang, itu saatnya beralih. Dalam praktik, perusahaan dengan 20 sampai 50 karyawan sudah merasakan selisih yang nyata.

Implementasi Mekari Talenta Bersama Virtuenet

Sebagai partner resmi Mekari, tim Virtuenet by Prasetia memetakan struktur organisasi, skema penggajian, dan kebijakan absensi perusahaan Anda lebih dulu, lalu mengonfigurasi Talenta mengikuti peta itu, termasuk migrasi data karyawan dari sistem lama agar siklus gajian bulanan tidak terganggu. Hubungi tim Virtuenet untuk diskusi kebutuhan, demo sesuai proses HR perusahaan Anda, dan informasi terkini termasuk soal paket dan biaya.