%20sponsor.png)
Approval adalah Persetujuan Resmi, Ini Alur dan Contohnya
Diperbarui: 13 Okt
Approval adalah persetujuan resmi dari pihak yang berwenang atas sebuah pengajuan, misalnya cuti, pembelian barang, pembayaran vendor, atau reimbursement, sebelum pengajuan itu boleh dijalankan. Dalam bahasa Indonesia, approval berarti persetujuan, sedangkan proses approval berarti rangkaian langkah dari pengajuan dikirim sampai keputusan dicatat.
Istilah ini muncul hampir setiap hari di kantor, mulai dari form cuti, email atasan, sampai status di aplikasi kerja. Masalahnya, banyak perusahaan masih menjalankan approval lewat kertas, email, dan chat, sehingga pengajuan sering tertahan tanpa ada yang tahu posisinya. Artikel ini membahas arti istilahnya, alur proses approval yang baik, contohnya di perusahaan, dan cara mengotomatisasinya.
Sebagai catatan, Virtuenet merupakan partner resmi Lark di Indonesia, sehingga contoh sistem approval di artikel ini memakai Lark Approval. Prinsip alurnya tetap berlaku untuk sistem apa pun.
Arti Approval, Approve, dan Approved dalam Dunia Kerja
Ketiga kata ini berasal dari kata kerja bahasa Inggris approve, yang menurut Cambridge Dictionary berarti menyetujui atau menerima sesuatu secara resmi. Bentuknya berbeda karena fungsinya dalam kalimat juga berbeda.
Istilah | Jenis kata | Arti | Contoh di kantor |
Approve | Kata kerja | Menyetujui | Manajer meng-approve pengajuan cuti. |
Approved | Status | Disetujui | Status PO berubah menjadi approved. |
Approval | Kata benda | Persetujuan | Pengajuan ini butuh approval direktur. |
Approver | Kata benda | Pihak yang memberi persetujuan | Kepala divisi menjadi approver pertama. |
Pending approval | Status | Menunggu persetujuan | Reimbursement masih pending approval. |
Need approval | Status | Perlu persetujuan | Kontrak ini need approval sebelum dikirim. |
Rejected | Status | Ditolak | Pengajuan rejected karena lampiran kurang. |
Jadi, ketika aplikasi menampilkan status menunggu approval, pengajuan Anda sudah terkirim tetapi belum diputuskan. Status ini wajar selama masih dalam tenggat yang disepakati. Yang perlu diwaspadai adalah pengajuan yang menunggu tanpa ada yang tahu sedang tertahan di meja siapa.
Contoh Penggunaan dalam Email dan Chat Kerja
Di email dan chat kerja, kata-kata ini biasanya dipakai bercampur dengan bahasa Indonesia. Beberapa contoh yang lazim:
"Mohon approval Bapak untuk pengajuan pembelian laptop tim desain berikut."
"Pengajuan cuti Anda tanggal 20–22 sudah approved oleh atasan."
"Kontrak vendor masih pending approval dari direktur keuangan."
"Klaim ini rejected karena struk belum dilampirkan, silakan ajukan ulang."
Di dokumen resmi, kata persetujuan, disetujui, dan menunggu persetujuan tetap lebih tepat dipakai.
Alur Proses Approval: Lima Tahap dari Pengajuan sampai Arsip
Proses approval adalah rangkaian langkah yang membawa sebuah pengajuan dari pengaju ke pihak berwenang, lalu kembali dalam bentuk keputusan yang tercatat. Hampir semua jenis approval mengikuti lima tahap yang sama.
1. Pengajuan
Pengaju mengisi form, melampirkan dokumen pendukung seperti invoice atau surat dokter, lalu memilih jenis pengajuan. Form yang baku mencegah informasi penting tertinggal sejak awal.
2. Verifikasi
Admin, HR, atau finance memeriksa kelengkapan dan kecocokannya dengan kebijakan, misalnya sisa cuti atau sisa anggaran. Berkas yang belum lengkap dikembalikan sebelum sampai ke atasan, supaya waktu approver tidak terbuang.
3. Routing ke Approver
Routing approval adalah aturan tentang siapa yang menyetujui dan dalam urutan apa. Pengeluaran kecil mungkin cukup disetujui kepala divisi, sedangkan pembelian bernilai besar perlu naik ke direktur keuangan. Urutannya bisa berjenjang satu per satu, bisa juga paralel ke beberapa approver sekaligus.
4. Keputusan
Pihak berwenang memilih approve, reject, atau meminta revisi, idealnya disertai komentar. Tenggat dan pengingat menjaga agar keputusan tidak menggantung berhari-hari.
5. Arsip dan Tindak Lanjut
Setelah keputusan keluar, pengaju menerima pemberitahuan, data diteruskan ke tim pelaksana (finance membayar, HR mencatat cuti), dan seluruh jejak keputusan tersimpan untuk audit.
Siapa Saja yang Terlibat dalam Proses Approval?
Setiap alur approval melibatkan beberapa peran. Menamai peran ini sejak awal memudahkan ketika alurnya dipindahkan ke sistem digital.
Pengaju (requester). Orang yang membuat permintaan dan bertanggung jawab atas kelengkapan data serta lampirannya.
Verifikator. Admin, HR, atau finance yang memeriksa kesesuaian dengan kebijakan sebelum berkas naik ke atasan.
Approver. Pihak yang berwenang memutuskan, bisa satu orang atau beberapa tingkat sesuai nilai dan jenis permintaan.
Delegasi. Pengganti approver saat cuti atau dinas, supaya antrean tidak berhenti.
Penerima tembusan. Pihak yang perlu tahu hasilnya tanpa ikut memutuskan, misalnya tim pelaksana.
Admin sistem. Orang yang memelihara form, aturan routing, dan hak akses ketika struktur organisasi berubah.
Contoh Proses Approval di Perusahaan
Berikut jenis approval yang paling sering ditemui, lengkap dengan approver yang lazim dan titik rawannya.
Approval Cuti dan Izin
Karyawan mengajukan cuti, atasan langsung menyetujui, lalu HR mencatat sisa cutinya. Titik rawannya ada pada atasan yang sedang dinas luar dan tidak sempat membuka email. Bagi karyawan yang sedang menunggu, artikel Kenapa Cuti Kamu Lama Banget Di-Approve? membahas penyebabnya dari sisi pengaju.
Purchase Request dan Purchase Order
Pengguna mengajukan purchase request, tim pengadaan membandingkan penawaran, lalu purchase order disetujui sesuai batas nominal. Di perusahaan yang memakai software procurement, persetujuan ini biasanya menempel langsung pada dokumen PR dan PO.
Pembayaran Vendor
Tim finance mencocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan barang, lalu meminta persetujuan pembayaran berjenjang. Antrean yang tidak terlihat sering membuat vendor menagih berulang kali, padahal invoice-nya sudah lama masuk.
Reimbursement dan Pengeluaran Karyawan
Karyawan mengajukan penggantian biaya beserta bukti, atasan menilai kewajarannya, dan finance memeriksa kesesuaian dengan kebijakan sebelum dana dicairkan. Prosedur lengkapnya kami bahas di panduan reimbursement.
Anggaran, Dokumen, dan Konten
Anggaran kegiatan, kontrak, materi pemasaran, dan dokumen kebijakan juga butuh persetujuan, sering kali dari lebih dari satu divisi. Pada jenis ini, approver kedua biasanya berasal dari divisi yang terdampak, misalnya legal untuk kontrak atau tim brand untuk materi pemasaran.
Masalah Approval Manual lewat Kertas, Email, dan WhatsApp
Keputusan atasan jarang menjadi sumber keterlambatan. Yang membuat approval lambat biasanya hal-hal di sekitarnya.
Pengajuan tidak terlihat. Form fisik tertumpuk di meja, email tenggelam di inbox, dan pesan chat tertimbun percakapan lain.
Status harus ditanyakan. Staf mengejar atasan berkali-kali hanya untuk tahu posisi pengajuannya.
Urutan approver tidak konsisten. Satu jenis permintaan bisa melewati jalur berbeda, tergantung siapa yang mengurusnya.
Bergantung pada kehadiran. Approver yang sedang di luar kantor menjadi titik macet.
Tidak ada jejak audit. Saat auditor bertanya siapa menyetujui apa dan kapan, jawabannya tersebar di banyak tempat.
Keputusan bisnis tertunda. Pembelian, pembayaran, dan proyek ikut terlambat karena satu tanda tangan.
Karena itu, perbaikannya bukan meminta atasan bekerja lebih cepat, melainkan membuat alurnya terlihat, konsisten, dan bisa dijalankan dari mana saja.
Cara Mengotomatisasi Proses Approval
Otomatisasi approval berarti alur persetujuan dijalankan oleh sistem. Sistem meneruskan setiap permintaan ke approver yang tepat, mengirim pengingat tanpa diminta, dan mencatat semua keputusan. Berikut langkah menerapkannya.
Petakan alur yang berjalan sekarang. Tulis jenis pengajuan, approver, dan batas nominalnya. Kalau belum punya SOP, mulai dari contoh SOP perusahaan.
Standarkan form. Tentukan isian wajib dan lampiran yang harus ada untuk tiap jenis pengajuan.
Atur aturan routing. Tetapkan approver berdasarkan jabatan, departemen, atau nominal, termasuk penggantinya saat approver cuti.
Pasang tenggat dan eskalasi. Begitu tenggat terlewati, sistem mengingatkan approver atau menaikkannya ke tingkat berikutnya.
Buka akses dari HP. Approver bisa memutuskan saat dinas tanpa menunggu kembali ke kantor.
Hubungkan dengan data. Pastikan hasil approval mengalir ke sistem keuangan atau HR, bukan diketik ulang.
Ukur hasilnya. Pantau lama waktu dari pengajuan sampai keputusan untuk tiap jenis approval, lalu perbaiki tahap yang paling lambat.
Kapan Permintaan Boleh Disetujui Otomatis?
Auto-approve berarti sistem menyetujui sebuah permintaan tanpa campur tangan approver ketika syarat tertentu terpenuhi. Contohnya klaim transportasi di bawah batas yang sudah ditetapkan kebijakan, atau perpanjangan langganan dengan nilai yang sama seperti periode sebelumnya.
Syaratnya ada tiga: aturannya tertulis, nilainya kecil, dan keputusannya tetap tercatat di audit trail. Permintaan bernilai besar atau di luar kebiasaan tetap diputuskan oleh manusia.
Lark Approval untuk Approval Digital
Lark Approval merupakan modul persetujuan di dalam Lark yang menjalankan alur approval tanpa perlu berpindah aplikasi. Menurut halaman resmi Lark Approval, kemampuannya meliputi hal berikut.
Alur bertingkat dengan kondisi. Workflow multi-langkah dengan kondisi logis, dan reviewer bisa ditentukan berdasarkan peran, departemen, atau kriteria khusus.
Tenggat, pengingat, dan eskalasi otomatis. Antrean tidak lagi bergantung pada ingatan approver.
Persetujuan dari HP. Approve atau reject langsung dari ponsel, dengan notifikasi real-time untuk pengajuan baru dan mendesak.
Konteks lengkap dan audit trail. Permintaan, file, dan masukan tim terlihat dalam satu tampilan, disertai jejak komentar yang jelas.
Menyatu dengan Lark Messenger. Persetujuan diproses di tempat tim berkomunikasi sehari-hari.
Kasus umum siap pakai. Invoice dan reimbursement, procurement, konten pemasaran, serta perjalanan dinas dan cuti.
Halaman yang sama memuat testimoni General Manager Tanamera Coffee Indonesia, yang menyebut waktu pemrosesan approval turun dari hingga satu minggu menjadi hitungan jam setelah memakai Lark. Hasil seperti ini bergantung pada seberapa rapi alur dan aturan routing disusun sejak awal.
Tim kami membantu perusahaan menyusun alur approval dan menerapkannya di Lark, termasuk menghubungkannya dengan modul lain seperti Base untuk manajemen proyek.
Approval di Sistem Kolaborasi atau di dalam ERP?
Tidak semua approval sebaiknya dipindah ke aplikasi kolaborasi. Persetujuan yang menempel pada transaksi keuangan, seperti purchase order, penerimaan barang, dan pembayaran vendor, lebih tepat dijalankan di dalam ERP supaya angka dan persetujuannya berada di satu tempat.
Pembagian yang praktis kira-kira begini. Cuti, izin, anggaran kegiatan, dokumen, dan konten berjalan di sistem kolaborasi seperti Lark. Transaksi pembelian dan pembayaran berjalan di ERP seperti Oracle NetSuite. Untuk membandingkan pilihan ERP, lihat ulasan software ERP terbesar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa arti approval dalam bahasa Indonesia?
Approval berarti persetujuan. Dalam dunia kerja, istilah ini merujuk pada keputusan resmi pihak berwenang yang membolehkan sebuah pengajuan dijalankan.
Apa bedanya approve, approved, dan approval?
Approve adalah kata kerja yang berarti menyetujui. Approved berarti sudah disetujui, biasanya muncul sebagai status. Approval adalah kata benda yang berarti persetujuan.
Apa arti menunggu approval atau pending approval?
Artinya pengajuan sudah terkirim dan sedang menunggu keputusan approver. Jika terlalu lama, tanyakan kepada admin atau atasan di tahap mana pengajuan itu tertahan.
Apa itu routing approval?
Routing approval adalah aturan yang menentukan siapa saja approver sebuah pengajuan dan urutannya, misalnya kepala divisi lalu direktur keuangan untuk pembelian di atas batas nominal tertentu.
Berapa lama proses approval yang wajar?
Tidak ada angka baku. Setiap perusahaan sebaiknya menetapkan tenggat per jenis pengajuan, misalnya cuti atau pembayaran vendor, lalu memasang pengingat dan eskalasi ketika tenggat terlewati.
Apakah approval bisa dilakukan lewat HP?
Bisa. Sistem approval digital seperti Lark Approval memungkinkan approver menyetujui atau menolak pengajuan dari ponsel, lengkap dengan notifikasi untuk pengajuan baru dan mendesak.
Ingin Merapikan Alur Approval Perusahaan?
Tim Virtuenet dapat membantu memetakan alur approval yang berjalan sekarang dan menerapkannya di Lark. Hubungi tim Virtuenet untuk konsultasi.
Sumber dan Referensi
Definisi istilah dan informasi produk di artikel ini merujuk pada sumber berikut.
Joe Martiar Simatupang — Head of Marketing, Virtuenet by Prasetia
Mendampingi perusahaan di Indonesia memilih dan menerapkan sistem bisnis untuk skala menengah hingga enterprise.
