Satu Tools untuk Approval Cuti, Budget, dan PO Sekaligus

Bayangkan jika setiap pengajuan cuti karyawan, permintaan anggaran, hingga approval purchase order (PO) masih dilakukan manual lewat email atau dokumen cetak.

Prosesnya memakan waktu lama karena harus menunggu tanda tangan, dokumen mudah tercecer, dan sering kali tidak transparan.

Akibatnya, perusahaan menghadapi risiko kebocoran anggaran sekaligus kehilangan efisiensi kerja.

Di era digital, semua itu seharusnya tidak lagi menjadi masalah. Kini hadir solusi yang memungkinkan approval cuti, budget, dan PO dikelola hanya dalam satu tools terintegrasi.

Pentingnya Sistem Approval Terintegrasi

Perusahaan modern sangat membutuhkan sistem approval online yang menyatukan berbagai alur persetujuan dalam satu platform. Beberapa alasan utamanya adalah:

• Efisiensi waktu – approval bisa dilakukan lebih cepat tanpa menunggu dokumen fisik atau berhari-hari lewat email.

• Konsistensi data – semua pengajuan tercatat rapi, sehingga mudah diaudit dan ditelusuri.

• Akses fleksibel – persetujuan dapat dilakukan dari desktop maupun smartphone, kapan saja dan di mana saja.

• Transparansi tinggi – status persetujuan bisa dipantau real-time, termasuk siapa yang sudah menyetujui dan siapa yang belum.

Setelah memahami pentingnya sistem persetujuan yang terpusat, tentu muncul pertanyaan: apakah ada tools yang mampu menggabungkan semua itu di satu tempat? Jawabannya adalah Lark Approval.

Kenalan dengan Lark Approval

Lark Approval merupakan fitur unggulan dari Lark Suite, sebuah platform kolaborasi all-in-one dari ByteDance.

Fitur ini memungkinkan perusahaan menyederhanakan seluruh proses persetujuan, mulai dari cuti, anggaran, hingga purchase order.

Karyawan cukup mengisi formulir digital, notifikasi otomatis masuk ke atasan lewat Approval Bot, dan persetujuan bisa dilakukan hanya dengan satu klik.

Semua data tercatat secara transparan, real-time, dan aman.

Fitur Utama Lark Approval

1. Approval Center

Setiap aktivitas approval terkumpul dalam Approval Center, yaitu dashboard terpusat bagi karyawan untuk memantau status pengajuan, dan bagi manajer untuk melihat mana saja request yang masih pending, disetujui, atau ditolak.

2. Approval Bot

Ketika ada permintaan baru, Approval Bot akan otomatis mengirimkan notifikasi ke chat di Lark. Approver bisa menyetujui atau menolak langsung dari chat, baik via desktop maupun ponsel, tanpa perlu membuka aplikasi lain.

3. Customizable Forms

Admin dapat membuat form kustom sesuai kebutuhan, misalnya untuk cuti, budget, atau PO dengan field yang disesuaikan agar sesuai kebijakan internal, sehingga proses approval lebih relevan dan standar.

4. Multi-Level Approval Workflow

Fitur ini memungkinkan workflow persetujuan berlapis berdasarkan nilai pengajuan atau struktur organisasi.

Jika melebihi batas tertentu, request otomatis diteruskan ke level manajer yang lebih tinggi.

Perbandingan Cara Manual vs. Lark Approval

Aspek	Cara Manual (Email/Chat/Kertas)	Lark Approval
Kecepatan	Lambat, menunggu tanda tangan manual dan dokumen fisik	Cepat & real-time, notifikasi otomatis via Approval Bot
Transparansi	Sulit melacak status persetujuan	Semua tercatat jelas di Approval Center dengan audit trail lengkap
Aksesibilitas	Terbatas, sering harus di kantor atau cek email	Bisa approve kapan saja lewat desktop maupun mobile
Keamanan Data	Rawan hilang & sulit diaudit	Data tersimpan aman di cloud dengan standar keamanan global

Perbandingan ini menunjukkan perbedaan yang sangat jelas: proses manual penuh risiko keterlambatan dan kurang transparan, sedangkan Lark Approval menghadirkan pengalaman persetujuan yang cepat, terintegrasi, dan aman.

Dengan satu platform, perusahaan bisa memangkas birokrasi, meningkatkan produktivitas, sekaligus menjaga kepercayaan karyawan dan manajemen.

Manfaat Lark Approval untuk Bisnis

1. Approval Cuti Lebih Praktis dan Transparan

Karyawan hanya perlu mengisi form pengajuan cuti dan status permintaan bisa dipantau secara real-time melalui Approval Center.

Atasan pun dapat menyetujui langsung via desktop atau mobile tanpa repot, tanpa email berulang.

2. Kontrol Anggaran Lebih Ketat dan Efisien

Dengan fitur multi-level workflow dan batasan limit, pengajuan budget akan terkonsolidasi dan setiap pengeluaran yang melampaui batas langsung ditangani sesuai hierarki.

Tim finance pun mudah melakukan pelacakan dan audit data.

3. Purchase Order (PO) Lebih Aman dan Transparan

Setiap request PO dibuat secara digital, melewati alur persetujuan yang jelas dan tercatat dalam sistem.

Berkat audit trail, perusahaan dapat mengidentifikasi siapa yang mengajukan dan menyetujui, serta kapan dilakukan mencegah fraud dan dokumen hilang jejak.

4. Dashboard Terpusat Mempercepat Pengambilan Keputusan

Melalui Approval Center, HR, finance, dan procurement bisa langsung melihat semua request dalam satu tampilan.

Ini membuat keputusan lebih cepat karena semua data tersedia secara real-time di satu dashboard.

Dampak Jangka Panjang Digitalisasi Approval

Digitalisasi approval bukan hanya soal kecepatan persetujuan harian, tetapi juga memberi dampak jangka panjang bagi perusahaan.

Dengan sistem seperti Lark Approval, semua data persetujuan tersimpan rapi di cloud, sehingga perusahaan lebih mudah melakukan analisis tren, mengukur efisiensi, hingga menyiapkan laporan audit kapan pun dibutuhkan.

Proses approval tidak seharusnya menjadi hambatan pertumbuhan bisnis. Jika sebelumnya perusahaan harus menghadapi proses manual yang lambat dan rawan kesalahan, kini ada solusi yang menyatukan semuanya dalam satu platform yaitu Lark.

Dengan Lark Approval, cuti, budget, dan PO bisa dikelola dalam sistem yang terintegrasi, cepat, dan aman.

Hasilnya, efisiensi meningkat, birokrasi berkurang, dan keputusan bisnis bisa diambil lebih cepat dengan data yang jelas.

Ingin melihat bagaimana sistem ini bekerja untuk bisnis Anda? Jadwalkan demo gratis Lark sekarang, dan biarkan tim Virtuenet membantu Anda menyederhanakan proses approval di perusahaan.

Coba Demo Gratis