%20sponsor.png)
Reimbursement: Pengertian, SOP, Aturan Pajak, dan Otomasinya
Reimbursement adalah penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan atas biaya yang sudah dibayar lebih dulu untuk kepentingan pekerjaan. Prosesnya sederhana di atas kertas, tetapi menjadi sumber gesekan yang paling sering terjadi antara karyawan, HR, dan finance: nota hilang, persetujuan tertahan berminggu-minggu, dan perlakuan pajaknya jarang dipahami dengan benar.
Artikel ini disusun untuk tim HR dan finance perusahaan menengah yang ingin merapikan prosesnya. Isinya mencakup pengertian dan jenis pengeluaran yang lazim diganti, SOP enam tahap yang bisa langsung dipakai, contoh kebijakan, aturan PPh 21 dan natura yang berlaku sejak PMK 66 Tahun 2023, sampai cara mengotomasi seluruh alurnya. Sebagai pengungkapan: Virtuenet by Prasetia adalah partner resmi Mekari, sehingga bagian otomasi di artikel ini mengambil contoh dari Mekari Expense. Prinsip SOP dan pajaknya berlaku untuk perusahaan mana pun, apa pun aplikasinya.
Apa Itu Reimbursement dan Apa Bedanya dengan Refund?
Dalam praktik perusahaan, reimbursement muncul ketika karyawan menalangi biaya yang seharusnya ditanggung perusahaan. Ada yang membayar tiket kereta untuk kunjungan klien, membeli tinta printer saat stok habis, atau mentraktir makan siang calon pelanggan. Uang itu kemudian diganti perusahaan setelah karyawan mengajukan klaim dengan bukti yang sah.
Tiga istilah sering tertukar dengannya, padahal mekanisme dan perlakuan akuntansinya berbeda.
Refund dari penjual
Refund adalah pengembalian uang dari penjual kepada pembeli karena transaksi dibatalkan atau barang tidak sesuai pesanan. Pihak yang mengembalikan uang adalah penjual, bukan perusahaan tempat karyawan bekerja. Dalam reimbursement, transaksinya sah dan selesai; yang terjadi hanyalah perusahaan mengambil alih beban biayanya dari karyawan.
Cash advance atau kasbon
Cash advance adalah uang muka yang diberikan perusahaan sebelum pengeluaran terjadi, biasanya untuk perjalanan dinas. Urutannya terbalik dari reimbursement: uang keluar dulu, bukti menyusul, lalu sisa atau kekurangannya diselesaikan. Keduanya sering dikelola dalam satu SOP karena sama-sama berujung pada pertanggungjawaban bukti.
Tunjangan dan natura
Tunjangan dibayar rutin dalam jumlah tetap tanpa bukti pengeluaran, misalnya tunjangan transportasi bulanan. Natura atau kenikmatan adalah imbalan dalam bentuk barang atau fasilitas, seperti kendaraan dinas atau fasilitas olahraga. Perbedaan ini penting karena perlakuan pajaknya tidak sama, dan itu dibahas di bagian tersendiri di bawah.
Jenis Pengeluaran yang Umum Diganti Perusahaan
Setiap perusahaan menetapkan sendiri kategori yang bisa diklaim. Kategori di bawah ini yang paling sering muncul dalam kebijakan reimbursement perusahaan di Indonesia.
Perjalanan dinas: tiket transportasi, penginapan, transportasi lokal, dan uang makan selama bertugas di luar kota. Ini kategori dengan nilai klaim terbesar dan aturan pajak paling jelas.
Operasional kantor: pembelian alat tulis, perlengkapan kecil, ongkos kirim dokumen, atau parkir saat kunjungan ke klien.
Jamuan dan representasi: makan bersama klien atau mitra. Pos ini rawan disalahgunakan, sehingga biasanya diberi plafon per orang dan wajib mencantumkan nama tamu.
Komunikasi dan peralatan kerja: pulsa, paket data, atau aksesori perangkat untuk keperluan kerja.
Kesehatan: penggantian biaya pengobatan, kacamata, atau pemeriksaan medis. Perlakuan pajak pos ini berbeda dari perjalanan dinas dan sering keliru dicatat.
Pelatihan dan sertifikasi: biaya kursus atau ujian sertifikasi yang disetujui atasan sebelum diikuti.
Pengeluaran di luar kategori kebijakan sebaiknya ditolak, bukan diloloskan sebagai pengecualian lisan. Pengecualian yang tidak tertulis akan menjadi preseden yang sulit dihentikan.
SOP Reimbursement Perusahaan: Enam Tahap yang Wajib Ada
SOP yang baik menjawab lima pertanyaan: siapa boleh mengajukan, apa yang boleh diklaim, bukti apa yang wajib dilampirkan, siapa yang menyetujui, dan kapan dibayar. Enam tahap berikut menerjemahkan lima pertanyaan itu ke dalam alur kerja yang bisa dijalankan.
1. Pengeluaran dan penyimpanan bukti transaksi
Tahap pertama dimulai saat karyawan membayar lebih dulu dan menyimpan bukti asli: nota, struk, kuitansi, atau invoice. Bukti harus memuat tanggal, nama penjual, rincian barang atau jasa, dan nominal. Kebijakan yang baik menyebutkan bahwa bukti yang tidak terbaca atau tidak lengkap otomatis membuat klaim ditolak.
2. Pengajuan klaim
Klaim diajukan dengan mengisi form reimbursement: tanggal transaksi, kategori, nominal, tujuan bisnis, dan lampiran bukti. Batas waktu pengajuan perlu ditetapkan, misalnya paling lambat 14 hari sejak transaksi atau sebelum tanggal tutup buku bulanan. Tanpa batas waktu, klaim bulan lalu akan mengacaukan laporan bulan ini.
3. Persetujuan atasan langsung
Atasan memeriksa kewajaran: apakah pengeluaran memang untuk pekerjaan, sesuai anggaran tim, dan nominalnya masuk akal. Untuk nominal besar, tambahkan lapis persetujuan kedua dari kepala divisi. Pola persetujuan berjenjang ini sama dengan yang dipakai pada approval pembayaran vendor, dan sebaiknya diseragamkan.
4. Verifikasi finance
Finance mencocokkan bukti dengan nominal klaim, memastikan kategori sesuai kebijakan, memeriksa plafon, dan menentukan perlakuan pajaknya. Tahap ini yang paling sering menjadi penyumbat karena dikerjakan manual satu per satu. Di sini pula finance memutuskan apakah klaim dicatat sebagai beban operasional biasa atau sebagai imbalan kepada karyawan.
5. Pembayaran
Penggantian ditransfer ke rekening karyawan sesuai jadwal yang dijanjikan SOP, atau digabung dengan pembayaran gaji. Jika digabung dengan gaji, komponennya harus terpisah jelas di slip gaji agar tidak tercampur dengan penghasilan kena pajak. Cara mengelola komponen ini dibahas di artikel payroll dan komponennya.
6. Pencatatan dan pengarsipan
Klaim yang dibayar dijurnal ke akun beban yang tepat, dan bukti diarsipkan agar siap diperiksa saat audit atau pemeriksaan pajak. Pengarsipan yang rapi juga memangkas waktu closing keuangan bulanan, karena tim tidak perlu lagi mengejar bukti yang tercecer di akhir bulan.
Contoh Kebijakan Reimbursement untuk Perusahaan Menengah
Berikut kerangka kebijakan yang bisa disesuaikan. Angka di dalamnya hanya ilustrasi struktur, bukan rekomendasi nominal; setiap perusahaan menentukan sendiri plafonnya berdasarkan anggaran dan profil pekerjaannya.
Komponen kebijakan | Contoh ketentuan | Alasan |
Siapa yang berhak | Seluruh karyawan tetap dan kontrak; pekerja lepas melalui invoice, bukan reimbursement | Memisahkan hubungan kerja dan hubungan vendor |
Kategori yang diganti | Daftar tertutup: perjalanan dinas, operasional, jamuan, komunikasi, kesehatan | Kategori di luar daftar ditolak tanpa perdebatan |
Plafon | Plafon per kategori dan per orang, misalnya untuk jamuan klien | Mencegah klaim di luar kewajaran |
Bukti wajib | Bukti asli atau foto yang terbaca; faktur pajak atas nama perusahaan bila ada | Syarat pembebanan biaya dan pengkreditan pajak masukan |
Batas waktu pengajuan | Maksimal 14 hari sejak transaksi | Menjaga laporan bulanan tidak berubah setelah ditutup |
Alur persetujuan | Atasan langsung; di atas nominal tertentu ditambah kepala divisi | Kontrol sesuai risiko nominal |
Jadwal pembayaran | Maksimal 10 hari kerja setelah klaim lengkap disetujui | Kepastian bagi karyawan yang sudah menalangi |
Sanksi | Klaim fiktif atau bukti dimanipulasi diproses sesuai peraturan perusahaan | Memberi dasar tindakan disiplin |
Kebijakan ini sebaiknya disahkan bersama peraturan perusahaan dan disosialisasikan saat onboarding, bukan hanya diunggah di folder bersama. Orang yang tahu aturannya sejak awal jarang mengajukan klaim yang bermasalah.
Aturan Pajak Reimbursement: PPh 21, Natura, dan PPN
Bagian ini yang paling sering keliru. Kesalahan yang umum: semua penggantian dianggap bukan penghasilan, atau sebaliknya semuanya dipotong PPh 21. Keduanya salah, karena perlakuannya bergantung pada sifat pengeluarannya. Sumber yang dirujuk di sini adalah FAQ resmi Direktorat Jenderal Pajak tentang PMK 66 Tahun 2023 dan penjelasan DJP mengenai jenis dan batasan natura yang dikecualikan. Aturan pajak berubah berkala, jadi pastikan versi terbaru sebelum menerapkannya.
Penggantian biaya perjalanan dinas
Menurut FAQ DJP tersebut, jika perjalanan dinas sepenuhnya untuk menjalankan tugas dan fungsi pegawai, penggantian biaya perjalanan dinas bukan merupakan penghasilan bagi pegawai. Perlakuan yang sama berlaku bila tagihan dibayar langsung oleh perusahaan ke penyedia. Yang menjadi penghasilan adalah selisih lebih apabila perusahaan memberikan uang dinas secara lumpsum dan jumlahnya melebihi biaya akomodasi, tiket, dan makan yang sebenarnya.
Penggantian biaya pengobatan dan pengeluaran pribadi
FAQ yang sama menegaskan bahwa penggantian dalam bentuk uang atas biaya pengobatan yang ditalangi pegawai merupakan imbalan kerja dalam bentuk uang, bukan natura, sehingga bukan cakupan PMK 66 dan diperlakukan sebagai objek PPh 21. Pengecualiannya adalah pengobatan akibat kecelakaan kerja, penyakit akibat kerja, kedaruratan penyelamatan jiwa, dan perawatan lanjutannya. Implikasinya bagi finance: klaim kesehatan umum harus masuk komponen penghasilan di perhitungan PPh 21 karyawan, bukan dicatat sebagai beban operasional biasa.
Natura dan kenikmatan sejak PMK 66 Tahun 2023
Sejak 1 Juli 2023, natura dan kenikmatan pada prinsipnya merupakan objek PPh bagi penerimanya dan dapat dibiayakan oleh pemberi kerja sepanjang merupakan biaya untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan. Sejumlah jenis dikecualikan dengan batasan tertentu, di antaranya makanan dan minuman di tempat kerja, peralatan kerja seperti laptop dan telepon beserta pulsanya, bingkisan hari raya keagamaan, serta fasilitas olahraga tertentu dengan batas nilai per bulan. Pemberi kerja yang menyalurkan fasilitas semacam ini lewat penggantian uang perlu memeriksa apakah skemanya masih tergolong natura atau sudah menjadi imbalan uang.
PPN dan faktur pajak
Jika transaksi yang diklaim memiliki faktur pajak, pastikan faktur dibuat atas nama perusahaan, bukan atas nama karyawan. Faktur atas nama pribadi tidak dapat dikreditkan sebagai pajak masukan perusahaan. Aturan sederhana untuk SOP: karyawan wajib meminta faktur atas nama perusahaan untuk transaksi dengan Pengusaha Kena Pajak, dan finance menolak pengkreditan bila namanya tidak sesuai.
Kasus yang tidak lazim, misalnya penggantian biaya pendidikan atau tunjangan keluarga, sebaiknya dikonsultasikan dengan konsultan pajak. Artikel ini merangkum ketentuan umum, bukan pengganti nasihat profesional.
Masalah yang Sering Terjadi pada Proses Manual
Tim yang masih mengumpulkan nota fisik dan form kertas biasanya menghadapi masalah yang sama, apa pun industrinya.
Nota hilang atau tidak terbaca. Struk termal memudar dalam beberapa minggu; klaim yang diajukan terlambat sering sudah tidak punya bukti yang layak.
Persetujuan tertahan. Form menunggu tanda tangan atasan yang sedang bepergian, lalu menumpuk di meja finance menjelang tutup buku.
Input ulang ke pembukuan. Data yang sama diketik di form, di spreadsheet rekap, lalu di software akuntansi. Setiap pengetikan ulang membuka peluang salah nominal atau salah akun.
Plafon tidak terkontrol. Tanpa sistem, finance baru tahu total klaim jamuan sebuah tim melewati anggaran setelah bulan berakhir.
Duplikasi klaim. Satu nota bisa diajukan dua kali oleh orang yang sama, atau oleh dua orang yang makan di meja yang sama.
Perlakuan pajak tidak konsisten. Klaim kesehatan bulan ini masuk penghasilan, bulan depan tidak, tergantung siapa yang memverifikasi.
Dampaknya tidak berhenti di tim finance. Karyawan yang menalangi biaya lalu menunggu berminggu-minggu untuk diganti akan enggan menalangi lagi, dan pekerjaan lapangan ikut terhambat. Pada skala tertentu, tumpukan klaim yang belum dibayar juga mengaburkan gambaran arus kas perusahaan karena kewajiban yang sudah timbul belum tercatat.
Otomasi Reimbursement dengan Mekari Expense
Aplikasi manajemen pengeluaran memindahkan keenam tahap SOP di atas ke satu alur digital. Sebagai contoh, fitur yang tercantum di halaman resmi Mekari Expense saat artikel ini ditulis mencakup hal-hal berikut.
Pengajuan lewat aplikasi mobile atau web. Karyawan memotret nota, dan teknologi OCR mengubah dokumen menjadi data siap pakai tanpa pengetikan manual.
Approval dan workflow yang bisa diatur. Alur persetujuan disusun mengikuti kebijakan perusahaan; penyetuju dapat meminta dokumen tambahan atau perbaikan bila pengajuan belum lengkap.
Pemantauan status secara real-time. Karyawan dan manajer melihat posisi klaim tanpa perlu bertanya ke finance.
Disbursement otomatis. Pembayaran dijadwalkan dari anggaran yang dialokasikan tanpa transfer satu per satu.
Integrasi dengan Mekari Jurnal. Data klaim mengalir ke pembukuan tanpa input ulang, sehingga jurnal beban terbentuk dari data yang sama dengan bukti klaimnya.
Modul pendamping. Di halaman produk yang sama tercantum cash advance, perjalanan bisnis, kartu korporat virtual dan debit, hingga laporan yang menyusun data secara akurat.
Bila pembayaran reimbursement digabung dengan gaji, Mekari Talenta menangani sisi payroll dan slip gaji digitalnya, termasuk komponen yang harus masuk perhitungan pajak. Pemisahan yang tegas antara beban operasional dan imbalan karyawan di sistem membuat perlakuan PPh 21 konsisten dari bulan ke bulan, bukan bergantung pada siapa yang memverifikasi.
Perusahaan yang sudah memakai ERP skala lebih besar biasanya mengelola klaim karyawan di modul expense ERP-nya sendiri; gambaran pilihannya ada di artikel lima software ERP terbesar dan halaman Oracle NetSuite. Untuk perusahaan menengah yang belum sampai ke sana, aplikasi expense yang terintegrasi dengan software akuntansi biasanya sudah mencukupi.
Cara Memilih Aplikasi Reimbursement
Lima pertanyaan berikut membantu menyaring pilihan sebelum meminta demo.
Apakah alur persetujuannya bisa mengikuti SOP kita, termasuk lapis kedua untuk nominal besar dan penolakan otomatis untuk kategori di luar daftar?
Bagaimana bukti disimpan? Foto nota harus tersimpan bersama klaimnya dan mudah ditarik saat audit atau pemeriksaan pajak.
Apakah terhubung ke software akuntansi dan payroll yang sudah dipakai? Tanpa integrasi, otomasi berhenti di tahap persetujuan dan input ulang tetap terjadi.
Bisakah plafon dan anggaran dikunci di sistem, bukan hanya diperiksa manusia setelah klaim masuk?
Apakah komponen kena pajak dan tidak kena pajak bisa dipisahkan sejak input, sehingga finance tidak mengklasifikasikan ulang di akhir bulan?
Prinsip yang sama berlaku untuk otomasi proses lain di perusahaan; pembahasan yang lebih luas ada di artikel otomatisasi approval untuk proses bisnis. Khusus klaim perjalanan dinas yang volumenya besar, lihat juga panduan mengelola travel expense kantor.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Reimbursement
Apa yang dimaksud dengan reimbursement?
Reimbursement adalah penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan atas biaya yang sudah dibayar lebih dulu untuk kepentingan pekerjaan, seperti tiket perjalanan dinas, jamuan klien, atau pembelian perlengkapan kantor. Penggantian diberikan setelah karyawan mengajukan klaim disertai bukti transaksi yang sah dan klaim itu disetujui sesuai kebijakan perusahaan.
Apa bedanya reimbursement dengan refund?
Refund adalah pengembalian uang dari penjual kepada pembeli karena transaksi dibatalkan atau barang tidak sesuai. Reimbursement berbeda: uangnya berasal dari perusahaan, bukan dari penjual, dan diberikan karena karyawan sudah menalangi biaya perusahaan. Dalam refund tidak ada pihak ketiga yang menalangi.
Apakah reimbursement dipotong PPh 21?
Bergantung pada sifat pengeluarannya. Penggantian biaya perjalanan dinas yang sepenuhnya untuk tugas perusahaan bukan merupakan penghasilan karyawan menurut FAQ resmi DJP tentang PMK 66 Tahun 2023. Sebaliknya, penggantian biaya yang sifatnya manfaat pribadi, misalnya biaya pengobatan umum, diperlakukan sebagai imbalan kerja dalam bentuk uang sehingga masuk objek PPh 21. Perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan konsultan pajak untuk kasus yang tidak lazim.
Berapa lama proses reimbursement yang wajar?
Tidak ada aturan baku dari pemerintah; jangka waktunya ditetapkan dalam kebijakan internal perusahaan. Praktik yang umum adalah 7 sampai 14 hari kerja sejak klaim lengkap diterima, atau dibayarkan bersama gaji bulan berjalan. Yang penting adalah batas waktu itu tertulis di SOP dan dipatuhi secara konsisten.
Bukti apa saja yang harus dilampirkan saat mengajukan reimbursement?
Minimal nota, struk, kuitansi, atau invoice asli yang memuat tanggal, nama penjual, rincian barang atau jasa, dan nominal. Bila transaksinya memiliki faktur pajak, pastikan faktur dibuat atas nama perusahaan. Beberapa perusahaan juga meminta bukti pendukung seperti undangan rapat atau surat tugas untuk klaim perjalanan dinas dan jamuan klien.
Apakah perusahaan kecil perlu aplikasi reimbursement?
Perlu dipertimbangkan begitu volume klaim mulai menyita waktu tim finance, misalnya di atas 30 sampai 50 klaim per bulan atau saat karyawan bekerja di banyak lokasi. Aplikasi seperti Mekari Expense mengganti pengumpulan nota fisik dengan foto dan OCR, menjalankan approval berjenjang secara otomatis, dan mengirim datanya ke pembukuan tanpa input ulang.
Rapikan Proses Reimbursement Perusahaan Anda
SOP yang tertulis, perlakuan pajak yang konsisten, dan alur yang terotomasi membuat reimbursement berhenti menjadi sumber gesekan. Tim Virtuenet by Prasetia mendampingi perusahaan di Indonesia menerapkan Mekari Expense, Jurnal, dan Talenta sesuai kebijakan internalnya, mulai dari penyusunan alur persetujuan sampai integrasi ke pembukuan. Hubungi tim Virtuenet untuk diskusi kebutuhan dan informasi terkini, termasuk soal paket dan biaya.
Joe Martiar Simatupang — Head of Marketing, Virtuenet by Prasetia
Mendampingi perusahaan di Indonesia memilih dan menerapkan sistem bisnis untuk skala menengah hingga enterprise.
