Sering Refund Karena Salah Kirim Barang? Perbaiki Sistem Pengemasan Pesanan Anda

Virtuenet
14 Jan
5 menit membaca

Refund karena salah kirim barang masih menjadi masalah serius di banyak bisnis, terutama di sektor e-commerce, retail, dan distribusi. Kesalahan ini sering terjadi bukan karena kelalaian individu, tetapi karena proses pengelolaan gudang dan pengiriman barang yang belum terintegrasi dengan baik. Diperlukan sistem dan proses yang dirancang untuk mengelola aliran barang dan informasi secara efisien untuk mengurangi risiko salah kirim.

Ketika salah kirim terus berulang, bisnis bukan hanya kehilangan uang, tetapi juga waktu, tenaga, dan kepercayaan pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk melihat masalah ini secara menyeluruh, bukan hanya di tahap pengiriman, tetapi mulai dari proses pengelolaan pesanan hingga barang sampai ke pelanggan. Tanpa sistem pelacakan yang memadai, pengirim tidak dapat memastikan posisi barang secara akurat.

Salah Kirim Barang: Masalah Klasik yang Dampaknya Tidak Kecil

Salah kirim barang dapat terjadi ketika barang yang dikemas tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. Kesalahan ini sering kali baru disadari setelah barang diterima, sehingga membutuhkan waktu lama untuk proses retur dan refund. Oleh karena itu, sangat penting untuk menangani masalah salah kirim barang dengan cepat agar proses penyelesaian berjalan efisien dan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

Dalam banyak kasus, kesalahan pengiriman ini:

Membutuhkan waktu tambahan untuk penanganan
Menambah biaya operasional
Menurunkan kepuasan pelanggan

Jika tidak ditangani dengan sistem yang tepat, kesalahan ini akan terus berulang.

Manajemen Gudang yang Belum Efisien Jadi Akar Masalah

Manajemen gudang memegang peranan penting dalam memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan. Namun, masih banyak perusahaan yang:

Mengelola stok secara manual
Menggunakan sistem yang terpisah antara sales, gudang, dan pengiriman
Tidak memiliki visibilitas real-time terhadap pergerakan barang

Manajemen gudang yang tidak efisien dapat menyebabkan barang yang salah diambil, salah dikemas, dan akhirnya salah dikirim.

Sistem Manajemen yang Terpisah Memicu Kesalahan Pengiriman

Tanpa sistem manajemen yang terintegrasi, proses pengemasan dan pengiriman barang sering bergantung pada ingatan dan kebiasaan tim gudang. Hal ini berisiko tinggi, terutama saat volume pesanan meningkat. Sistem manajemen yang baik seharusnya:

Menghubungkan data pesanan dan stok
Memberikan panduan dalam proses pengambilan dan pengemasan
Membantu memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan dan meningkatkan efisiensi serta kepuasan pelanggan

Kesalahan Pengiriman dalam Proses Pengemasan dan Packing

Kesalahan pengiriman tidak selalu terjadi di jasa pengiriman. Justru, banyak kesalahan terjadi sebelum barang diserahkan ke pihak ekspedisi, yaitu saat proses pengemasan dan packing.

Beberapa hal yang sering terjadi:

Barang dengan SKU mirip tertukar
Jumlah tidak sesuai
Varian warna atau ukuran salah

Tanpa validasi sistem, kesalahan ini sulit dicegah. Sistem validasi juga dapat meningkatkan efisiensi proses packing dan meminimalisir kerugian akibat salah kirim barang.

Pengiriman Barang yang Tepat Waktu Butuh Proses yang Tepat

Pengiriman barang yang tepat waktu dan sesuai pesanan membutuhkan proses yang terstruktur. Tidak hanya cepat, tetapi juga akurat. Dalam proses ini, sistem yang tepat dapat membantu:

Memastikan barang yang dikemas benar
Mengurangi kesalahan sebelum pengiriman
Meningkatkan efisiensi operasional gudang

Selain itu, adanya layanan customer service yang tersedia 24/7 dapat memberikan dukungan dan membantu menyelesaikan masalah salah kirim barang dengan cepat.

Meningkatkan Efisiensi dan Menekan Biaya Operasional

Kesalahan pengiriman dan refund secara langsung berdampak pada biaya operasional. Mulai dari ongkos kirim ulang, penanganan retur, hingga beban kerja tambahan bagi tim customer service. Dengan proses yang lebih efisien, perusahaan dapat:

Mengurangi biaya operasional
Mempercepat proses pengiriman
Meningkatkan kepuasan pelanggan

Memastikan Barang yang Dikirim Sesuai Pesanan Pelanggan

Memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan adalah hal yang sangat penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan. Sistem yang mendukung proses ini harus mampu:

Memvalidasi barang saat pengemasan
Mencatat setiap aktivitas gudang
Memberikan visibilitas end-to-end dalam proses pengiriman

Tips untuk Pengiriman Barang yang Lebih Tepat dan Efisien

Pengiriman barang yang efisien tidak bisa dilepaskan dari manajemen gudang yang baik dan sistem manajemen yang terintegrasi. Banyak kasus salah kirim barang dan kesalahan pengiriman bukan disebabkan oleh jasa pengiriman, tetapi terjadi dalam proses pengemasan dan packing di gudang sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi.

Untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, perusahaan perlu memiliki proses yang jelas mulai dari pengecekan barang yang akan dikirim, pencatatan alamat pengiriman, hingga validasi sebelum barang keluar dari gudang. Tanpa sistem yang tepat, kesalahan ini dapat menyebabkan pengiriman yang tidak sesuai, membutuhkan waktu lama untuk penanganan, dan berdampak langsung pada biaya operasional yang dapat merugikan perusahaan. Sebagai langkah awal, perusahaan dapat memanfaatkan sistem manajemen gratis yang efektif agar proses berjalan lebih efisien dan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, sistem manajemen gudang dan warehouse management yang efisien dapat membantu mengatur alur pengiriman barang dengan lebih rapi dan terkontrol. Sistem ini membantu memastikan barang yang diproses telah sesuai dengan pesanan pelanggan, dikemas dengan benar, dan dikirim tepat waktu kepada pelanggan.

Dalam praktiknya, pengiriman dan pengemasan yang terstruktur tidak hanya membantu mengurangi kesalahan pengiriman, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, pengelolaan pengiriman barang yang tepat merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, terutama untuk mendukung kebutuhan bisnis e-commerce dan penjualan yang terus berkembang.

Warehouse Management yang Terintegrasi sebagai Solusi

Untuk menjawab tantangan ini, banyak perusahaan mulai beralih ke warehouse management system yang terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya. Salah satu solusi yang banyak digunakan adalah Oracle NetSuite, sebuah sistem ERP berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola:

Manajemen gudang
Proses pengemasan dan pengiriman
Inventory dan pesanan dalam satu sistem

Dengan sistem ini, proses pengemasan pesanan tidak lagi bergantung pada ingatan, tetapi dipandu oleh sistem yang terstruktur.

Bagaimana NetSuite Membantu Mengurangi Kesalahan Pengiriman

NetSuite menyediakan fitur yang mendukung proses pengiriman dan pengemasan yang lebih efisien, antara lain:

Sistem Inventory Terintegrasi

NetSuite menyatukan data stok dan pesanan dalam satu sistem, sehingga tim gudang selalu bekerja berdasarkan ketersediaan barang yang aktual. Ini membantu mencegah pengemasan barang yang stoknya tidak sesuai atau sudah habis.

Manajemen Order Terpusat

Semua pesanan dari berbagai channel tercatat dalam satu dashboard. Dengan data yang terpusat, risiko perbedaan informasi antara tim sales, gudang, dan pengiriman dapat dikurangi.

Proses Fulfillment yang Terstandarisasi

NetSuite membantu perusahaan menjalankan proses pemenuhan pesanan dengan alur yang konsisten, mulai dari picking, pengemasan, hingga pengiriman, sehingga kesalahan akibat proses manual yang berbeda-beda bisa ditekan.

Validasi SKU dan Barang Sebelum Dikirim

Sistem memungkinkan pengecekan SKU dan barang sebelum paket dikirim. Validasi ini membantu memastikan barang yang dikemas benar-benar sesuai dengan pesanan pelanggan.

Pengelolaan Lokasi Gudang (Warehouse Management)

NetSuite mendukung pengaturan lokasi penyimpanan barang di gudang, sehingga tim dapat mengambil barang dari rak atau lokasi yang tepat dan mengurangi risiko tertukar saat pengemasan.

Pelacakan Aktivitas Gudang Real-Time

Setiap aktivitas gudang tercatat secara real-time, mulai dari pengambilan hingga pengemasan barang. Hal ini memudahkan perusahaan memantau proses, mengidentifikasi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Hal ini membantu perusahaan tidak hanya mengurangi kesalahan pengiriman, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Proses yang Lebih Baik

Ketika proses pengemasan dan pengiriman berjalan dengan baik:

Barang sampai tepat waktu
Pesanan sesuai harapan pelanggan
Jumlah komplain dan refund menurun

Pada akhirnya, sistem yang tepat tidak hanya membantu operasional, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Saatnya Mengelola Proses Pengemasan dengan Lebih Tepat

Salah kirim barang bukanlah hal yang tidak bisa dihindari. Dalam banyak kasus, masalah ini dapat dicegah dengan sistem dan proses yang tepat. Jika bisnis Anda mulai sering mengalami kesalahan pengiriman, meningkatnya refund, dan biaya operasional yang membengkak, ini saat yang tepat untuk mengevaluasi proses yang ada.

NetSuite dapat membantu mengelola proses pengemasan dan pengiriman dengan lebih efisien dan terkontrol. Hubungi tim Virtuenet sekarang untuk diskusi dan demo, dan mulai perbaiki proses pengemasan pesanan Anda agar bisnis bisa tumbuh tanpa terbebani kesalahan yang berulang.

Coba Demo Gratis

Temukan insight lainnya dari solusi Virtuenet: