%20sponsor.png)
Petty Cash: Pengertian, Metode, SOP, dan Cara Mencatatnya
Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai dalam jumlah terbatas yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional sehari-hari yang nilainya kecil, seperti alat tulis, konsumsi rapat, parkir, dan ongkos kurir. Dana ini dipegang oleh seorang kustodian, dipertanggungjawabkan dengan bukti, dan diisi kembali secara berkala.
Artikel ini ditujukan bagi tim finance dan administrasi perusahaan menengah yang ingin mengelola kas kecil dengan kontrol yang rapi, bukan sekadar mengetahui definisinya. Isinya mencakup fungsi kas kecil, dua metode pencatatannya, SOP dan kontrol internal, contoh jurnal, sampai kapan kas fisik layak diganti kartu korporat. Sebagai pengungkapan: Virtuenet by Prasetia adalah partner resmi Mekari, sehingga bagian otomasi mengambil contoh dari Mekari Jurnal dan Mekari Expense. Prinsip SOP dan akuntansinya berlaku untuk perusahaan mana pun.
Apa Itu Petty Cash dan Kapan Perusahaan Membutuhkannya?
Perusahaan mana pun punya pengeluaran yang terlalu kecil untuk diproses lewat transfer bank dan persetujuan berlapis: membeli tinta printer, membayar parkir tamu, atau memesan makan siang rapat. Di sinilah kas kecil berperan: ia menyediakan uang tunai secukupnya di tangan orang yang ditunjuk.
Modul akuntansi keuangan Ikatan Akuntan Indonesia mendefinisikan kas kecil sebagai dana yang disimpan dalam perusahaan untuk mendanai pengeluaran tunai sehari-hari yang bersifat tidak material, dengan dua sistem pengelolaan: dana tetap (imprest) dan dana tidak tetap (fluctuating). Di laporan posisi keuangan, kas kecil termasuk dalam kas pada kelompok aset lancar.
Fungsi kas kecil bagi operasional
Mempercepat transaksi kecil. Pembayaran bisa dilakukan hari itu juga tanpa menunggu jadwal pembayaran vendor.
Memisahkan pengeluaran kecil dari kas utama. Rekening bank perusahaan tidak dipenuhi transaksi bernilai kecil yang menyulitkan rekonsiliasi.
Memberi batas yang jelas. Batas nominal dan daftar kategori yang boleh dibayar dari kas kecil membuat pengeluaran tetap terkendali.
Bedanya dengan kasbon dan reimbursement
Tiga istilah ini sering tertukar. Yang pertama, kas kecil, adalah dana perusahaan yang sudah berada di tangan kustodian. Kasbon adalah uang muka yang diberikan kepada karyawan sebelum pengeluaran terjadi, lalu dipertanggungjawabkan kemudian; risiko pengelolaannya dibahas di artikel kasbon manual bisa merugikan perusahaan. Reimbursement adalah penggantian setelah karyawan menalangi biaya dengan uangnya sendiri, dengan SOP dan aturan pajak yang dibahas di panduan reimbursement karyawan.
Dua Metode Petty Cash: Imprest dan Fluktuasi
Pilihan metode menentukan kapan pengeluaran dijurnal dan bagaimana saldo kas kecil dipantau. Sebagian besar perusahaan menengah memakai metode imprest karena kontrolnya lebih ketat.
Metode imprest (dana tetap)
Saldo kas kecil ditetapkan pada jumlah tertentu dan dipertahankan tetap. Pengeluaran hanya dibuatkan bukti, tidak langsung dijurnal. Ketika dana menipis, kustodian mengajukan pengisian kembali sebesar total bukti pengeluaran, dan pada saat itulah seluruh beban dijurnal. Keunggulannya: kapan pun diperiksa, uang tunai ditambah bukti pengeluaran harus sama dengan plafon, sehingga selisih langsung terlihat.
Metode fluktuasi (dana berubah)
Saldo kas kecil tidak dipatok pada jumlah tertentu. Semua pengeluaran langsung dijurnal ke akun bebannya, dan pengisian kembali boleh berbeda dari jumlah yang terpakai. Metode ini lebih fleksibel, tetapi pengendaliannya lebih longgar karena tidak ada angka tetap sebagai patokan pemeriksaan.
Aspek | Metode imprest | Metode fluktuasi |
Saldo kas kecil | Tetap sesuai plafon | Berubah mengikuti transaksi |
Waktu penjurnalan beban | Saat pengisian kembali, sekaligus | Setiap transaksi terjadi |
Jumlah pengisian | Sebesar total bukti pengeluaran | Bebas, sesuai kebutuhan |
Kontrol internal | Kuat: kas + bukti = plafon | Lebih longgar, butuh rekonsiliasi lebih sering |
Cocok untuk | Perusahaan dengan kebijakan pengeluaran ketat | Unit dengan pola pengeluaran tidak teratur |
SOP Pengelolaan Petty Cash dan Kontrol Internalnya
Nilai per transaksinya kecil, tetapi frekuensinya tinggi dan uangnya tunai. Tanpa aturan tertulis, kas kecil menjadi titik kebocoran yang paling jarang diperiksa. SOP berikut mengikuti siklus imprest.
1. Pembentukan dana dan penunjukan kustodian
Manajemen menetapkan plafon secara tertulis, menunjuk satu kustodian, dan menyebut siapa penggantinya saat kustodian cuti. Orang ini sebaiknya bukan penyetuju pengeluaran dan bukan pula pembuku transaksi, supaya pemisahan tugas terjaga. Modal awalnya ditarik dari bank dan dicatat sebagai pembentukan kas kecil.
2. Pengeluaran dengan voucher
Semua pembayaran dari kas kecil memakai voucher bernomor urut yang memuat tanggal, keperluan, nominal, nama penerima, dan tanda tangan penyetuju. Kebijakan juga menetapkan batas nominal per transaksi dan daftar tertutup kategori yang boleh dibayar; di luar itu wajib lewat jalur pembayaran vendor biasa.
3. Pengumpulan bukti pengeluaran kas kecil
Nota, struk, atau kuitansi dilampirkan pada voucher. Struk termal cepat memudar, jadi kustodian sebaiknya memotretnya pada hari yang sama. SOP perlu menyebut secara eksplisit bahwa bukti yang tidak terbaca membuat pengeluaran tidak bisa diganti.
4. Cash opname dan rekonsiliasi
Finance menghitung uang tunai di tangan kustodian secara berkala dan tanpa pemberitahuan, lalu mencocokkannya dengan bukti. Untuk metode imprest, uang tunai ditambah total voucher harus sama dengan plafon. Selisih dicatat dan dicari penyebabnya sebelum dibukukan. Pemeriksaan mendadak ini bagian dari pencegahan kebocoran dana operasional yang paling murah dijalankan.
5. Pengisian kembali dan pembukuan
Kustodian mengajukan pengisian kembali dengan rekap voucher dan bukti. Setelah disetujui, finance menjurnal setiap beban ke akun yang sesuai dan mentransfer atau menarik tunai sebesar total bukti, sehingga saldo kembali ke plafon. Pengisian sebaiknya dilakukan juga tepat sebelum tutup buku agar beban periode berjalan tidak tertinggal; ini membantu proses closing keuangan bulanan berjalan lebih cepat.
Jurnal Kas Kecil: Contoh Pencatatan Imprest dan Fluktuasi
Angka di bawah ini ilustrasi untuk memperlihatkan pola jurnalnya, bukan acuan plafon. Misalkan perusahaan membentuk kas kecil sebesar Rp2.000.000, lalu dalam dua minggu terjadi pengeluaran alat tulis Rp450.000 dan transportasi lokal Rp300.000.
Jurnal metode imprest
Peristiwa | Debit | Kredit |
Pembentukan dana | Kas kecil Rp2.000.000 | Kas/Bank Rp2.000.000 |
Pengeluaran alat tulis dan transportasi | Tidak dijurnal, hanya voucher | Tidak dijurnal, hanya voucher |
Pengisian kembali (total bukti Rp750.000) | Beban perlengkapan Rp450.000 · Beban transportasi Rp300.000 | Kas/Bank Rp750.000 |
Akun kas kecil tidak disentuh saat pengisian kembali; yang berubah hanya kas atau bank dan akun beban, sehingga saldo bukunya tetap Rp2.000.000.
Jurnal metode fluktuasi
Peristiwa | Debit | Kredit |
Pembentukan dana | Kas kecil Rp2.000.000 | Kas/Bank Rp2.000.000 |
Pengeluaran alat tulis | Beban perlengkapan Rp450.000 | Kas kecil Rp450.000 |
Pengeluaran transportasi | Beban transportasi Rp300.000 | Kas kecil Rp300.000 |
Pengisian kembali (misalnya Rp1.000.000) | Kas kecil Rp1.000.000 | Kas/Bank Rp1.000.000 |
Dengan metode fluktuasi, saldo buku kas kecil bergerak setiap transaksi dan pengisian tidak harus sama dengan yang terpakai. Penjelasan pola pencatatan ini tersedia juga di referensi umum AccountingCoach tentang petty cash.
Laporan kas kecil yang perlu disiapkan
Minimal ada dua dokumen: buku kas kecil yang mencatat tanggal, nomor voucher, keterangan, kategori, dan nominal setiap transaksi; serta rekap pengisian kembali yang memuat total per kategori beban dan lampiran buktinya. Keduanya yang diminta auditor saat memeriksa kas.
Masalah yang Sering Terjadi pada Kas Kecil Manual
Polanya hampir sama di banyak perusahaan.
Voucher menumpuk tanpa dijurnal. Beban dua bulan baru dibukukan saat pengisian, sehingga laporan bulanan salah periode.
Selisih kas tidak terlacak. Tanpa cash opname berkala, selisih kecil dibiarkan dan lama-lama dianggap wajar.
Uang tunai dipakai untuk kasbon atau talangan pribadi. Uang tunai dipinjamkan kustodian untuk keperluan yang bukan pengeluaran perusahaan.
Bukti hilang atau tidak terbaca. Struk termal memudar; pengeluaran nyata akhirnya tidak bisa dibebankan.
Plafon tidak pernah ditinjau. Angka lama dipertahankan meski volume pengeluaran sudah berubah.
Pengeluaran besar dipecah menjadi beberapa voucher. Batas per transaksi dihindari dengan memecah satu pembelian menjadi beberapa nota.
Efeknya terasa di luar tim finance. Pengelolaan yang tidak rapi mengaburkan biaya operasional sebenarnya, dan ini termasuk hal yang perlu diwaspadai ketika omzet naik tetapi biaya operasional ikut meningkat.
Mengotomasi Petty Cash dengan Mekari Jurnal dan Mekari Expense
Otomasi kas kecil berarti memindahkan pencatatan, persetujuan, dan pembukuannya ke sistem, lalu mengganti sebagian pengeluaran tunai dengan kartu yang terkendali. Fitur yang disebut di bawah ini diambil dari halaman resmi Mekari Jurnal dan Mekari Expense saat artikel ini ditulis.
Pencatatan dan pembukuan dengan Mekari Jurnal
Automasi jurnal dan buku besar. Pengisian kembali dibukukan ke akun beban tanpa input ulang, di periode yang benar.
Rekonsiliasi langsung dari mutasi rekening bank. Penarikan dana untuk pengisian kas kecil dicocokkan otomatis dengan catatan pembukuan.
Alur approval terstruktur dan audit trail otomatis. Siapa mengajukan, siapa menyetujui, dan kapan dicatat terekam untuk ditelusuri saat audit.
Laporan keuangan siap pakai. Halaman resminya menyebut lebih dari 40 template laporan yang bisa disesuaikan per divisi atau entitas.
Mengganti kas fisik dengan kartu dan aplikasi pengeluaran
Untuk sebagian kategori, uang tunai bisa diganti sama sekali. Mekari Expense menyediakan kartu korporat virtual dan fisik yang dibuat langsung dari aplikasi, alokasi anggaran per akun, alur approval dan workflow yang bisa diatur, serta teknologi OCR yang mengubah nota menjadi data siap pakai. Setiap pengeluaran kartu tersinkron ke Mekari Jurnal, sehingga rekap voucher manual tidak diperlukan lagi. Pola alur persetujuannya sama dengan yang dipakai untuk approval pembayaran vendor, dan sebaiknya diseragamkan.
Kapan kas kecil fisik layak diganti kartu korporat?
Volume voucher per bulan sudah menyita waktu finance untuk merekap dan menjurnal secara manual.
Pengeluaran kecil terjadi di banyak lokasi atau cabang, sehingga cash opname sulit dilakukan serentak.
Sebagian besar transaksi kas kecil sebenarnya bisa dibayar nontunai, misalnya pembelian daring, transportasi, dan langganan kecil.
Perusahaan ingin plafon dan kategori dikunci di sistem, bukan hanya diperiksa manusia setelah uang keluar.
Perusahaan yang sudah memakai ERP skala lebih besar biasanya mengelola kas kecil di modul keuangan ERP-nya; gambaran pilihannya ada di artikel lima software ERP terbesar dan halaman Oracle NetSuite. Untuk perusahaan menengah, software akuntansi plus aplikasi pengeluaran yang terintegrasi biasanya sudah mencukupi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Petty Cash
Apa yang dimaksud dengan petty cash?
Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai dalam jumlah terbatas yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional harian yang nilainya kecil, misalnya alat tulis, konsumsi rapat, parkir, atau ongkos kurir. Seorang kustodian memegang dana ini dan mempertanggungjawabkannya dengan bukti pengeluaran.
Petty cash dipegang oleh siapa?
Oleh kustodian kas kecil, biasanya staf administrasi atau staf finance yang ditunjuk secara tertulis. Kustodian menyimpan uang, mencatat pengeluaran, dan mengumpulkan bukti; ia sebaiknya bukan orang yang menyetujui maupun yang membukukan, agar pemisahan tugas terjaga.
Berapa jumlah petty cash yang ideal?
Tidak ada angka baku. Plafon ditentukan dari rata-rata pengeluaran kecil dalam satu periode pengisian, biasanya satu sampai dua minggu, ditambah cadangan secukupnya. Angka yang terlalu besar menaikkan risiko kehilangan dan penyalahgunaan; angka yang terlalu kecil membuat kustodian harus mengajukan pengisian terlalu sering.
Apa perbedaan metode imprest dan fluktuasi?
Pada metode imprest, saldo kas kecil dipertahankan tetap; pengeluaran tidak dijurnal satu per satu, melainkan dijurnal sekaligus saat dana diisi kembali sebesar total bukti. Pada metode fluktuasi, saldo boleh berubah-ubah dan setiap pengeluaran langsung dijurnal ke akun bebannya.
Petty cash masuk ke akun apa?
Kas kecil dicatat sebagai bagian dari kas di aset lancar pada laporan posisi keuangan, terpisah dari kas di bank agar mudah direkonsiliasi. Pengeluarannya dibebankan ke akun beban yang sesuai, misalnya beban perlengkapan kantor atau beban transportasi.
Apa bedanya petty cash dengan kasbon dan reimbursement?
Dana petty cash sudah tersedia di tangan kustodian untuk pengeluaran kecil. Kasbon adalah uang muka yang diberikan kepada karyawan sebelum pengeluaran terjadi dan dipertanggungjawabkan kemudian. Reimbursement adalah penggantian setelah karyawan menalangi biaya dengan uangnya sendiri. Alur uang dan pencatatan ketiganya berbeda.
Rapikan Pengelolaan Kas Kecil Perusahaan Anda
Plafon tertulis, kustodian yang jelas, cash opname berkala, dan pembukuan tepat waktu membuat kas kecil berhenti menjadi titik buta laporan keuangan. Tim Virtuenet by Prasetia mendampingi perusahaan di Indonesia menerapkan Mekari Jurnal dan Mekari Expense sesuai kebijakan internalnya, mulai dari penataan akun dan alur persetujuan sampai integrasi kartu korporat ke pembukuan. Hubungi tim Virtuenet untuk diskusi kebutuhan dan informasi terkini, termasuk soal paket dan biaya.
Joe Martiar Simatupang — Head of Marketing, Virtuenet by Prasetia
Mendampingi perusahaan di Indonesia memilih dan menerapkan sistem bisnis untuk skala menengah hingga enterprise.
